Zielgruppe & Rolle

Rolle: Sachbearbeiter / Buchhaltung / Vertrieb / Administration

USt-IdNr.-Prüfung im Arbeitsalltag

Die USt-IdNr.-Prüfung läuft vollautomatisch im Hintergrund ab. Sachbearbeiter im Vertrieb und in der Buchhaltung sehen die Prüfergebnisse direkt in den Adresslisten des ConnectPORTALs und profitieren von automatischer Sperrung fehlerhafter Datensätze in microtech büro+.

1. Adressübersicht & Prüfstatus-Badges

In der Adressübersicht des ConnectPORTALs zeigt die Spalte USt-IdNr.-Status den aktuellen Validierungsstatus jeder Adresse:

Status-Badge	Farbe	Bedeutung
Gültig / Qualifiziert bestätigt	Grün	Die ausländische USt-IdNr. ist beim BZSt gültig und alle angefragten Adressbestandteile (Name, Straße, PLZ, Ort) stimmen exakt überein (Ergebniscode A).
Eingeschränkt bestätigt	Gelb	Die ausländische USt-IdNr. ist zwar gültig, aber mindestens ein Adressbestandteil (z. B. Straße oder PLZ) weicht ab (Ergebniscode B) oder wurde nicht bestätigt.
Ungültig / Fehlerhaft	Rot	Die USt-IdNr. ist ungültig, nicht vergeben oder das BZSt hat die Bestätigung verweigert.
Formal gültig (Inland)	Blau / Grün	Die deutsche USt-IdNr. entspricht dem Format ^DE\d{9}$. Es wurde keine amtliche Behördenabfrage ausgeführt.
Formal ungültig (Inland)	Rot	Die deutsche USt-IdNr. entspricht nicht dem vorgeschriebenen Format.
Keine USt-IdNr.	Grau / Neutral	In den Adressstammdaten ist keine USt-IdNr. hinterlegt.
In Prüfung / Ausstehend	Blau	Die Prüfung wurde angestoßen und wartet auf die Rückmeldung des Hintergrunddienstes oder der Behörde.

2. Detailliertes Prüfprotokoll-Modal

Ein Klick auf das Status-Badge in der Adresszeile öffnet direkt das Prüfprotokoll-Modal.

Das Modal enthält alle rechtlich und GoBD-relevanten Details der Prüfung:

Allgemeine Prüfdaten

• Anfragende USt-IdNr.: Die eigene Firmen-USt-IdNr. des Mandanten.
• Angefragte USt-IdNr.: Die USt-IdNr. des Kunden/Lieferanten.
• Datum & Uhrzeit: Exakter amtlicher Zeitstempel der BZSt-Rückmeldung.
• BZSt-Anfrage-ID: Offizielle behördliche Referenznummer (Anfrage-ID).

Adressabgleich-Matrix (nur EU-Ausland)

Bei qualifizierten BZSt-Prüfungen wird für jedes Feld der behördliche Abgleichcode angezeigt:

• Firmenname (ErgName): A (stimmt überein), B (stimmt nicht überein), C (nicht angefragt) oder D (nicht mitgeteilt).
• Straße & Hausnummer (ErgStr): Code A / B / C / D
• Postleitzahl (ErgPlz): Code A / B / C / D
• Ort (ErgOrt): Code A / B / C / D

Prüfhistorie

Am Ende des Modals listet die Historie alle bisherigen Prüfungen dieser Adresse chronologisch auf. So können Sie bei Betriebsprüfungen lückenlos nachweisen, dass eine USt-IdNr. zu jedem Belegzeitpunkt gültig war.

3. Automatische Adresssperrung & Entsperrung

Wenn in der Mandantenkonfiguration Sperrregeln aktiviert sind und eine Adresse fehlerhaft ist, setzt ConnectCLOUD die Sperre in microtech büro+:

1. Sperrung in büro+: Das Sperrkennzeichen fldGspKz der Adresse wird auf 1 gesetzt und im Informationsfeld fldGspInfo wird der konkrete Sperrgrund hinterlegt (z. B. „USt-IdNr.-Prüfung: Format formal inkorrekt (^DE\d{9}$)“ oder „USt-IdNr.-Prüfung: Amtliche Bestätigung nicht erfolgreich“). In büro+ ist die Adresse optisch rot markiert und Anwender sehen direkt beim Belegaufruf den exakten Grund der Blockade.
2. Korrektur der Daten: Korrigieren Sie die fehlerhaften Adressdaten (z. B. Tippfehler im Firmennamen oder in der USt-IdNr.) direkt in microtech büro+.
3. Automatische Neuprüfung: Durch das Speichern der Korrektur erkennt ConnectCLOUD die Änderung (checkOnAddressUpdate), führt sofort eine neue Prüfung durch und hebt die Sperre bei erfolgreichem Ergebnis automatisch wieder auf.

4. Manuelle Prüfung einzelner Adressen

Möchten Sie eine Adresse außerhalb der automatischen Zyklen sofort prüfen:

1. Öffnen Sie die Adressdetails im ConnectPORTAL.
2. Klicken Sie im Reiter USt-IdNr.-Prüfung auf Jetzt prüfen.
3. Das Ergebnis wird binnen weniger Sekunden aktualisiert und das neue Protokoll in der Historie hinterlegt.