Zielgruppe & Rolle

Rolle: Mandanten-Administrator / IT-Admin | Voraussetzung: Aktive microtech ERP-Anbindung

USt-IdNr.-Check im Portal konfigurieren

Die Konfiguration der USt-IdNr.-Prüfung befindet sich im ConnectPORTAL unter Mandanten-Administration -> [Mandant auswählen] -> Reiter microtech im Unterabschnitt USt-IdNr.-Prüfung.

1. Aktivierung & Prüfungsumfang

Aktivieren Sie zunächst den Dienst über den Hauptschalter und definieren Sie den gewünschten Prüfungsumfang:

Einstellung	Typ	Standard	Beschreibung
USt-IdNr.-Prüfung aktivieren	Schalter	Deaktiviert	Schaltet die gesamte USt-IdNr.-Prüfung für diesen Mandanten ein oder aus.
Ausländische EU-USt-IdNrn. amtlich prüfen	Checkbox	Aktiviert	Führt qualifizierte Bestätigungsanfragen über die offizielle REST-Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt eVatR) durch.
Deutsche USt-IdNrn. formal validieren	Checkbox	Aktiviert	Führt eine formale Syntax- und Prüfziffernvalidierung nach dem Muster ^DE\d{9}$ (ISO 7064 Mod 11,10) durch. Es erfolgt keine BZSt-Abfrage für inländische Nummern.

Transparenz bei Inlandsprüfungen

Da das BZSt keine innerdeutschen Bestätigungen für deutsche Unternehmen anbietet, werden deutsche Nummern rein formal validiert. In den Prüfprotokollen wird dies transparent mit dem Status Formal gültig (keine amtliche Prüfung) ausgewiesen.

2. Adressprüfung & Automatische Trigger

Legen Sie fest, bei welchen Ereignissen Adressen in microtech büro+ automatisch geprüft werden sollen:

Einstellung	Typ	Standard	Beschreibung
Prüfung bei Adress-Neuanlage	Schalter	Aktiviert	Löst sofort eine USt-IdNr.-Prüfung aus, wenn in microtech büro+ ein neuer Adressdatensatz angelegt wird.
Prüfung bei Änderung prüfrelevanter Felder	Schalter	Aktiviert	Löst eine erneute Prüfung aus, wenn sich mindestens eines der folgenden Felder ändert: Firmenname (Name1/2/3), Straße, PLZ, Ort oder USt-IdNr.
Regelmäßige Wiederholungsprüfung	Schalter	Deaktiviert	Führt automatische periodische Wiederholungsprüfungen für alle Bestandsadressen durch, um die Gültigkeit dauerhaft sicherzustellen.
Wiederholungsintervall (Tage)	Zahl	30	Intervall in Tagen, nach dem eine Bestandsadresse erneut validiert wird (nur aktiv, wenn die regelmäßige Wiederholungsprüfung eingeschaltet ist).

3. Automatische Adresssperrung (fldGspKz & fldGspInfo)

Sie können festlegen, unter welchen Bedingungen Adressen bei fehlenden oder fehlerhaften Daten automatisch in microtech büro+ gesperrt werden (fldGspKz = 1). Dabei setzt ConnectCLOUD nicht nur das Sperrkennzeichen, sondern belegt auch das Textfeld fldGspInfo mit einem eindeutigen Sperrgrund. So sehen Sachbearbeiter in büro+ sofort, warum eine Adresse für neue Belege gesperrt ist.

Inländische Adressen (Deutschland)

Option	Standard	Auslöser	Gesetzter Sperrgrund (fldGspInfo)
Fehlende USt-IdNr.	Deaktiviert	Adresse sperren, wenn bei einer deutschen Firmenadresse keine USt-IdNr. hinterlegt ist.	USt-IdNr.-Prüfung: Keine USt-IdNr. hinterlegt
Falsche USt-IdNr. (formal inkorrekt)	Deaktiviert	Adresse sperren, wenn die deutsche USt-IdNr. nicht dem Format ^DE\d{9}$ entspricht.	USt-IdNr.-Prüfung: Format formal inkorrekt (^DE\d{9}$)

Ausländische Adressen (EU-Ausland)

Option	Standard	Auslöser	Gesetzter Sperrgrund (fldGspInfo)
Fehlende USt-IdNr.	Deaktiviert	Adresse sperren, wenn bei einer EU-Auslandsadresse keine USt-IdNr. hinterlegt ist.	USt-IdNr.-Prüfung: Keine USt-IdNr. für EU-Ausland hinterlegt
USt-IdNr. ungültig	Deaktiviert	Adresse sperren, wenn das BZSt meldet, dass die USt-IdNr. ungültig oder nicht vergeben ist.	USt-IdNr.-Prüfung: Amtliche Bestätigung nicht erfolgreich
USt-IdNr. gültig + Adressangaben nicht korrekt	Deaktiviert	Adresse sperren, wenn die USt-IdNr. zwar gültig ist, aber der qualifizierte Abgleich für Name, Straße, PLZ oder Ort Abweichungen meldet (eingeschränkt gültig).	USt-IdNr.-Prüfung: USt-IdNr. gültig, aber Adressangaben weichen ab

Keine Sperre ohne eindeutiges Ergebnis

Gesperrt wird nur bei einem eindeutigen Prüfergebnis (Amtlich nicht bestätigt bzw. formal ungültig). Die Status Technischer Fehler (z. B. BZSt nicht erreichbar, eigene USt-IdNr. abgelehnt oder nicht ermittelbar) und Prüfung nicht möglich (z. B. Datenbank des Mitgliedstaats nicht verfügbar) führen nie zu einer Sperre. Dazu zählen auch ein fehlgeschlagener qualifizierter Abgleich nach erfolgreicher einfacher Bestätigung sowie unbekannte Statuscodes des BZSt.

Adressen mit Technischer Fehler oder Prüfung nicht möglich werden automatisch erneut geprüft: frühestens 1 Stunde nach dem Fehlschlag, danach mit verdoppeltem Abstand (2, 4, 8, 16 Stunden), maximal 5 Wiederholungen. Die Wiederholung läuft auch ohne aktivierte regelmäßige Wiederholungsprüfung und wird im Prüfprotokoll mit dem Auslöser WIEDERHOLUNG vermerkt.

Adressen außerhalb der EU (z. B. Schweiz, USA) werden nicht an das BZSt übermittelt, erhalten den Status Prüfung nicht möglich (Anzeige Keine EU-Adresse), werden nicht automatisch wiederholt und nie gesperrt.

Vorsicht bei Adresssperren

Aktivieren Sie automatische Sperren erst, nachdem Sie bestehende Stammdaten über eine manuelle Stapelprüfung gesichtet und bereinigt haben, um Arbeitsunterbrechungen im ERP zu vermeiden.

4. Vorgangsprüfung (Belegprüfung)

Die Vorgangsprüfung stellt sicher, dass vor oder während der Belegerstellung im ERP eine aktuelle und gültige USt-IdNr.-Prüfung für die Belegadresse vorliegt:

Einstellung	Typ	Standard	Beschreibung
Prüfung bei Vorgangs-Neuanlage	Schalter	Deaktiviert	Löst bei Erstellung eines Belegs einer konfigurierten Vorgangsart automatisch eine Prüfung aus.
Prüfung bei Vorgangs-Änderung	Schalter	Deaktiviert	Löst bei Speicherung geänderter Belege eine Prüfung der USt-IdNr. aus.
Zu prüfende Vorgangsarten	Mehrfachauswahl	Leer	Liste der Vorgangsarten aus microtech büro+ (z. B. Rechnung I, Lieferschein, Auftragsbestätigung), für die die Vorgangsprüfung greifen soll.
Wiederverwendungs-Zeitfenster (Tage)	Zahl (0–30)	30	Existiert für die Belegadresse bereits eine erfolgreiche Prüfung mit identischen Adressdaten innerhalb dieses Zeitfensters, wird das bestehende Prüfprotokoll wiederverwendet (vermeidet unnötige BZSt-Last).

5. Manuelle Stapelprüfung

Über die Schaltflächen der manuellen Stapelprüfung können Sie Bestandsadressen jederzeit sofort prüfen:

• Inländische Adressen prüfen: Führt die formale Regex-Prüfung für alle deutschen Adressen mit USt-IdNr. durch.
• Ausländische Adressen prüfen: Startet die qualifizierte BZSt-Prüfung für alle EU-Auslandsadressen.
• Alle prüfen: Startet eine vollständige Prüfung über den gesamten Adressbestand des Mandanten.

Die Prüfung läuft asynchron im Hintergrund. Pro Mandant läuft höchstens eine Stapelprüfung gleichzeitig; ein weiterer Start wird abgelehnt, bis die laufende abgeschlossen ist.

6. Speichern & Übernehmen

Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Konfiguration auf Speichern in der Fußzeile der Mandanten-Administration. Die Hintergrunddienste (Polling-Worker und Change-Detector) übernehmen die neuen Einstellungen innerhalb weniger Sekunden.