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Zielgruppe & Rolle

Rolle: Mandanten-Administrator / IT-Admin | Voraussetzung: microtech Mandantenkonfiguration abgeschlossen und Einrichtung vom Postfach eingerichtet

Mail-Komponente (Optional – benötigt für Notifikationen) ​

Optionaler Mandantendienst

Die Konfiguration der Mail-Komponente ist optional. Sie wird ausschließlich benötigt, wenn Bearbeiter oder Genehmiger bei anstehenden Workflow-Aufgaben oder Rückfragen automatische E-Mail-Benachrichtigungen erhalten sollen. Workflows und Belegfreigaben in microtech büro+ funktionieren uneingeschränkt auch ohne eingerichtete Mail-Komponente.

Unterstützung durch MBCOM

Auf Wunsch kann die vollständige Einrichtung der Mail-Konfiguration im Portal durch MBCOM übernommen werden.

Die Mail-Konfiguration im ConnectCLOUD Portal stellt die Verbindung zu Microsoft 365 über die Microsoft Graph API her. In ConnectWORKFLOW wird diese Komponente verwendet, um automatisierte Benachrichtigungs-E-Mails an zuständige Bearbeiter zu versenden (z. B. bei neuen Freigabeaufgaben oder Rückfragen zu einem Beleg).

Voraussetzung ist, dass die vorbereitenden Arbeiten in Microsoft Entra ID (siehe Einrichtung vom Postfach) abgeschlossen wurden und Ihnen die Zugangsdaten (Mandanten-ID, Client ID und Client Secret) vorliegen.

Hinweis für Mandanten mit ConnectINVOICE

Wird auf demselben Mandanten bereits ConnectINVOICE betrieben, teilen sich beide Produkte dieselbe Microsoft-Graph-Anbindung im Portal. Im ConnectPORTAL muss pro Mandant nur eine einzige zentrale Microsoft-Graph-Registrierung hinterlegt werden.

1. Mail-Komponente im Portal aufrufen ​

  1. Öffnen Sie das ConnectCLOUD Portal und wählen Sie in der oberen Mandantenauswahl den gewünschten Zielmandanten aus.
  2. Navigieren Sie im linken Menü zu Administration und wählen Sie den Bereich Mail.
  3. Auf der Seite sehen Sie den Status-Schalter Mail Automatisierung, die Konfigurationsbereiche für Microsoft Graph API, Absender-Adresse sowie den Verbindungstest.

2. Microsoft Graph API konfigurieren ​

Klappen Sie den Bereich Microsoft Graph API auf und tragen Sie die Zugangsdaten Ihrer Microsoft-Entra-App-Registrierung ein:

FeldBeschreibungBeispiel
Mandanten-ID (Tenant ID)Die Verzeichnis-ID (Tenant-ID) Ihres Microsoft-365-Tenants.00000000-0000-0000-0000-000000000000
Client IDDie Anwendungs-ID (Client-ID) der registrierten Entra-ID-App.00000000-0000-0000-0000-000000000000
Client SecretEin gültiger geheimer Clientschlüssel (Value) der App.••••••••

3. Absender-Adresse für Benachrichtigungen eintragen ​

Klappen Sie den Bereich Absender Adresse für Benachrichtigungen auf und tragen Sie die gewünschte Absender-E-Mail-Adresse ein:

FeldBeschreibungBeispiel
Absender E-MailDie zentrale E-Mail-Adresse, von der alle Workflow-Benachrichtigungen versendet werden.workflow@firma.de

Rechnungsordner bleiben bei ConnectWORKFLOW leer

Der Bereich Postfach & Ordnerstruktur Eingangsrechnung (Postfach E-Mail, Abhol-Ordner, In Bearbeitung-Ordner, Archiv-Ordner, Abgelehnt-Ordner) wird ausschließlich für ConnectINVOICE zur automatisierten Rechnungsabholung benötigt. Bei reiner Nutzung von ConnectWORKFLOW bleiben diese Felder leer.

4. Verbindungstest durchführen ​

Überprüfen Sie vor der Aktivierung, ob ConnectCLOUD erfolgreich mit Microsoft Graph kommunizieren und E-Mails versenden kann:

  1. Klappen Sie den Bereich Verbindungstest auf.
  2. Aktivieren Sie den Schalter E-Mail-Sendetest, um den realen E-Mail-Versand über die Microsoft Graph API zu testen.
  3. Tragen Sie eine Test-Zieladresse ein (z. B. Ihre eigene Firmen-E-Mail-Adresse).
  4. Klicken Sie auf Verbindung testen.
  5. Das System prüft nun:
    • Microsoft-Token: Erfolgreiche Authentifizierung an der Microsoft Graph API.
    • E-Mail-Versand: Erfolgreicher Versand der Testnachricht über das Microsoft-365-Postfach via Mail.Send.
  6. Bei erfolgreicher Prüfung werden die Statusanzeigen grün markiert.

5. Komponente aktivieren & speichern ​

Sobald der Verbindungstest erfolgreich bestanden wurde, aktivieren Sie die Mail-Komponente:

  1. Aktivieren Sie ganz oben die Karte bzw. den Schalter Mail Automatisierung.
  2. Klicken Sie oben rechts in der Kopfzeile auf Speichern.
  3. Die Mail-Komponente ist nun aktiv und steht ConnectWORKFLOW für den automatisierten Benachrichtigungsversand zur Verfügung.

Verwendung im Workflow-Alltag ​

Nach erfolgreicher Aktivierung der Mail-Komponente können Sie E-Mail-Benachrichtigungen in Ihren Genehmigungsprozessen einsetzen:

  • Aufgaben-Benachrichtigungen (Schritte): Hinterlegen Sie im YAML-Editor eines Workflow-Blueprints an einem UserStep die Eigenschaft notificationEmail: "bearbeiter@firma.de". Sobald ein Beleg diesen Schritt erreicht, erhält der Bearbeiter automatisch eine Benachrichtigung.
  • Rückfragen zu Belegen: Stellt ein Anwender im ConnectPORTAL eine Rückfrage zu einem Beleg, wird die Ziel-E-Mail-Adresse des Kollegen automatisch aus den microtech-Benutzerstammdaten (tblUsers.fldEMail1) geladen und die Rückfrage per E-Mail zugestellt.

Nächste Schritte & Verwandte Themen ​

Nächste Schritte