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Zielgruppe & Rolle

Rolle: Mandanten-Administrator / Prozessverantwortlicher / Einrichter | Voraussetzung: microtech Mandantenkonfiguration abgeschlossen

Workflow Komponente im Portal konfigurieren ​

Unterstützung durch MBCOM

Auf Wunsch kann die vollständige Einrichtung von ConnectWORKFLOW durch MBCOM übernommen werden.

Die Workflow-Konfiguration im ConnectCLOUD Portal ermöglicht die mandantenspezifische Bereitstellung automatisierter Genehmigungs- und Prüfpfade für Belege aus microtech büro+. In diesem Bereich verwalten Sie Ihre Workflow-Blueprints, überprüfen die technischen Voraussetzungen und Statusfelder über den Konfigurationstest und schalten die Workflow-Engine für den Mandanten aktiv.

Richtigen Mandanten auswählen

Die Workflow-Konfiguration gilt für den aktuell ausgewählten Mandanten. Prüfen Sie vor jeder Änderung die Mandantenauswahl in der Portal-Kopfzeile.

Vorgehen bei der Ersteinrichtung im Überblick ​

Die Einrichtung der Workflow-Komponente im ConnectCLOUD Portal erfolgt in folgenden Schritten:

  1. Voraussetzungen & Vorbereitung prüfen
  2. Workflow-Bereich im Portal aufrufen & Grundeinstellungen festlegen
  3. Workflow-Blueprints verwalten
  4. Blueprint im Editor konfigurieren
  5. Benachrichtigungen & Rückfragen einrichten
  6. Konfigurationstest durchführen
  7. Workflow-Automatisierung aktivieren & testen

1. Voraussetzungen & Vorbereitung prüfen ​

Bevor Sie mit der Konfiguration im Portal beginnen, müssen die folgenden Systemvoraussetzungen erfüllt sein:

  1. microtech-Mandantenanbindung aktiv: Die microtech-Mandantenkonfiguration muss für den Mandanten vollständig eingerichtet, getestet und Aktiviert sein.
  2. microtech Systemkonfiguration abgeschlossen: Einrichtung von microtech für ConnectWORKFLOW
  3. Benachrichtigungskanäle bereitgestellt (optional): Einrichtung von Teams bzw. Einrichtung vom Postfach

2. Workflow-Bereich im Portal aufrufen & Grundeinstellungen festlegen ​

  1. Öffnen Sie das ConnectCLOUD Portal und wählen Sie in der Mandantenauswahl den gewünschten Zielmandanten aus.
  2. Navigieren Sie über das Menü zu Administration und öffnen Sie das Register bzw. die Kachel Workflow.
  3. Auf der Seite sehen Sie die Status-Karte Workflow Automatisierung sowie die Mandanteneinstellung für das E-Mail-Feld des microtech-Benutzers.

Workflow-Automatisierung zunächst deaktiviert lassen

Lassen Sie den Schalter Workflow Automatisierung während der gesamten Ersteinrichtung auf Deaktiviert. Aktivieren Sie die Engine erst, nachdem Sie Ihre Blueprints hinterlegt und den Konfigurationstest fehlerfrei bestanden haben.

E-Mail-Feld des microtech-Benutzers konfigurieren ​

Direkt unter der Status-Karte befindet sich die Einstellung E-Mail-Feld des microtech-Benutzers. Dieses Auswahlfeld steuert, welches E-Mail-Feld aus dem microtech-Benutzerdatensatz (tblUsers) bei der Erstellung von Rückfragen verwendet wird.

Auswahloption im PortalTechnisches microtech-FeldTypischer Verwendungszweck
E-Mail 1 (Standard)fldEMail1Standard-E-Mail-Adresse des microtech-Benutzers (Standardeinstellung).
E-Mail 2fldEMail2Alternative E-Mail-Adresse im Benutzerdatensatz.
E-Mail (von intern)fldFirEMailIntInterne Firmen-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.
E-Mail (von extern)fldFirEMailExterne E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.

Fachliche Auswirkung auf Rückfragen: ​

  • Benutzerfilterung: Wenn ein Bearbeiter bei einer Aufgabe eine Rückfrage stellt, werden im Auswahldialog ausschließlich aktive microtech-Benutzer angeboten, bei denen das hier konfigurierte E-Mail-Feld nicht leer und das Gesperrt-Kennzeichen (fldGspKz) nicht gesetzt ist.
  • Empfängerermittlung: Die an dieser Stelle konfigurierte E-Mail-Adresse wird für die Zustellung der Benachrichtigung verwendet (per E-Mail sowie als Benutzerkennung/UPN für Microsoft Teams Flow-Bot-Nachrichten).
  • Speichern der Einstellung: Wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Dropdown-Menü aus und speichern Sie die Konfiguration über die Schaltfläche Speichern in der Kopfzeile.

3. Workflow-Blueprints verwalten ​

Im Bereich Workflow Blueprints werden alle für den aktuellen Mandanten hinterlegten Geschäftsprozess-Definitionen aufgelistet.

Blueprint-Übersicht ​

Die Tabelle gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die konfigurierten Prozesse:

SpalteBedeutung
ID & VersionEindeutige Kennung des Blueprints (z. B. incoming-invoice) sowie die aktuelle Versionsnummer (z. B. v3).
SchritteAnzahl der im Workflow hinterlegten Prozessschritte (UserSteps und SystemSteps).
StatusZeigt an, ob der jeweilige Blueprint aktiv geschaltet ist (aktiv oder inaktiv).
AktionenSchaltflächen zum Betrachten, Bearbeiten oder Löschen des Blueprints.

Verfügbare Aktionen ​

  • Neuer Blueprint (+): Öffnet den Editor mit einer leeren Vorlage zur Neuanlage eines Workflows.
  • Anzeigen (Auge): Öffnet eine schreibgeschützte Detailansicht des Blueprints inklusive der interaktiven grafischen Vorschau.
  • Bearbeiten (Stift): Öffnet den Blueprint im zweigeteilten Bearbeitungs-Editor.
  • Löschen (Papierkorb): Entfernt den Blueprint. Bitte beachten Sie die Bestätigungsabfrage im Dialog.

4. Blueprint im Editor konfigurieren ​

Klicken Sie auf Neuer Blueprint oder bearbeiten Sie einen bestehenden Eintrag, um den Blueprint-Editor zu öffnen.

Die Arbeitsumgebung im Editor ​

Der Editor ist in zwei synchronisierte Bereiche aufgeteilt:

  1. Linke Seite – YAML-Editor:
    • Hier bearbeiten Sie die Definition des Blueprints in strukturierter YAML-Form.
    • Ein integrierter Echtzeit-Validator überprüft Ihre Eingaben während des Tippens.
    • Der Status wird oben über Badges signalisiert:
StatusBedeutung
GültigDie Syntax und das Schema sind fehlerfrei.
WarnungNicht-kritische Hinweise zur Definition.
FehlerhaftSyntax- oder Strukturfehler mit detaillierter Zeilen- und Fehlerbeschreibung.
  1. Rechte Seite – Designer-Vorschau (WorkflowCanvas):
    • Stellt die im YAML-Code definierte Prozessstruktur als interaktives Ablaufdiagramm dar.
    • Jeder hinzugefügte Schritt, jede Verzweigung und jeder Übergang wird unmittelbar grafisch visualisiert.

Schrittweiser Aufbau der Blueprint-Definition ​

Bauen Sie Ihren Workflow im YAML-Editor nach folgendem Muster auf:

  1. Kopfdaten & Trigger festlegen:
    • id: Vergeben Sie eine eindeutige Kennung (z. B. incoming-invoice).
    • version: Setzen Sie die Startversion (z. B. 1). Bei wesentlichen Änderungen erhöhen Sie die Version.
    • trigger: Bestimmen Sie die überwachte microtech-Tabelle (objectType, z. B. tblTransactions), die Startbedingung (condition, z. B. fldArt == 41 || fldArt == 92) und den Start-Schritt (step).
  2. Übersichtsfelder definieren (overviewField1, overviewField2):
    • Definieren Sie bis zu zwei microtech-Felder (z. B. Adressnummer fldAdrNr und Belegdatum fldDat).
    • Diese Felder werden im Portal schrittübergreifend in der Aufgabenliste als separate Spalten angezeigt und erleichtern Anwendern die schnelle Orientierung.
  3. Bearbeitungsschritte (steps) anlegen:
    • UserStep (Fachliche Bearbeitung):
      • Vergeben Sie einen eindeutigen Schrittnamen (name, z. B. abteilungsleiter_freigabe).
      • Weisen Sie die Bearbeiter über group (z. B. Rechnungsfreigabe-Abteilungsleiter) oder user zu.
      • Legen Sie in fields fest, welche microtech-Belegfelder der Bearbeiter im Portal sehen soll (z. B. fldBelegNr, acoGPreis.totalNetAmount, Beleg-PDF via fldDokGUID).
      • Setzen Sie allowInquiry: true, wenn Bearbeiter Rückfragen an Kollegen stellen dürfen.
      • Konfigurieren Sie bei Bedarf Benachrichtigungen über notificationEmail (z. B. einkauf@firma.de) oder teamsWebhookUrl.
    • SystemStep (Automatisierter Abschluss):
      • Definieren Sie Schritte ohne Benutzerinteraktion am Ende des Pfads.
      • Über action: approve wird der Beleg als freigegeben markiert, über action: reject als abgelehnt.
  4. Übergänge & Entscheidungsbuttons (nextSteps) definieren:
    • Legen Sie für jeden UserStep die Schaltflächen fest, die dem Anwender zur Auswahl stehen.
    • Vergeben Sie eine Beschriftung (label, z. B. Freigabe), eine Farbe (color, z. B. success oder error) und ein Icon (icon, z. B. check-circle oder x-circle).
    • Definieren Sie den Zielschritt (step) und bei Bedarf Verzweigungsbedingungen (condition).
  5. Blueprint speichern:
    • Klicken Sie oben rechts auf Speichern. Der Blueprint wird persistent für den Mandanten gesichert.

Technische Spezifikation in der Technischen Referenz

Die vollständige Spezifikation aller Blueprint-Eigenschaften, Expr-Bedingungsoperatoren, Typkonvertierungen für RTF-Texte (as:TEXT), 2-Ebenen-Feldgrenzen und ein direkt kopierbares YAML-Praxisbeispiel finden Sie in der Technischen Referenz: Technische Referenz: Workflow Blueprint

5. Benachrichtigungen & Rückfragen einrichten (optional) ​

Optionale Benachrichtigungskanäle

Die Einrichtung von Benachrichtigungen und Webhooks ist optional. Sämtliche Workflows und Genehmigungsprozesse funktionieren auch ohne Notifikationskanäle. Wir empfehlen jedoch die Aktivierung mindestens eines Kanals, damit Bearbeiter zeitnah über neue Aufgaben oder Rückfragen informiert werden, ohne das Portal permanent überwachen zu müssen.

ConnectWORKFLOW unterstützt zwei parallele Benachrichtigungskanäle, die direkt in den Workflow-Blueprints im YAML-Editor konfiguriert werden: E-Mail-Benachrichtigungen und Microsoft Teams (Webhooks).

E-Mail-Benachrichtigungen im Blueprint ​

ConnectWORKFLOW kann automatisierte E-Mails versenden, um Bearbeiter über anstehende Aufgaben zu informieren oder den Austausch bei Rückfragen zu unterstützen.

Wofür wird eine E-Mail im Blueprint hinterlegt? ​

  1. Aufgaben-Benachrichtigung bei Schritteintritt (UserStep): Sobald ein Beleg in einen bestimmten Bearbeitungsschritt eintritt (z. B. Freigabe Einkauf oder Freigabe Geschäftsleitung), versendet ConnectWORKFLOW automatisch eine formatierte E-Mail an die im Blueprint hinterlegte Adresse.

    • Die E-Mail enthält alle wesentlichen Vorgangsdaten (Belegnummer, Status, Schrittbezeichnung) sowie einen direkten Link zur Aufgabe in der Aufgabenübersicht (taskURL).
    • Die zuständigen Personen müssen das Portal somit nicht manuell im Blick behalten, sondern werden proaktiv benachrichtigt, sobald eine Handlung erforderlich ist.

  2. Rückfragen zu Belegen: Stellt ein Bearbeiter im Portal eine Rückfrage zu einem Beleg, wählt er den gewünschten Kollegen aus. ConnectWORKFLOW ermittelt die Ziel-E-Mail-Adresse automatisch aus den microtech-Benutzerstammdaten anhand des in der Workflow-Mandantenkonfiguration festgelegten E-Mail-Felds (Standard: tblUsers.fldEMail1, alternativ fldEMail2, fldFirEMailInt oder fldFirEMail; siehe E-Mail-Feld des microtech-Benutzers konfigurieren). Die Benachrichtigung inklusive Rückfragetext und Beleglink wird direkt per E-Mail zugestellt. Bei einer Antwort erhält der ursprüngliche Bearbeiter auf demselben Weg eine Benachrichtigung.

Voraussetzung: Mail-Komponente im Portal

Für den E-Mail-Versand muss die Mail-Komponente in dem Administrationsbereich eingerichtet und aktiv sein. Die technische Anbindung erfolgt über Microsoft Graph (Mail.Send). Mail-Komponente im Portal konfigurieren | Einrichtung vom Postfach (Systemkonfiguration)

Wie wird die E-Mail im Blueprint hinterlegt? ​

Die E-Mail-Adresse wird im YAML-Editor direkt auf der Ebene des jeweiligen Bearbeitungsschritts (UserStep) über die Eigenschaft notificationEmail eingetragen:

yaml
steps:
  - name: freigabe_einkauf
    stepType: UserStep
    group: Einkauf
    
    # E-Mail-Adresse für proaktive Aufgaben-Benachrichtigung:
    notificationEmail: "einkauf@firma.de"
    
    allowInquiry: true
    fields:
      - name: fldBelegNr
        visible: true
      - name: acoGPreis.totalNetAmount
        visible: true
    nextSteps:
      - label: Freigeben
        color: success
        step: genehmigung_abteilungsleiter

Einzelperson vs. Gruppen-/Funktionspostfach

Als notificationEmail kann sowohl die persönliche E-Mail-Adresse einer Einzelperson (z. B. max.mustermann@firma.de) als auch eine Gruppen- bzw. Sammeladresse (z. B. einkauf@firma.de oder rechnungseingang@firma.de) angegeben werden. Für Teams und Abteilungen empfehlen wir Sammelpostfächer oder Verteilerlisten, damit alle zuständigen Bearbeiter gleichzeitig informiert werden.

Microsoft Teams (Webhooks) im Blueprint ​

Über Microsoft Teams können Bearbeiter in Echtzeit benachrichtigt werden. Die Zustellung erfolgt über einen Power-Automate-Flow, der Nachrichten über den Teams Flow-Bot direkt im persönlichen 1:1 Chat des Empfängers veröffentlicht.

Wofür wird ein Webhook im Blueprint hinterlegt? ​

  1. Rückfragen per Flow-Bot (Persönlicher 1:1 Chat): Wird zu einer Aufgabe eine Rückfrage gestellt oder beantwortet, sendet ConnectWORKFLOW eine strukturierte Benachrichtigung an den zentralen Webhook. Der Power-Automate-Flow stellt die Nachricht mit Vorgangsdetails und direktem Portal-Link als Flow-Bot-Nachricht in den persönlichen 1:1 Teams-Chat des Kollegen zu.

  2. Kanal-Benachrichtigung für neue Aufgaben (teamsWebhookUrl): Optional kann an einzelnen Schritten ein Teams-Kanal-Webhook hinterlegt werden, um ein ganzes Team über neue Aufgaben in einem öffentlichen oder privaten Teams-Kanal zu informieren.

Voraussetzung: Power-Automate-Flow in Teams

Für die Teams-Anbindung muss vorab ein automatisierter Cloud-Flow mit HTTP-Trigger in Microsoft Power Automate eingerichtet worden sein. Einrichtung von Teams (Systemkonfiguration)

Wie wird der Webhook im Blueprint hinterlegt? ​

Die Einbindung des Teams-Webhooks erfolgt im YAML-Editor des Blueprints in zwei bzw. drei Schritten:

  1. Zentrale Webhook-URL für Rückfragen hinterlegen (inquiryWebhookUrl): Tragen Sie die aus Power Automate kopierte HTTP-POST-URL auf der obersten Ebene (Root-Ebene) des Blueprints unter der Eigenschaft inquiryWebhookUrl ein. Diese URL gilt für alle Rückfragen und Antworten innerhalb dieses Workflows:

    yaml
    id: ER-MBCOM
version: 4

# Zentraler Teams-Webhook für alle Rückfragen dieses Workflows:
inquiryWebhookUrl: "https://prod-12.westeurope.logic.azure.com/workflows/..."

  2. Rückfragen auf Bearbeitungsschritten aktivieren (allowInquiry: true): Damit Bearbeiter bei einer anstehenden Aufgabe die Schaltfläche Rückfrage sehen und nutzen können, aktivieren Sie auf den gewünschten Bearbeitungsschritten (UserStep) die Eigenschaft allowInquiry: true:

    yaml
    steps:
  - name: freigabe_einkauf
    stepType: UserStep
    group: Einkauf
    allowInquiry: true # Aktiviert die Rückfrage-Option im Portal

  3. Optional: Teams-Kanal-Webhook pro Schritt (teamsWebhookUrl): Möchten Sie zusätzlich beim Eintritt in einen bestimmten Schritt ein gesamtes Team in einem Teams-Kanal informieren, tragen Sie die Webhook-URL des Kanals unter teamsWebhookUrl direkt am Schritt ein:

    yaml
    steps:
  - name: freigabe_einkauf
    stepType: UserStep
    group: Einkauf
    # Optional: E-Mail und Teams-Kanal parallel benachrichtigen
    notificationEmail: "einkauf@firma.de"
    teamsWebhookUrl: "https://outlook.office.com/webhook/..."
    allowInquiry: true

Technische Details & Schemas

Detaillierte Spezifikationen zu den JSON-Payloads für HTTP-Trigger und Adaptive Cards in Teams finden Sie in der Technischen Referenz: Technische Referenz: Notifikationen & Teams-Webhooks

6. Konfigurationstest durchführen ​

Bevor die Workflow-Komponente aktiviert wird, sollte die Konfiguration über den integrierten Konfigurationstest überprüft werden.

  1. Wechseln Sie im Portal zur Workflow-Übersicht (Administration > Workflow).
  2. Klappen Sie die Karte Konfigurationstest auf.
  3. Klicken Sie auf Test starten.

Was wird geprüft? ​

Der Konfigurationstest führt eine grundlegende Validierung der Systemumgebung durch und prüft, ob alle beteiligten Komponenten und Cloud-Dienste (wie der Speicher, die microtech-Schnittstelle und der Benachrichtigungsdienst) ordnungsgemäß miteinander kommunizieren können.

Da es sich in den allermeisten Praxiseinrichtungen um Genehmigungs- und Freigabeprozesse von Belegen handelt, werden im Rahmen des Tests auch die dafür maßgeblichen Tabellen in microtech büro+ (Vorgänge und Vorgangsarchiv) oberflächlich auf ihre Einsatzbereitschaft hin überprüft. Das System stellt hierbei sicher, dass die in der microtech Systemkonfiguration für ConnectWORKFLOW beschriebenen Status- und Steuerungsfelder in Ihrer büro+-Datenbank angelegt und als Textfelder formatiert sind, damit Freigabestatus und Workflow-Informationen fehlerfrei an die Belege zurückgeschrieben werden können.

Testergebnis auswerten ​

  • Konfiguration ist gültig (grün): Alle Dienste kommunizieren fehlerfrei und die Vorgangstabellen in microtech büro+ stehen für Belegfreigaben bereit. Die Komponente kann aktiviert werden.
  • Die Konfiguration enthält Fehler (rot): Mindestens ein Dienst ist nicht erreichbar oder ein benötigtes Feld fehlt in microtech büro+. Prüfen Sie in diesem Fall die angezeigten Detailhinweise sowie die Feldeinrichtung in der microtech Systemkonfiguration bzw. microtech Basiskonfiguration.

7. Workflow-Automatisierung aktivieren & testen ​

Nachdem alle Blueprints konfiguriert und der Konfigurationstest erfolgreich bestanden wurde, schalten Sie die Komponente aktiv.

Aktivierung im Portal ​

  1. Scrollen Sie nach oben zur Karte Workflow Automatisierung.
  2. Stellen Sie den Schalter von Deaktiviert auf Aktiviert.
  3. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Speichern. Die Workflow-Engine ist nun für diesen Mandanten aktiv.

End-to-End-Funktionstest durchführen ​

Führen Sie zur Freigabe einen realen Testdurchlauf durch:

  1. Workflow in microtech starten:
    • Öffnen Sie in microtech büro+ einen Beleg (z. B. eine Eingangsrechnung), der die Kriterien der Trigger-Bedingung erfüllt.
    • Betätigen Sie die microtech-Schaltfläche zum Anfordern des Workflows (siehe Workflow in microtech starten).
  2. Synchronisation abwarten:
    • Der Datenaustausch erfolgt über Hintergrund-Polling (ca. 60 Sekunden).
  3. Aufgabe im Portal prüfen:
    • Öffnen Sie im ConnectCLOUD Portal die Aufgabenübersicht.
    • Die Aufgabe muss unter Aufgaben der Gruppe für die berechtigte Gruppe sichtbar sein.
    • Übernehmen Sie die Aufgabe und prüfen Sie, ob alle Belegdaten und das PDF korrekt angezeigt werden.
    • Betätigen Sie eine Entscheidungs-Schaltfläche (z. B. Freigabe).
  4. Rückschreibung in microtech kontrollieren:
    • Kontrollieren Sie den Beleg in microtech büro+:
    • Das Feld Workflowstatus wechselt auf Workflow erfolgreich abgeschlossen.
    • Im Feld GspInfo ist die Freigabeentscheidung inklusive Zeitstempel und Benutzername dokumentiert.

Weiterführende Referenzen & Nächste Schritte ​

Weiterführende Dokumentation