ConnectCLOUDDocs

Appearance

Zielgruppe & Rolle

Rolle: IT-Administrator (Microsoft 365 / Power Automate) | Voraussetzung: Administrator-Rechte in Microsoft Power Automate & Microsoft Teams

Einrichtung von Teams (Optional – benötigt für Notifikationen) ​

Optionaler Systemdienst

Die Einrichtung von Microsoft Teams ist optional. Sie wird ausschließlich benötigt, wenn Bearbeiter bei Rückfragen zu Workflows direkt in Microsoft Teams (Flow-Bot) benachrichtigt werden sollen. Workflows und Freigaben funktionieren uneingeschränkt auch ohne Teams-Anbindung.

ConnectWORKFLOW ermöglicht es, bei Rückfragen zu anstehenden Aufgaben automatisierte Benachrichtigungen direkt in den persönlichen 1:1 Teams-Chat des jeweiligen Bearbeiters zuzustellen. Die Anbindung erfolgt über einen Power-Automate-Webhook.

1. Voraussetzungen ​

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Microsoft Power Automate: Zugriff auf Microsoft Power Automate mit einem lizenzierten Benutzerkonto (in der Regel wird für den HTTP-Request-Trigger eine Power Automate Premium-Lizenz oder ein entsprechender Flow-Plan für den Flow-Besitzer benötigt).
  • Microsoft Teams: Eine gültige Microsoft-Teams-Verbindung für den Flow-Besitzer.
  • Teams-App „Workflows“: Die App Workflows muss im Microsoft Teams Admin Center für Ihre Organisation zugelassen und freigegeben sein.
  • Benutzerstammdaten: Die Zielbenutzer müssen über ihre geschäftliche E-Mail-Adresse bzw. ihren User Principal Name (UPN) in Microsoft 365 erreichbar sein.

2. Webhook in Power Automate erstellen ​

Die Erstellung des Webhooks erfolgt in fünf Schritten direkt im Microsoft Power Automate Portal.

1. Automatisierten Cloud-Flow anlegen ​

  1. Öffnen Sie Microsoft Power Automate.
  2. Wählen Sie in der linken Navigation Meine Flows.
  3. Klicken Sie auf Neuer Flow > Automatisierter Cloud-Flow.
  4. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z. B. ConnectWorkflow Rückfragen Teams-Benachrichtigung).
  5. Suchen Sie nach dem Trigger Beim Empfang einer HTTP-Anforderung (Request-Connector) und wählen Sie diesen aus.

2. HTTP-Trigger konfigurieren ​

  1. Wählen Sie im Feld Wer kann den Flow auslösen? den Wert Jeder (oder konfigurieren Sie bei Bedarf OAuth-Authentifizierung).

Sicherheitshinweis zur Webhook-URL

Bei der Einstellung Jeder kann jeder, der die vollständige Webhook-URL kennt, den Flow auslösen. Behandeln Sie die generierte Webhook-URL daher vertraulich wie ein Kennwort und hinterlegen Sie diese ausschließlich sicher in Ihren Workflow-Blueprints im ConnectPORTAL.

  1. Klicken Sie auf Beispielpayload zum Generieren eines Schemas verwenden und fügen Sie folgende Beispiel-Payload ein:
json
{
  "eventId": "e1c278f6-8242-4982-82c6-36856bd8eb27",
  "recipient": "max.mustermann@firma.de",
  "title": "ConnectCloud Rückfrage: ER-MBCOM (RE-2026-001)",
  "message": "Rückfrage von anna.meier@firma.de:\n\nBitte die Kostenstelle für Position 2 prüfen.",
  "url": "https://portal.connectcloud.de/tasks/e1c278f6-8242-4982-82c6-36856bd8eb27?tenant=MANDANT1"
}

Power Automate generiert daraus automatisch das benötigte JSON-Schema mit den Eigenschaften eventId, recipient, title, message und url.

3. Teams-Aktion hinzufügen ​

  1. Klicken Sie unterhalb des HTTP-Triggers auf + (Neuer Schritt).
  2. Suchen Sie nach der Aktion Nachricht in einem Chat oder Kanal veröffentlichen des Connectors Microsoft Teams.
  3. Konfigurieren Sie die Aktion mit folgenden Parametern:
    • Veröffentlichen als: Flow-Bot
    • Veröffentlichen in: Mit einem Flow-Bot chatten
    • Recipient: Dynamischer Inhalt recipient (aus dem vorherigen HTTP-Trigger auswählen).

Dynamischer Empfänger

Wählen Sie für Recipient zwingend den dynamischen Inhalt recipient aus dem HTTP-Trigger und tragen Sie keinen statischen Text ein, damit die Nachricht an die jeweilige Zielperson der Rückfrage zugestellt wird.

4. Nachricht formatieren ​

Klicken Sie im Feld Meldung auf das Formelsymbol (fx / Ausdruck) und tragen Sie folgenden Ausdruck ein:

text
concat(
  '<b>',
  triggerBody()?['title'],
  '</b><br><br>',
  triggerBody()?['message'],
  '<br><br><a href="',
  triggerBody()?['url'],
  '">Vorgang im Portal öffnen</a>'
)

5. Speichern und Webhook-URL kopieren ​

  1. Speichern Sie den Flow oben rechts über die Schaltfläche Speichern.
  2. Öffnen Sie den ersten Schritt (Beim Empfang einer HTTP-Anforderung) erneut.
  3. Kopieren Sie die nun generierte HTTP-POST-URL in Ihre Zwischenablage.

3. Verwendung des Webhooks in ConnectWORKFLOW ​

Nachdem die Webhook-URL in Power Automate generiert wurde, wird sie in der Mandantenkonfiguration im ConnectPORTAL in den jeweiligen Workflow-Blueprint eingebunden.

Einbindung im Workflow-Blueprint

Die konkrete Einbindung der Webhook-URL in die Blueprint-Definition (inquiryWebhookUrl auf Root-Ebene) sowie die Aktivierung der Rückfrage-Option (allowInquiry: true) auf Bearbeitungsschritten ist ausführlich in der Workflow-Mandantenkonfiguration im ConnectPORTAL dokumentiert:

Workflow-Komponente im Portal konfigurieren – Benachrichtigungen & Rückfragen einrichten

Verwandte Themen & Nächste Schritte ​