Zielgruppe & Rolle

Rolle: IT-Administrator / microtech Betreuer | Voraussetzung: microtech ERP mit Rechten für Selektionsfelder & Regeln

Einrichtung von microtech für ConnectWORKFLOW

Diese Anforderungen gelten ergänzend zur Basis-Konfiguration.

Auf Wunsch kann die komplette Einrichtung der ConnectWORKFLOW-Schnittstelle durch MBCOM übernommen werden.

Für die microtech-Einrichtung bereitzuhaltende Angaben

Diese Liste enthält ausschließlich die kundenspezifischen Angaben, die für die Einrichtung von ConnectWORKFLOW in microtech benötigt werden. Die vollständigen Einrichtungs- und Prüfschritte sind in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Bei einer Einrichtung durch den Kunden oder einen betreuenden Partner müssen die Angaben der einrichtenden Person bekannt sein. Nur wenn MBCOM die Einrichtung übernimmt, müssen sie vorab an MBCOM übermittelt werden.

• Nummern der Vorgangsarten, bei denen ein Workflow gestartet und der Workflowstatus farblich dargestellt werden soll
• ID des zu startenden ConnectWORKFLOW-Blueprints
• Beschriftung der Schaltfläche zum Starten des Workflows
• Basis-URL des ConnectCLOUD-Portals
• Mandantenkennung (tenant) und Kundenkennung (customer) für den direkten Portal-Link
• Benutzer und Berechtigungsgruppe für die bereitgestellten microtech-Funktionen
• Benutzer, die Rückfragen im Portal empfangen sollen; für diese Benutzer müssen E-Mail-Adresse und Sperrstatus in microtech gepflegt sein

Empfohlener microtech-Einrichtungsablauf

Die folgenden Abschnitte sind in der Reihenfolge aufgebaut, in der die Ersteinrichtung üblicherweise durchgeführt wird:

1. Workflowfelder und Sortierungen anlegen
2. Regel zum Starten eines Workflows einrichten
3. Farbdarstellung der Workflowstatus einrichten
4. Internetverweis zum Workflowverlauf einrichten
5. Benutzer für Rückfragen vorbereiten
6. Einrichtung abschließend prüfen

Schreibweisen und Platzhalter

Die Anleitung verwendet folgende Schreibweisen:

Bedeutung	Darstellung
Vom Einrichter zu ersetzender Wert	Platzhalter in spitzen Klammern, beispielsweise <VORGANGSART_1>, <WORKFLOW-ID>, <PORTAL-URL>, <TENANT> oder <CUSTOMER>
Technischer Feldname neben einer UI-Bezeichnung	Dokumentationsschreibweise aus Bezeichnung und technischer Kennung, beispielsweise Workflowname [Sel30313].
Feldreferenz in einer microtech-Regelformel	Guillemets, beispielsweise «Vog.Art»; diese Syntax muss unverändert übernommen werden
Fester Rückgabe- oder Vergleichswert	Codeformat, beispielsweise Workflow angefordert; Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung müssen unverändert übernommen werden

Ersetzen Sie jeden Platzhalter vor der Verwendung vollständig durch den Wert der Zielinstallation. Die technischen Schnittstellenfelder Sel30312, Sel30313, InExtBeaInfo und InExtBeaKz sind feste Vorgaben und dürfen nicht geändert werden.

1. Workflowfelder und Sortierungen anlegen

Feldgruppe in Vorgängen

Für ConnectWORKFLOW wird in der Datendatei Vorgänge eine Feldgruppe mit der Bezeichnung ConnectWORKFLOW benötigt.
In dieser Feldgruppe sind die nachfolgenden beiden Selektionsfelder anzulegen.

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Name	technischer Name gemäß microtech-Vorgabe; Beispiel: SelGrp_11
Bezeichnung	ConnectWORKFLOW
Anzahl der Spalten	2
Felder von links nach rechts anordnen	Nein

Technischer Feldgruppenname

Der technische Name der Feldgruppe ist fachlich nicht relevant. Er wird von microtech vorgeschlagen und lässt sich nicht anpassen. Daher kann dieser Name je System abweichen.

Selektionsfeld Workflowstatus

Für ConnectWORKFLOW wird folgendes Selektionsfeld in Vorgänge benötigt:

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Gruppe	ConnectWORKFLOW
Selektionsfeld	Sel30312
Bezeichnung	Workflowstatus
Feld in Datensatz einfügen	Ja
Sichtbar in Eingabe	Ja
Schreibschutz in Eingabe	Ja
Feldart	Text (Unicode-String)
Feldgröße	100
Feldeingabekennzeichen	Nur Vorgabewerte aus Auswahlbox oder leer
Bezeichnungen für Auswahlbox	Workflow angefordert, im Workflow, Workflow erfolgreich abgeschlossen, Workflow fachlich abgelehnt, Workflow technisch fehlgeschlagen
Feldwert beim Kopieren von Datensätzen über das Erfassungsformular löschen	Ja
Feldwert beim Verschieben von Datensätzen in / aus History bzw. Archiv löschen	Nein

Feste Feldnummer

Das Selektionsfeld muss mit der festen technischen Kennung Sel30312 angelegt werden. Halten Sie beim Klick auf Neues Feld die Taste Strg gedrückt, um diese Feldnummer manuell zu vergeben.

Sortierung für das Selektionsfeld

Für dieses Selektionsfeld sollte zusätzlich eine Sortierung mit Index angelegt werden.

Eigenschaft	Wert
Name	Sel30312
Bezeichnung	Workflowstatus
Für Sortierung einen Index erzeugen	Ja
Feldname 1	Workflowstatus [Sel30312]
Feldname 2	Nicht angegeben
Feldname 3	Nicht angegeben
Feldname 4	Nicht angegeben
Feldname 5	Nicht angegeben
Sortierungsfilter	leer
Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein	Nein
Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen	Nein
Index / Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung	Nein / nicht verwendet
Diese Sortierung in Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen	Ja
Sortierung soll numerisch erfolgen (für alle Indexfelder)	Nein
Speicherung der Felder - Art	Automatik verwenden

Selektionsfeld Workflowname

Für ConnectWORKFLOW wird folgendes Selektionsfeld in Vorgänge benötigt:

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Gruppe	ConnectWORKFLOW
Selektionsfeld	Sel30313
Bezeichnung	Workflowname
Feld in Datensatz einfügen	Ja
Sichtbar in Eingabe	Ja
Schreibschutz in Eingabe	Ja
Feldart	Text (Unicode-String)
Feldgröße	100
Feldeingabekennzeichen	Alles
Feldwert beim Kopieren von Datensätzen über das Erfassungsformular löschen	Ja
Feldwert beim Verschieben von Datensätzen in / aus History bzw. Archiv löschen	Nein

Feste Feldnummer und Bezeichnung

Das Selektionsfeld muss mit der festen technischen Kennung Sel30313 angelegt werden. Halten Sie beim Klick auf Neues Feld die Taste Strg gedrückt, um diese Feldnummer manuell zu vergeben.

Tragen Sie im Feld Bezeichnung ausschließlich Workflowname ein. Die Schreibweise Workflowname [Sel30313] wird in dieser Dokumentation verwendet, um Bezeichnung und technische Kennung gemeinsam darzustellen. [Sel30313] wird nicht zusätzlich in das Feld Bezeichnung eingetragen.

Sortierung für das Selektionsfeld

Für dieses Selektionsfeld sollte zusätzlich eine Sortierung mit Index angelegt werden.

Eigenschaft	Wert
Name	Sel30313
Bezeichnung	Workflowname
Für Sortierung einen Index erzeugen	Ja
Feldname 1	Workflowname [Sel30313]
Feldname 2	Nicht angegeben
Feldname 3	Nicht angegeben
Feldname 4	Nicht angegeben
Feldname 5	Nicht angegeben
Sortierungsfilter	leer
Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein	Nein
Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen	Nein
Index / Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung	Nein / nicht verwendet
Diese Sortierung in Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen	Ja
Sortierung soll numerisch erfolgen (für alle Indexfelder)	Nein
Speicherung der Felder - Art	Automatik verwenden

2. Regel zum Starten eines Workflows einrichten

Diese Regel startet aus einer microtech-Vorgangsübersicht einen ConnectWORKFLOW und übergibt dabei einen zuvor eingegebenen Hinweis oder eine Frage an die Bearbeiter der Freigabe.

Zweck

In der Vorgangsübersicht wird eine frei benennbare Schaltfläche bereitgestellt. Beim Ausführen passiert Folgendes:

1. microtech öffnet eine Eingabeansicht für den Hinweis oder die Frage.
2. Der Benutzer erfasst den Text und speichert die Eingabe.
3. Die Regel setzt den gewünschten Workflownamen und den Status Workflow angefordert.
4. ConnectWORKFLOW liest den Vorgang und startet den passenden Blueprint.

Voraussetzungen

Die microtech-Konfiguration für ConnectWORKFLOW muss eingerichtet sein. Insbesondere werden in der Datendatei Vorgänge die festen Selektionsfelder Workflowstatus mit der technischen Kennung Sel30312 und Workflowname mit der technischen Kennung Sel30313 benötigt.

Regelkopf

Legen Sie eine neue Regel mit der Auswertungsposition Eigene Abläufe (Funktionen) an.

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer gemäß Systemvorgabe
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Beispiel: Eigene Abläufe (Funktionen) | MBCOM | Workflow starten; gemäß lokaler Namenskonvention anpassbar
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Eigene Abläufe (Funktionen)
Beschriftung	Beispiel: Workflow starten; gemäß fachlichem Anwendungsfall anpassbar
Tastenkombination	Keine oder gemäß lokaler Vorgabe
Symbol	optional

Bedingungen

Aktivieren Sie Verfügbarkeitsbedingung für Schaltfläche.

Vorlage – Platzhalter ersetzen:

(toint(«Vog.Art»)=<VORGANGSART_1> or toint(«Vog.Art»)=<VORGANGSART_2> or toint(«Vog.Art»)=<VORGANGSART_3>) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true))

Beispiel – Nummernbelegung mit 41, 105 und 92:

(toint(«Vog.Art»)=41 or toint(«Vog.Art»)=105 or toint(«Vog.Art»)=92) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true))

Die Vorgangsartnummern 41, 105 und 92 sind ausschließlich Beispielwerte. Verwenden Sie in der produktiven Formel die tatsächlichen Vorgangsartnummern des Zielsystems. Werden mehr oder weniger Vorgangsarten benötigt, muss die Bedingung entsprechend erweitert oder gekürzt werden.

Die weiteren Bedingungsoptionen bleiben im Regelfall deaktiviert:

Option	Wert
Immer ausführen	Nein
Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten	Nein
Unterstützung für Mehrfachauswahl	Nein

Anweisungen

Legen Sie die folgenden Anweisungen in genau dieser Reihenfolge an:

1. Eingabe Frage
2. Starten Workflow

Die Reihenfolge stellt sicher, dass der Workflow erst nach der Texteingabe angefordert wird. Wird die erste Anweisung weggelassen, startet der Workflow ohne einen übergebenen Fragetext.

Anweisung 1: Eingabe Frage

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Feldwerteingabe
Bezeichnung	Eingabe Frage
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Tabellenansicht	Frage
Benutzer-Berechtigung prüfen	gemäß Berechtigungskonzept
Immer im Einsehmodus öffnen	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Tabellenansicht Frage

Öffnen Sie die Auswahl im Feld Tabellenansicht und legen Sie die Ansicht dort an, falls sie noch nicht vorhanden ist.

Eigenschaft	Wert
Tabellenansicht	Frage
Bearbeitbares Feld	In externer Bearbeitung INFO [InExtBeaInfo]
Titel des Eingabefeldes	Fragetext
Zeilenanzahl	3
Workflowstatus und Workflowname enthalten	Nein

Beim Ausführen trägt der Benutzer die Frage ein und speichert die Eingabe. Wird die Eingabe verworfen, wird nur der Fragetext verworfen; die folgende Anweisung zum Starten des Workflows wird trotzdem ausgeführt.

Kopiervorlage für die Tabellenansicht

Die folgende Vorlage kann kopiert und an die gewünschte Beschriftung angepasst werden.

Kopiervorlage anzeigen

object TBpRowsWrapper
Rows = <
item
Alignment = taCenter
FieldName = 'InExtBeaKz'
FieldFormel = 'Bei Rückfragen bitte hier eingeben:'
UseFieldFormel = True
Font.Charset = ANSI_CHARSET
Font.Color = clWindowText
Font.Height = -20
Font.Name = 'Segoe UI'
Font.Style = [fsBold]
Title.Caption = ' '
ForceReadOnly = True
end
item
LineCount = 3
FieldName = 'InExtBeaInfo'
Title.Caption = 'Rückfragetext'
end
item
FieldName = 'InExtBeaKz'
FieldFormel = 'Verwerfen beendet nicht das Starten des Workflows, sondern verwirft lediglich den Rückfragetext.'
UseFieldFormel = True
Font.Charset = ANSI_CHARSET
Font.Color = clWindowText
Font.Height = -15
Font.Name = 'Segoe UI'
Font.Style = [fsBold]
Title.Caption = ' '
ForceReadOnly = True
end
item
FieldName = 'InExtBeaKz'
FieldFormel = 'Leider eine technische Limitierung von microtech'
UseFieldFormel = True
Font.Charset = ANSI_CHARSET
Font.Color = clWindowText
Font.Height = -10
Font.Name = 'Segoe UI'
Font.Style = [fsBold]
Title.Caption = ' '
ForceReadOnly = True
end>
end

Anweisung 2: Starten Workflow

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Feldzuweisungen
Bezeichnung	Starten Workflow
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Hinterlegen Sie folgende Feldzuweisungen:

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Workflowname [Sel30313]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	<WORKFLOW-ID>
Workflowstatus [Sel30312]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	Workflow angefordert
In externer Bearbeitung [InExtBeaKz]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	JA

Workflow-ID einsetzen

Ersetzen Sie <WORKFLOW-ID> durch die exakte ID des gewünschten ConnectWORKFLOW-Blueprints. Bereits kleine Abweichungen bei Schreibweise, Groß-/Kleinschreibung oder Leerzeichen verhindern die korrekte Zuordnung.

Prüfung nach der Einrichtung

Prüfen Sie die Regel nach dem Speichern mit einem Testvorgang:

Prüfung	Erwartung
Nicht vorgesehene Vorgangsart auswählen	Die Schaltfläche wird nicht angeboten.
Vorgesehene Vorgangsart auswählen	Die Schaltfläche wird angeboten.
Frage eingeben und speichern	Der Text wird in InExtBeaInfo gespeichert und der Workflow angefordert.
Eingabe verwerfen	Der Fragetext wird verworfen; der Workflow wird trotzdem angefordert.
Vorgang nach dem Start prüfen	Workflowname, Status und Kennzeichen für externe Bearbeitung sind gesetzt.

3. Farbdarstellung der Workflowstatus einrichten

Diese Regel färbt Vorgänge in einer microtech-Übersicht abhängig vom Rückgabewert aus ConnectWORKFLOW. Ausgewertet wird der in microtech zurückgeschriebene Status im Feld Workflowstatus [Sel30312].

Die Regel dient nur der Darstellung in der Übersicht. Sie startet keinen Workflow und ändert keine Vorgangsdaten.

Zweck

Die Farbdarstellung macht den Bearbeitungsstand direkt in der Vorgangsübersicht sichtbar. Für jeden unterstützten Workflowstatus wird eine eigene Regelanweisung mit einem exakt passenden Vergleichswert angelegt.

Voraussetzungen

Das Selektionsfeld Workflowstatus [Sel30312] und seine Auswahlwerte müssen wie im Abschnitt Workflowfelder und Sortierungen anlegen beschrieben eingerichtet sein.

Exakte Schreibweise

Die Vergleichswerte in den Regelanweisungen müssen exakt den Rückgabewerten im Feld Workflowstatus [Sel30312] entsprechen. Abweichungen bei Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen oder Umlauten führen dazu, dass die Farbdarstellung nicht greift.

Regelkopf

Legen Sie in microtech eine neue Regel mit der Auswertungsposition Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht an.

Empfohlene Einstellungen für den Regelkopf:

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer gemäß Systemvorgabe
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Beispiel: Farbdarstellung in einer Übersicht | MBCOM | Workflowstatus; gemäß lokaler Namenskonvention anpassbar
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht

Bedingungen

Aktivieren Sie im Bereich Bedingungen (Wenn) die folgenden Optionen:

• Über eine Formel definieren
• Über eine verzweigte Formel definieren (Vergleichswert wird in Regelanweisung definiert)

Nicht aktiviert werden:

• Immer ausführen
• Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten

Formel für Bedingung

Mit der Bedingung wird eingegrenzt, für welche Vorgangsarten die Farbdarstellung gelten soll.

Vorlage – Platzhalter ersetzen:

(toint(«Vog.Art»)=<VORGANGSART_1> or toint(«Vog.Art»)=<VORGANGSART_2> or toint(«Vog.Art»)=<VORGANGSART_3>)

Beispiel – Nummernbelegung mit 41, 105 und 92:

(toint(«Vog.Art»)=41 or toint(«Vog.Art»)=105 or toint(«Vog.Art»)=92)

Die Nummern 41, 105 und 92 sind ausschließlich Beispielwerte. Verwenden Sie die tatsächlichen Vorgangsartnummern der Zielinstallation und halten Sie die Auswahl mit der Verfügbarkeitsbedingung der Workflowstart-Regel konsistent.

Formel für verzweigte Bedingung

Die verzweigte Bedingung liest den Workflowstatus aus dem Vorgang. Der zurückgegebene Wert wird anschließend mit dem Vergleichswert der jeweiligen Regelanweisung verglichen.

«Vog.Sel30312»

Die Feldreferenz Vog.Sel30312 ist fest vorgegeben und darf nicht auf eine andere Selektionsfeldnummer geändert werden.

Anweisungen

Legen Sie je Rückgabewert eine Anweisung mit der Anweisungsart Farbdarstellung an.

Für alle Anweisungen gelten diese Einstellungen:

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Farbdarstellung
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Textfarbe	(Standard)
Kopflinienfarbe	(Standard)
Textfarbe (selektiert)	(Standard)
Kopflinienfarbe (selektiert)	(Standard)
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Farbwerte je Rückgabewert

Bezeichnung	Vergleichswert	Hintergrundfarbe	Hintergrundfarbe (selektiert)
Workflow angefordert	Workflow angefordert	Gelb	Orange
im Workflow	im Workflow	Gelb	Orange
Workflow erfolgreich abgeschlossen	Workflow erfolgreich abgeschlossen	Hellgrün	Grün
Workflow fachlich abgelehnt	Workflow fachlich abgelehnt	Hellrot	Rot
Workflow technisch fehlgeschlagen	Workflow technisch fehlgeschlagen	Violett	Dunkelviolett

Die konkreten Farbtöne können an die lokale Darstellungsvorgabe angepasst werden. Wichtig ist, dass pro Rückgabewert genau der passende Vergleichswert hinterlegt ist.

Prüfung nach der Einrichtung

Prüfen Sie die Darstellung mit Testvorgängen für jeden konfigurierten Status:

Prüfung	Erwartung
Vorgang einer nicht vorgesehenen Vorgangsart öffnen	Es wird keine Workflow-Farbdarstellung angewendet.
Vorgang mit Workflow angefordert oder im Workflow öffnen	Der Vorgang wird in der vorgesehenen gelben beziehungsweise orangenen Darstellung angezeigt.
Erfolgreich abgeschlossenen Vorgang öffnen	Der Vorgang wird grün dargestellt.
Fachlich abgelehnten Vorgang öffnen	Der Vorgang wird rot dargestellt.
Technisch fehlgeschlagenen Vorgang öffnen	Der Vorgang wird violett dargestellt.

Wenn keine Farbe angewendet wird, prüfen Sie zuerst die Vorgangsartbedingung, die Feldreferenz «Vog.Sel30312» und die exakte Schreibweise des Vergleichswerts.

4. Internetverweis zum Workflowverlauf einrichten

Diese Anleitung beschreibt eine microtech-Regel, mit der in der Detail-Ansicht Internetverweise ein direkter Link zum Verlauf eines ConnectWORKFLOW-Vorgangs erzeugt wird.

Der Link führt aus microtech heraus in das ConnectCLOUD-Portal und öffnet die eingebettete Aufgabenansicht zum jeweiligen Beleg.

Zweck

In microtech soll bei Vorgängen mit gesetztem Workflowbezug automatisch ein Internetverweis angezeigt werden. Der Anwender kann den Eintrag Workflowverlauf öffnen und gelangt direkt zum passenden Vorgang im Portal.

Voraussetzungen

Das Selektionsfeld Workflowname [Sel30313] muss wie im Abschnitt Workflowfelder und Sortierungen anlegen beschrieben eingerichtet sein.

Zusätzlich werden folgende Informationen benötigt:

Information	Beschreibung
Portal-URL	Basis-URL des ConnectCLOUD-Portals; Beispiel: https://portal.mbcom.cloud
Tenant	Mandantenkennung im Portal
Customer	Kundennummer oder Kundenkennung im Portal
Belegnummer	Wird aus dem microtech-Feld Belegnummer [Vog.BelegNr] übernommen

Werte anpassen

<PORTAL-URL>, <TENANT> und <CUSTOMER> sind systemabhängig und müssen vor dem Speichern vollständig durch die Werte des Zielsystems ersetzt werden.

Regelkopf

Legen Sie in microtech eine neue Regel für die Aufbereitung von Internet-Links an.

Empfohlene Einstellungen für den Regelkopf:

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer gemäß Systemvorgabe
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Beispiel: Zur Aufbereitung von Internet-Links | MBCOM | Workflowverlauf; gemäß lokaler Namenskonvention anpassbar
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Zur Aufbereitung von Internet-Links für die Detail-Ansicht Internetverweise

Bedingungen

Aktivieren Sie im Bereich Bedingungen (Wenn) die Option Über eine Formel definieren.

Die Regel soll nur dann einen Internetverweis erzeugen, wenn am Vorgang ein Workflowname gesetzt ist. Dazu wird das Selektionsfeld Workflowname [Sel30313] ausgewertet.

«Vog.Sel30313»<>''

Die weiteren Bedingungsoptionen bleiben im Regelfall deaktiviert:

Option	Wert
Immer ausführen	Nein
Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten	Nein
Über eine verzweigte Formel definieren	Nein

Feste Feldreferenz

Die Formel muss Vog.Sel30313 verwenden. Sel30313 ist die feste technische Kennung des Selektionsfelds Workflowname und darf nicht geändert werden.

Anweisung

Legen Sie eine Regelanweisung mit der Anweisungsart Internet- / Intranetverweis erzeugen an.

Empfohlene Einstellungen:

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Internet- / Intranetverweis erzeugen
Bezeichnung	Workflowverlauf
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Linkdefinition

Hinterlegen Sie als Link eine Formel, die die Belegnummer aus microtech in die Portal-URL einsetzt.

Allgemeines Schema:

https://portal.mbcom.cloud/embedded/tasks/«Vog.BelegNr»?tenant=MBCOM&customer=10639

Beim Auswerten ersetzt microtech «Vog.BelegNr» durch die Belegnummer des aktuellen Vorgangs.

Beispielausgabe:

https://portal.mbcom.cloud/embedded/tasks/VLS16-00010?tenant=MBCOM&customer=10639

Belegnummer als Schlüssel prüfen

Der Portal-Link verwendet die microtech-Belegnummer. Der verknüpfte Workflow muss im Portal über diese Belegnummer eindeutig gefunden werden können.

Prüfung nach der Einrichtung

Nach dem Speichern der Regel sollte die Funktion mit einem Vorgang geprüft werden, bei dem Workflowname [Sel30313] gefüllt ist.

Prüfung	Erwartung
Vorgang ohne Workflowname öffnen	Es wird kein zusätzlicher Workflow-Link erzeugt.
Vorgang mit Workflowname öffnen	In der Detail-Ansicht Internetverweise erscheint Workflowverlauf.
Link Workflowverlauf öffnen	Das Portal öffnet die eingebettete Aufgabenansicht zum Beleg.
Formel im Feldeditor testen	Die Testausgabe enthält die konkrete Belegnummer statt «Vog.BelegNr».

Wenn der Link nicht erscheint, prüfen Sie zuerst die Bedingung «Vog.Sel30313»<>'' und die Auswertungsposition der Regel. Wenn der Link erscheint, aber im Portal keinen Verlauf öffnet, prüfen Sie tenant, customer, Portal-URL und die verwendete Belegnummer.

5. Benutzer für Rückfragen vorbereiten

Die Rückfrage-Funktion ermöglicht es einem Bearbeiter, während eines aktiven Workflow-Schritts eine gezielte Anfrage an einen anderen Benutzer zu stellen. Während eine Rückfrage offen ist, kann der ursprüngliche Bearbeiter den Schritt nicht abschließen, sondern die Rückfrage lediglich zurückziehen (Force Pull). Der Empfänger der Rückfrage kann diese beantworten, woraufhin der Workflow wieder an den ursprünglichen Bearbeiter zur finalen Bearbeitung zurückfällt.

Benutzer für Rückfragen

Als Quelle für die Auswahl der Benutzer dient die microtech-Tabelle Benutzer (tblUsers). Damit ein Benutzer für Rückfragen zur Verfügung steht und diese im Workflow-Portal bearbeiten kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• E-Mail-Adresse: Das für den Mandanten konfigurierte E-Mail-Feld ist gefüllt (standardmäßig E-Mail 1 / fldEMail1, alternativ E-Mail 2 / fldEMail2, E-Mail (von intern) / fldFirEMailInt oder E-Mail (von extern) / fldFirEMail).
• Nicht gesperrt: Das Feld Gesperrt (fldGspKz) steht auf Nein beziehungsweise false.

Nur Benutzer, die beide Kriterien erfüllen, stehen im Portal für Rückfragen zur Verfügung. Dadurch werden Systembenutzer oder inaktive Konten ohne nutzbare E-Mail-Adresse von der Auswahl ausgeschlossen.

Konfiguration des E-Mail-Felds im Portal

Welches der microtech-E-Mail-Felder herangezogen wird, lässt sich im ConnectCLOUD Portal unter Administration > Workflow über das Auswahlfeld E-Mail-Feld des microtech-Benutzers flexibel einstellen. Standardmäßig wird E-Mail 1 verwendet. Pflegen Sie in Ihrem Unternehmen beispielsweise firmeninterne Adressen, können Sie dort auf E-Mail (von intern) umschalten. Weitere Details finden Sie in der Workflow-Mandantenkonfiguration.

Korrekte Datenpflege erforderlich

Für die Rückfrage-Funktion müssen die Benutzerdaten in microtech vollständig und aktuell gepflegt sein. Prüfen Sie insbesondere E-Mail-Adresse und Sperrstatus nach jeder Neuanlage, Änderung oder Deaktivierung eines Benutzers.

Die Tabelle Benutzer ist die führende Datenquelle für diese Auswahl. Neuanlage, Änderung der E-Mail-Adresse und Sperrung werden deshalb direkt in microtech gepflegt. MBCOM oder ein betreuender Partner muss nur bei Bedarf unterstützen.

Lizenzierung

Für die Verfügbarkeit eines Benutzers in der Rückfrage-Liste ist es unerheblich, ob dieser über eine aktive microtech-Lizenz verfügt. Wenn ein Benutzer lediglich Rückfragen im ConnectWORKFLOW-Portal empfangen und beantworten soll, muss er lediglich in der Tabelle Benutzer mit einer E-Mail-Adresse und ohne Sperre angelegt sein.

Prüfung nach der Einrichtung

Prüfen Sie die Benutzerbereitstellung mit mindestens einem aktiven und einem gesperrten Testbenutzer:

Prüfung	Erwartung
Aktiver Benutzer mit gepflegter E-Mail-Adresse im konfigurierten Feld	Der Benutzer steht im Portal für Rückfragen zur Auswahl.
Benutzer ohne E-Mail-Adresse im konfigurierten Feld	Der Benutzer steht nicht zur Auswahl.
Gesperrter Benutzer mit E-Mail-Adresse	Der Benutzer steht nicht zur Auswahl.
Rückfrage an einen verfügbaren Benutzer senden und beantworten	Die Rückfrage erreicht den Empfänger; nach der Antwort fällt der Workflow an den ursprünglichen Bearbeiter zurück.

6. Einrichtung abschließend prüfen

Prüfen Sie nach Abschluss der Ersteinrichtung zusammenfassend:

1. Die Feldgruppe ConnectWORKFLOW ist in der Datendatei Vorgänge vorhanden.
2. Die Selektionsfelder sind mit den festen technischen Kennungen Sel30312 und Sel30313 eingerichtet. Ihre Bezeichnungen lauten ausschließlich Workflowstatus und Workflowname; die technischen Kennungen wurden nicht zusätzlich in die Bezeichnungen aufgenommen. Für beide Felder besteht eine Sortierung mit Index.
3. Die Workflowstart-Regel ist nur bei den vorgesehenen Vorgangsarten und Belegzuständen verfügbar. Sie übernimmt den eingegebenen Text in InExtBeaInfo, setzt die korrekte Workflow-ID, den Status Workflow angefordert und das Kennzeichen InExtBeaKz.
4. Die Farbdarstellung wurde für jeden unterstützten Workflowstatus geprüft. Vorgänge anderer Vorgangsarten bleiben unverändert.
5. Der Internetverweis wird nur für Vorgänge mit gefülltem Workflownamen erzeugt und öffnet mit der tatsächlichen Belegnummer den passenden Workflowverlauf im richtigen Portalmandanten.
6. Benutzer mit gepflegter E-Mail-Adresse im konfigurierten Feld und ohne Sperre stehen im Portal für Rückfragen zur Auswahl; Benutzer ohne E-Mail-Adresse oder mit Sperre werden nicht angeboten.
7. Alle Platzhalter wurden ersetzt. Die festen Selektionsfeldnummern wurden unverändert übernommen; Vorgangsartnummern, Workflow-ID, Portal-URL, Tenant und Kundenkennung entsprechen der Zielinstallation.

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Nächster Schritt: Mandantenkonfiguration

Nach Abschluss der Systemkonfiguration in microtech konfigurieren Sie die Mandantenkomponente: Workflow-Komponente im Portal konfigurieren