Zielgruppe & Rolle

Rolle: Technik / Entwickler & Systemintegratoren | Bereich: Systemarchitektur & End-to-End-Prozessverlauf

Prozessverlauf (invoice-go)

Die Komponente invoice-go steuert die vollständige automatisierte Verarbeitungsstrecke für Eingangsbelege in ConnectCloud – vom Eingang über E-Mail oder S3-Upload über Extraktion und steuerliche Belegprüfung bis hin zur Verbuchung im microtech ERP und dem automatisierten Belegvergleich.

End-to-End Prozess-Visualisierung

Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments von der Übernahme über die Validierung bis zur Archivierung ist im folgenden Ablaufdiagramm dargestellt:

End-to-End Dokumenten-Verarbeitungsfluss (invoice-go)

Architektur & Hintergrunddienste

Das Gesamtsystem basiert auf ereignis- und zeitgesteuerten Hintergrund-Workern sowie modularen Diensten:

• S3 Polling (InvoiceWorker): Überwacht kontinuierlich das S3-Eingangsverzeichnis (mail/pending/), um neue Belege unmittelbar in die Verarbeitung aufzunehmen.
• Stammdaten-Synchronisation (RagSyncWorker): Synchronisiert regelmäßig Adress-, Artikel- und Buchungsdaten aus dem microtech ERP, um eine stets aktuelle Datenbasis für das intelligente Stammdaten- und Positionsmatching bereitzustellen.
• Währungskurse (EcbService): Aktualisiert zyklisch die Referenzkurse der Europäischen Zentralbank (EZB) im Cache, um Fremdwährungsbelege präzise und tagesaktuell umzurechnen.
• Automatisierte Wiederherstellung (RecoveryService): Überwacht Belege im Status Retry und stößt automatische Wiederholungsversuche für die ERP-Anlage basierend auf bereits extrahierten Daten an.

Die 5 Kernphasen des Prozessverlaufs

1. Eingang & S3-Locking

Jeder neu eingehende Beleg wird mandantenisoliert in mail/pending/ abgelegt. Um Verarbeitungsüberschneidungen in verteilten Umgebungen zuverlässig auszuschließen, sperrt der Worker das Dokument atomar und verschiebt es nach mail/processing/. Ein automatischer Timeout-Mechanismus stellt sicher, dass unterbrochene Verarbeitungen kontrolliert zur erneuten Bearbeitung freigegeben werden.

Detaillierte Dokumentation zu Schritt 1: Eingang und Übernahme

2. Extraktion & Belegklassifizierung

Die Extraktion erfolgt über zwei parallele Verarbeitungsstränge in ein einheitliches Datenmodell (IncomingInvoice):

• E-Rechnungen (kosit-go): Direkte strukturierte Extraktion aus ZUGFeRD- und XRechnung-Formaten (UBL/CII) inklusive automatischer Konformitätsprüfung und Generierung eines menschenlesbaren Sichtbelegs.
• PDF & Scans (KI & OCR): Automatisierte Textextraktion bei digitalen PDFs, OCR bei Scans und Bilddateien sowie KI-gestützte Klassifizierung der Belegart (z. B. Rechnung, Gutschrift oder Korrekturbeleg). Nicht-buchungsrelevante Dokumente (wie z. B. reine Werbemails oder Lieferscheine) werden direkt archiviert.

Detaillierte Dokumentation zu Schritt 2: Extraktion | Feldzuordnung E-Rechnung

3. Währung & Stammdaten-Enrichment

Für Fremdwährungsbelege ermittelt das System den passenden EZB-Wechselkurs aus dem Zwischenspeicher. Anschließend wird der Beleg mit ERP-Informationen angereichert:

• Vendor Lookup: Intelligenter Abgleich der Lieferantendaten gegen den ERP-Stammdatenbestand (Firmenname, Anschrift, USt-IdNr und Bankverbindung); bei unklarer Zuordnung greift ein konfigurierter Sammelkreditor als Fallback.
• Positions-Matching: Zuordnung von Rechnungspositionen zu bestehenden ERP-Artikeln anhand historischer Buchungen sowie hinterlegter Bestell- und Artikelnummern mit ergänzendem Textabgleich.

Detaillierte Dokumentation zu Schritt 3: Währung und Enrichment

4. Gesetzliche Belegprüfung (§ 14 UStG)

Der UStG14Validator unterzieht jeden buchungsrelevanten Beleg einer automatisierten steuerlichen Konformitätsprüfung. Dabei gilt die Betragsgrenze von 250,00 € Brutto gemäß § 33 UStDV:

• Über 250 €: Vollständige Pflichtangabenprüfung (u. a. vollständige Empfänger- und Lieferantendaten, Steuernummer/USt-IdNr, fortlaufende Belegnummer, Leistungsdatum und Steueraufschlüsselung).
• Bis 250 € (Kleinbetragsrechnung): Erleichterter Prüfumfang ohne Empfängeranschrift, USt-IdNr oder gesonderten Steuerausweis.

Detaillierte Dokumentation zu Schritt 4: Belegprüfung

5. Audit, ERP-Anlage & Belegvergleich

Die Übergabe in das microtech ERP erfolgt über die microtech API:

• AuditService (KI-Plausibilität): Bei Diskrepanzen (z. B. Rundungsdifferenzen oder abweichender Schreibweise des Firmennamens) bewertet ein KI-Prüfdienst die Plausibilität und empfiehlt entweder die direkte Freigabe oder das Setzen eines internen Sperrkennzeichens.
• ERP-Beleganlage: Der Beleg wird im ERP angelegt; eventuelle Sperrgründe werden transparent im Prüffeld dokumentiert. Rechnungsreferenzen auf Bestellungen und Lieferscheine werden strukturiert am Beleg hinterlegt.
• Automatisierter Belegvergleich (InvoiceCompareService): Führt direkt nach der Anlage einen mehrstufigen Abgleich gegen hinterlegte Einkaufsbelege durch (u. a. Kopfdaten, Mengen, Preise und Einheiten).

Detaillierte Dokumentation zu Schritt 5: Audit und ERP-Anlage | Sperrgründe & Locks

Stabilität, Retries & Fehlerbehandlung

• Automatische Wiederholung: Schlägt die ERP-Anlage fehl (z. B. durch ein temporäres Schnittstellen-Timeout), wird der Beleg zur späteren automatischen Wiederholung eingeplant.
• Dead-Letter-Eskalation: Nach Erreichen der maximalen Wiederholungsanzahl wird das Dokument in einen separaten Fehlerbereich überführt, um Dauerschleifen zu verhindern.
• Benachrichtigung (mail-go): Der Dienst greift ungelöste Fehlerfälle auf, setzt einen entsprechenden Hinweis im Eingangspostfach und markiert den Belegstatus transparent.

E-Rechnungs-Verarbeitung mit kosit-go

Die integrierte Komponente kosit-go stellt die vollständige Konformität mit dem europäischen E-Rechnungsstandard (EN 16931) sicher:

• Format-Unterstützung: Zuverlässiges Einlesen von XML-Rechnungsdaten (ZUGFeRD und XRechnung in UBL- und CII-Syntax) in ein einheitliches Datenmodell.
• Offizielle Konformitätsprüfung: Automatisierte Schematron-Validierung nach den Vorgaben der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
• Sichtbeleg-Generierung: Erzeugt aus den strukturierten XML-Daten direkt lesbare PDF- und HTML-Sichtbelege für Anwender und Prüfer.

Detaillierten Ablauf schrittweise verfolgen

Beginnen Sie mit der ersten Verarbeitungsphase der Pipeline: Schritt 1: Eingang und Übernahme