Zielgruppe & Rolle

Rolle: Sachbearbeitung / Buchhaltung | Voraussetzung: Zugriff auf microtech büro+ Einkauf/Stammdaten

Fallback-Kreditor prüfen

ConnectINVOICE trägt normalerweise automatisch den passenden Lieferanten in einen Eingangsbeleg ein. Kann der Lieferant nicht sicher erkannt werden, verwendet das System einen voreingestellten Ersatzlieferanten. Dieser wird Fallback-Kreditor genannt.

Am Eingangsbeleg sehen Sie dann den Sperrhinweis:

Fallback-Kreditor verwendet

Der Beleg ist damit nicht verloren. Er wurde bewusst gesperrt, damit Sie den Lieferanten vor der weiteren Bearbeitung prüfen können.

Auswirkung auf die Artikelzuweisung

Wenn der Lieferant nicht erkannt wurde, ist sehr wahrscheinlich auch die automatische Artikelzuweisung fehlgeschlagen oder nicht zuverlässig. Der Lieferant spielt bei der Ermittlung und Verwendung der passenden Artikel eine wichtige Rolle.

Korrigieren Sie deshalb zuerst den Lieferanten beziehungsweise die Adresse und prüfen Sie anschließend alle Rechnungspositionen und zugeordneten Artikel. Entfernen Sie die Sperre erst, wenn sowohl der Lieferant als auch die Artikelzuweisung vollständig kontrolliert und richtig sind.

Was ist passiert?

ConnectINVOICE vergleicht die Angaben auf der Rechnung mit den Lieferantenstammdaten in microtech. Verwendet werden vor allem:

• USt-IdNr.
• Firmenname
• Standard-Rechnungsanschrift

Kann daraus kein ausreichend sicherer Treffer ermittelt werden, wird der Fallback-Kreditor eingesetzt.

Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF

Die Zuverlässigkeit der Lieferantenerkennung hängt auch vom Rechnungsformat ab.

E-Rechnung

Bei einer gültigen E-Rechnung, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD, liegen die Rechnungsdaten strukturiert im XML-Format vor. ConnectINVOICE übernimmt diese Daten direkt. Eine korrekte Auslese ist deshalb nahezu gewährleistet, sofern die E-Rechnung technisch gültig und vom Rechnungsaussteller richtig befüllt wurde.

PDF-Rechnung

Bei einer normalen PDF-Rechnung müssen Name, USt-IdNr., Anschrift und weitere Rechnungsdaten zuerst aus dem sichtbaren Dokument ausgelesen werden. Wie gut das gelingt, hängt unter anderem ab von:

• der Bild- und Scanqualität,
• einer vorhandenen und lesbaren Textebene,
• Schriftart und Schriftgröße,
• Aufbau und Übersichtlichkeit der Rechnung und
• der eindeutigen Kennzeichnung von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger.

Ist eine PDF unscharf, schlecht gescannt oder ungewöhnlich aufgebaut, können einzelne Angaben fehlen oder falsch erkannt werden. Stimmen die ausgelesenen Angaben nicht mit der Rechnung überein, kann anschließend auch die Suche nach dem richtigen Lieferanten fehlschlagen. Der Fallback-Kreditor ist in diesem Fall nicht zwingend die Folge falscher microtech-Stammdaten.

Empfehlung bei fehlerhafter PDF-Auslese

Liegt die Ursache in einer fehlerhaften oder unzuverlässigen PDF-Auslese, ist die sicherste dauerhafte Lösung, den Lieferanten für zukünftige Rechnungen um eine strukturierte E-Rechnung zu bitten, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Die Rechnungsdaten können dann direkt aus der strukturierten Datei übernommen werden und müssen nicht erst aus dem sichtbaren PDF erkannt werden.

Ablauf der Lieferantenerkennung

So gehen Sie vor

1. Eingangsbeleg und Rechnung öffnen

1. Öffnen Sie in microtech den Arbeitsbereich Einkauf.
2. Öffnen Sie den Reiter Eingangsbelege.
3. Öffnen Sie den gesperrten Eingangsbeleg.
4. Lesen Sie den Sperrhinweis.
5. Öffnen Sie das Fenster Zugeordnetes Dokument, damit Sie die Originalrechnung sehen.

Die Namen der Bereiche können je nach Ihrer microtech-Einrichtung leicht abweichen.

2. Richtigen Lieferanten auf der Rechnung bestimmen

Suchen Sie auf der Rechnung den tatsächlichen Rechnungsaussteller. Achten Sie darauf, nicht versehentlich den Rechnungsempfänger, einen Zahlungsdienstleister oder eine andere Firma aus derselben Unternehmensgruppe auszuwählen.

Notieren Sie:

• Firmenname
• USt-IdNr.
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Ort
• Land

3. Lieferantenstamm in microtech öffnen

Öffnen Sie in microtech Verkauf → Stammdaten → Adressen oder Buchhaltung → Stammdaten → Adressen. Welcher Weg verfügbar ist, hängt von Ihrer Einrichtung und Ihren Berechtigungen ab. Suchen Sie dort den Rechnungsaussteller und öffnen Sie seinen Adressdatensatz.

Wenn Sie die Stammdaten nicht selbst bearbeiten dürfen, geben Sie die nachfolgende Checkliste an die zuständige Stammdatenpflege weiter.

4. Prüfung im Diagramm

Beginnen Sie oben und prüfen Sie alle acht Punkte vollständig. Die Nummern im Diagramm entsprechen den Schritten der genauen Anleitung direkt darunter. Notieren Sie jede gefundene Abweichung und gehen Sie trotzdem zum nächsten Punkt weiter. Lassen Sie anschließend alle Abweichungen gemeinsam korrigieren.

5. Genaue Anleitung

Prüfen Sie die folgenden Punkte nacheinander und notieren Sie jede Abweichung. Brechen Sie die Prüfung nicht ab, wenn Sie einen Fehler gefunden haben. Prüfen Sie immer auch alle nachfolgenden Punkte und lassen Sie anschließend alle notwendigen Korrekturen gemeinsam durchführen.

Schritt 1: Ist der Lieferant vorhanden?

Wo in microtech?
Verkauf, Einkauf oder Buchhaltung → Stammdaten → Adressen

Suchen Sie den tatsächlichen Rechnungsaussteller anhand des Firmennamens und, falls nötig, anhand der USt-IdNr. Prüfen Sie auch ähnlich geschriebene Namen, damit keine Dublette angelegt wird.

Abweichung notieren: Lieferant fehlt oder mögliche Dublette vorhanden. Lassen Sie den Lieferanten anlegen beziehungsweise die Dublette klären und fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Schritt 2: Hat die Adresse den Status „Lieferant“?

Wo in microtech?
Adressdatensatz → Kopfbereich → Status

Im Feld Status muss ein Lieferantenstatus ausgewählt sein. Die genaue Bezeichnung kann durch Ihre microtech-Konfiguration abweichen, zum Beispiel Lieferant.

Abweichung notieren: Lieferantenstatus fehlt oder ist falsch. Lassen Sie den Status beziehungsweise die Lieferanteneigenschaft korrigieren und fahren Sie mit Schritt 3 fort.

Schritt 3: Ist die richtige Standard-Rechnungsanschrift ausgewählt?

Wo in microtech?
Adressdatensatz → Übersicht → Anschriften

Die Standard-Rechnungsanschrift ist in der Übersicht mit R gekennzeichnet. Markieren Sie bei mehreren Anschriften die gewünschte Anschrift. Je nach Ansicht können Sie diese über die Schaltfläche Rechnungsanschrift als Standard festlegen oder über Ändern das Kennzeichen Ist Standard Rechnungsanschrift aktivieren.

Vergleichen Sie die ausgewählte Anschrift mit der Anschrift des Rechnungsausstellers.

Abweichung notieren: Falsche Standard-Rechnungsanschrift ausgewählt. Lassen Sie die richtige Anschrift als Standard-Rechnungsanschrift festlegen und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

Schritt 4: Stimmt die USt-IdNr.?

Wo in microtech?
Adressdatensatz → Kennzeichen → Bereich Währung / Ausland → USt.-Identnummer

Vergleichen Sie den Wert mit der USt-IdNr. des Rechnungsausstellers.

Abweichung notieren: USt-IdNr. fehlt oder ist falsch. Lassen Sie den Wert klären und korrigieren und fahren Sie mit Schritt 5 fort.

Schritt 5: Steht der Firmenname in „Name 2“?

Wo in microtech?
Adressdatensatz → Adresse → Rechnungsanschrift → Name 2

Vergleichen Sie Name 2 mit dem Firmennamen des Rechnungsausstellers.

Abweichung notieren: Firmenname in Name 2 fehlt oder ist falsch. Lassen Sie ihn ergänzen beziehungsweise korrigieren und fahren Sie mit Schritt 6 fort.

Schritt 6: Stimmen Straße und Hausnummer?

Wo in microtech?
Adressdatensatz → Adresse → Rechnungsanschrift → Straße

Vergleichen Sie Straße und Hausnummer mit der Rechnung.

Abweichung notieren: Straße oder Hausnummer fehlt beziehungsweise ist falsch. Lassen Sie die Rechnungsanschrift korrigieren und fahren Sie mit Schritt 7 fort.

Schritt 7: Stimmen Postleitzahl und Ort?

Wo in microtech?
Adressdatensatz → Adresse → Rechnungsanschrift → Postleitzahl und Ort

Vergleichen Sie Postleitzahl und Ort mit der Rechnung.

Abweichung notieren: Postleitzahl oder Ort fehlt beziehungsweise ist falsch. Lassen Sie die Rechnungsanschrift korrigieren und fahren Sie mit Schritt 8 fort.

Schritt 8: Stimmt das Land?

Wo in microtech?
Adressdatensatz → Adresse → Rechnungsanschrift → Land

Vergleichen Sie das Land mit der Rechnung.

Abweichung notieren: Land fehlt oder ist falsch. Lassen Sie die Rechnungsanschrift korrigieren. Damit ist die Stammdatenprüfung abgeschlossen.

Abweichende Oberfläche

Die Bezeichnungen und die Anordnung einzelner Schaltflächen können abhängig von microtech-Version, Ausbaustufe und angepasster Eingabemaske leicht abweichen. Entscheidend ist, dass Sie bei den Schritten 5 bis 8 immer die als Standard-Rechnungsanschrift gekennzeichnete Anschrift prüfen.

Firmenname in „Name 2“

Für die automatische Lieferantenerkennung muss der Firmenname in der Standard-Rechnungsanschrift im Feld Name 2 stehen. Steht der Firmenname nur oder teilweise in Name 1 oder Name 3, kann die Erkennung fehlschlagen.

Bei der USt-IdNr. können Sie Leerzeichen, Punkte und Bindestriche beim Sichtvergleich außer Acht lassen. So gehören beispielsweise DE 123 456 789 und DE123456789 zum selben Wert.

Nach der Prüfung weiterarbeiten

Wenn Sie Abweichungen gefunden und korrigiert haben, können Sie auf zwei Arten weiterarbeiten. Waren dagegen bereits alle acht Prüfpunkte richtig, erstellen Sie direkt ein Supportticket über das ConnectCloud Portal. Eine unveränderte erneute Verarbeitung ist dann nicht erforderlich.

Möglichkeit 1: Vorhandenen Beleg manuell korrigieren

Wenn Sie den Beleg direkt weiterbearbeiten möchten, korrigieren Sie den Lieferanten beziehungsweise die Adresse am vorhandenen Eingangsbeleg nach dem bei Ihnen vorgesehenen Ablauf.

1. Tragen Sie den richtigen Lieferanten beziehungsweise die richtige Adresse am vorhandenen Beleg ein.
2. Prüfen Sie den Beleg vollständig.
3. Prüfen Sie alle Rechnungspositionen und die Artikelzuweisung. Entfernen Sie die Sperre erst, wenn der richtige Lieferant eingetragen, die Artikelzuweisung kontrolliert und die Rechnung vollständig geprüft wurde.
4. Setzen Sie die Bearbeitung wie vorgesehen fort.

Für diesen Weg müssen Sie nicht eine Stunde warten und die Rechnung nicht erneut einreichen.

Möglichkeit 2: Automatische Erkennung erneut testen

Die Wartezeit ist nur relevant, wenn Sie prüfen möchten, ob ConnectINVOICE den Lieferanten nach der Stammdatenkorrektur automatisch erkennt.

1. Speichern Sie alle korrigierten Lieferantenstammdaten.
2. Warten Sie bis zu eine Stunde, damit ConnectINVOICE die geänderten Stammdaten übernehmen kann.
3. Reichen Sie die Rechnung anschließend erneut ein beziehungsweise lassen Sie sie erneut verarbeiten.
4. Öffnen Sie den neu verarbeiteten Beleg und kontrollieren Sie den automatisch eingetragenen Lieferanten.

Bereits angelegte Belege

Eine Stammdatenkorrektur ändert einen bereits angelegten Eingangsbeleg nicht automatisch. Sie können den Lieferanten beziehungsweise die Adresse dort sofort manuell korrigieren und weiterarbeiten. Die Wartezeit von bis zu einer Stunde gilt ausschließlich vor einem erneuten Test der automatischen Erkennung.

Wann sollte ein Supportticket erstellt werden?

Supportfälle melden Sie bitte über das ConnectCloud Portal. Eine allgemeine Anleitung zum Ausfüllen und Absenden finden Sie unter Support und Fehler melden.

Erstellen Sie in einem der folgenden Fälle ein Ticket über das ConnectCloud Portal.

Fall 1: Alle geprüften Angaben waren bereits richtig

Erstellen Sie direkt ein Supportticket, wenn alle folgenden Punkte erfüllt sind:

• Der Lieferant ist in microtech vorhanden.
• Im Kopf des Adressdatensatzes ist ein Lieferantenstatus hinterlegt.
• Die richtige Standard-Rechnungsanschrift ist ausgewählt.
• USt-IdNr., Firmenname und Anschrift stimmen mit der Rechnung überein.
• ConnectINVOICE hat trotzdem den Fallback-Kreditor verwendet.

Wenn keine Stammdaten geändert wurden, ist keine erneute Verarbeitung notwendig. Da ConnectINVOICE beim unveränderten Abgleich dieselben Rechnungs- und Stammdaten verwenden würde, ist dasselbe Ergebnis zu erwarten.

Fall 2: Die automatische Erkennung funktioniert auch nach einer Korrektur nicht

Wenn Sie Stammdaten korrigiert haben und die automatische Erkennung erneut testen möchten, warten Sie bis zu eine Stunde und lassen Sie die Rechnung anschließend erneut verarbeiten. Erstellen Sie ein Supportticket über das ConnectCloud Portal, wenn ConnectINVOICE danach weiterhin den Fallback-Kreditor verwendet.

Welche Angaben und Anhänge werden benötigt?

Wählen Sie im Portal bei Betroffener Service / Bereich den Eintrag ConnectINVOICE.

Geben Sie zusätzlich möglichst Folgendes an:

• Belegnummer des Eingangsbelegs in microtech – nicht die externe Rechnungsnummer des Lieferanten
• erwartete Lieferantennummer
• Name des erwarteten Lieferanten
• Zeitpunkt der Verarbeitung
• Screenshot des Sperrhinweises Fallback-Kreditor verwendet
• Screenshot oder Kopie der geprüften Lieferantenstammdaten
• Zeitpunkt der letzten Stammdatenänderung, falls Änderungen vorgenommen wurden
• Originalrechnung
• zugehörige JSON-Datei, falls verfügbar

Beschreiben Sie außerdem, ob:

• alle Stammdaten bereits korrekt waren oder
• Stammdaten korrigiert und die automatische Erkennung nach der Synchronisationszeit erneut getestet wurde.

Ausgelesene Daten technisch prüfen

Technischer Hinweis

Dieser Abschnitt richtet sich an technisch fortgeschrittene Anwender sowie an Administration und Support. Für die normale Bearbeitung eines Eingangsbelegs werden diese Informationen nicht benötigt.

ConnectINVOICE speichert die aus einer Rechnung übernommenen beziehungsweise ausgelesenen Daten zusätzlich als JSON-Datei. Diese Datei wird sowohl bei E-Rechnungen als auch bei PDF-Rechnungen erzeugt. Ihr Dateiname setzt sich aus dem vollständigen Namen der ursprünglichen Rechnungsdatei und der zusätzlichen Endung .json zusammen.

Beispiel:

Rechnungsname.pdf
Rechnungsname.pdf.json

Rechnungsname.xml
Rechnungsname.xml.json

Die zugehörige JSON-Datei enthält die übernommenen beziehungsweise extrahierten und normalisierten Rechnungsdaten, die für die weitere Verarbeitung und den Vergleich verwendet werden. Bei einer E-Rechnung stammen diese Daten aus den strukturierten Rechnungsdaten. Bei einer PDF-Rechnung müssen sie zunächst aus dem sichtbaren Dokument ausgelesen werden. Für die Lieferantensuche sind in der JSON-Datei insbesondere folgende Werte wichtig:

• vendorCandidateFeatures.name – erkannter Lieferantenname
• vendorCandidateFeatures.vatId – erkannte USt-IdNr.
• vendorCandidateFeatures.address – erkannte Lieferantenanschrift

Vergleichen Sie diese Werte mit der Originalrechnung:

• Sind die Werte bei einer PDF-Rechnung bereits in der JSON-Datei falsch oder unvollständig, liegt die Ursache wahrscheinlich bei der PDF-Auslese.
• Sind die Werte bei einer E-Rechnung falsch oder unvollständig, prüfen Sie die strukturierten Daten der E-Rechnung beziehungsweise die Angaben des Rechnungsausstellers.
• Sind die Werte in der JSON-Datei korrekt, prüfen Sie als Nächstes die Lieferantenstammdaten und die Synchronisierung.

Die JSON-Datei verändert den Originalbeleg nicht. Sie dient als technisches Verarbeitungsergebnis und als Diagnosehilfe.

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Nächster Schritt im Alltag

Weiterführende Hinweise zur Erkennung und Klassifizierung von Belegen: Dokumentenklassifizierung & UN/EDIFACT