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Zielgruppe & Rolle
Rolle: Mandanten-Administrator / Buchhaltung | Voraussetzung: microtech Mandantenkonfiguration abgeschlossen
Invoice Komponente im Portal konfigurieren
Unterstützung durch MBCOM
Auf Wunsch kann die vollständige Einrichtung der Invoice-Konfiguration im Portal durch MBCOM übernommen werden.
Die Invoice-Konfiguration im ConnectCLOUD Portal steuert die automatisierte Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. Hier definieren Sie, wie E-Rechnungstypen auf microtech-Vorgangsarten abgebildet werden, welcher Standard-Kreditor verwendet wird und wie Zahlungsarten, Dokumentarten sowie ignorierte Artikel zugeordnet werden.
Voraussetzung ist, dass die microtech-Konfiguration für ConnectINVOICE abgeschlossen wurde und die Module microtech und Mail im Portal bereits aktiv sind. Verwenden Sie im Portal immer die Nummern und IDs, die in der jeweiligen microtech-Installation tatsächlich vorhanden sind.
Richtigen Mandanten auswählen
Die Invoice-Konfiguration gilt für den aktuell ausgewählten Mandanten. Prüfen Sie vor jeder Änderung die Mandantenauswahl im ConnectCLOUD Portal.
Öffnen Sie unter Administration das Register Invoice. Im Bereich Systemanforderungen können Sie über Zu den Anforderungen prüfen, ob die aktuelle Systemumgebung die Voraussetzungen erfüllt. Lassen Sie die Rechnungs Automatisierung bis zum erfolgreichen Abschluss des Konfigurationstests deaktiviert.
Empfänger Daten
Im Bereich Empfänger Daten werden die Stammdaten des Rechnungsempfängers angezeigt. Diese Daten werden automatisch aus dem angebundenen microtech-Mandanten übernommen und dienen der Validierung eingehender E-Rechnungen. Sie werden im Portal nicht manuell eingetragen und nicht als Empfängerdaten in den microtech-Beleg geschrieben.
Die folgenden Felder werden angezeigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Empfänger Name | Name des Rechnungsempfängers. |
Empfänger Straße | Straße des Rechnungsempfängers. |
Empfänger Ort | Ort des Rechnungsempfängers. |
Empfänger PLZ | Postleitzahl des Rechnungsempfängers. |
Empfänger Land | Land des Rechnungsempfängers. |
Empfänger UST-ID | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
Empfänger IBAN | IBAN des Rechnungsempfängers. |
Sind die angezeigten Daten unvollständig oder falsch, müssen die zugrunde liegenden Daten in microtech korrigiert werden.
Zusätzlich kann ein Standard-Kreditor hinterlegt werden:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Standard Kreditor | Adressnummer in microtech, die verwendet wird, wenn der Belegaussteller nicht automatisch zugeordnet werden kann. | 70000 |
Die angegebene Adresse muss in microtech vorhanden und für diesen Zweck geeignet sein. Siehe Standard-Adressnummer in microtech.
Mapping E-Rechnung auf microtech Vorgangsarten
Im Bereich Mapping E-Rechnung auf microtech Vorgangsarten definieren Sie die Zuordnung von UN/EDIFACT-1001-Dokumenttypcodes zu microtech-Vorgangsarten. Damit legen Sie fest, welche Art von Eingangsbeleg in microtech angelegt wird.
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
E-Rechnungstyp | UN/EDIFACT-1001-Code des Dokumenttyps. | 380 |
Bezeichnung | Wird automatisch anhand des Codes angezeigt. | Handelsrechnung |
microtech Vorgangsart | Nummer der zugehörigen Vorgangsart (fldArt) in microtech. | 41 |
Bei E-Rechnungen stammt der Code aus dem strukturierten Rechnungsfeld BT-3; ein abweichendes Klassifizierungs-Tag im E-Mail-Betreff wird dabei ignoriert. Bei einfachen PDF-Dateien und Scans gibt ein Betreff-Tag im Format [CC:xxx] den Code vor. Fehlt dieses Tag, wird der Code durch die automatische Klassifizierung ermittelt. Das Mapping wird anschließend unabhängig von der Quelle des Codes angewendet.
Über die Schaltfläche Zeile hinzufügen können weitere Zuordnungen ergänzt und über das Papierkorb-Symbol entfernt werden. Es dürfen nur Codes hinterlegt werden, die im jeweiligen Prozess fachlich verarbeitet werden sollen.
UN/EDIFACT 1001 Klassifizierung & Mapping
Die Zuordnung von Dokumententypen erfolgt einheitlich über UN/EDIFACT-1001-Codes (380, 381, 384, 389 etc.). Weitere Informationen zu den Klassifizierungsregeln finden Sie unter Dokumentenklassifizierung & UN/EDIFACT.
Gängige UN/EDIFACT-1001-Codes
| Code | Bezeichnung | Beispiel für die microtech-Vorgangsart |
|---|---|---|
380 | Handelsrechnung / Eingangsrechnung | 41 |
381 | Gutschrift vom Lieferanten | 92 |
384 | Korrigierte Rechnung / Eingangsrechnungskorrektur | 100 |
41 und 92 sind bei einer microtech-Ersteinrichtung mitgelieferte Vorgangsartnummern. Wenn bisher ausschließlich die Standardvorgangsarten vorhanden sind, vergibt microtech beim Anlegen der ersten eigenen Vorgangsart üblicherweise die Nummer 100. Sind bereits eigene Vorgangsarten vorhanden, kann die Nummer abweichen. Die Vorgangsarten müssen vor dem Konfigurationstest in microtech vorhanden sein. Weitere Hinweise enthält der Abschnitt Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration.
Priorität und Standardzuordnung
Die mandantenspezifische Zuordnung hat Vorrang vor der systemseitigen Standardzuordnung. Fehlt eine eigene Zuordnung, wird der Code 381 der microtech-Vorgangsart 92 zugeordnet. Die Codes 380, 384 und andere Rechnungscodes werden ohne eigene Zuordnung der Vorgangsart 41 zugeordnet.
Damit Rechnungskorrekturen als eigene Vorgangsart verarbeitet werden, muss 384 ausdrücklich der tatsächlich verwendeten Korrektur-Vorgangsart zugeordnet werden, in dieser Anleitung beispielsweise 100.
Mapping Zahlungsarten
Im Bereich Mapping Zahlungsarten definieren Sie die Zuordnung von standardisierten Zahlungsartcodes (UNTDID 4461) aus dem Rechnungsfeld BT-81 zu den entsprechenden Zahlungsarten in microtech. Die konfigurierte microtech-ID wird in das Zielfeld fldZahlArt übernommen. Ist für einen Code keine Zuordnung vorhanden, bleibt fldZahlArt unverändert.
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Code | Standardisierter UNTDID-4461-Zahlungsartcode aus der E-Rechnung. | 58 |
Bezeichnung | Wird automatisch anhand des Codes angezeigt. | SEPA-Überweisung |
microtech Zahlungsart | Numerische ID (microtechId) der Zahlungsart in microtech. | 22 |
Gängige UNTDID-4461-Codes
| Code | Bezeichnung | Beispiel für die microtech-ID |
|---|---|---|
10 | Bar (In cash) | 12 |
20 | Scheck (Cheque) | 10 |
54 | Kreditkarte (Credit card) | 14 |
58 | SEPA-Überweisung (SEPA credit transfer) | 22 |
59 | SEPA-Firmenlastschrift (SEPA direct debit) | 26 |
Eine Übersicht möglicher Codes enthält das UNECE-Codeverzeichnis 4461 „Payment means code“. Im Portal müssen nur die Codes zugeordnet werden, die im jeweiligen Prozess tatsächlich vorkommen.
Weitere Zuordnungen können über Zeile hinzufügen ergänzt und über das Papierkorb-Symbol entfernt werden.
Zahlungsart-IDs prüfen
Die microtech-IDs sind installationsabhängig. Übernehmen Sie die Beispielwerte nur, wenn sie mit den Zahlungsarten des Zielsystems übereinstimmen. Die Zuordnung legt keine Zahlungsart in microtech an; sie muss dort bereits vorhanden und verwendbar sein. Siehe Zahlungsarten für die Portal-Zuordnung.
Dokumentarten der Eingangsbelege (microtech DMS)
Im Bereich Dokumentarten der Eingangsbelege legen Sie fest, unter welchen microtech DMS Dokumentarten die Rechnungsbelege und eventuelle Anhänge abgelegt werden. Dies stellt sicher, dass Dokumente gemäß Ihrem Berechtigungskonzept in microtech archiviert werden.
Die verfügbaren Dokumentarten werden live aus microtech (tblDocumentTypes) geladen und im Dropdown mit Bezeichnung und ID angezeigt, zum Beispiel Eingangsrechnung (1).
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
Originalbeleg | Dokumentart für den primären Rechnungsbeleg (PDF oder E-Rechnungs-XML/PDF-Sichtbeleg). |
Zusatzdokumente | Dokumentart für ergänzende Dateianhänge, zum Beispiel Leistungsnachweise, Lieferscheine oder Protokolle. |
Hinweis zur DMS-Ablage
Wird keine Dokumentart gewählt, erfolgt die Ablage im microtech DMS mit der Standard-Dokumentart. Bei konfigurierter Dokumentart wird die zugehörige numerische Dokumentart-ID (fldNr) übergeben.
Die microtech-seitigen Voraussetzungen sind unter Dokumentarten für Eingangsbelege beschrieben.
Ignorierte Artikel (Bestellvergleich)
Im Bereich Ignorierte Artikel (Bestellvergleich) können Sie Artikelnummern hinterlegen, die beim automatischen Beleg- und Bestellvergleich (InvoiceCompareService) ignoriert werden sollen, zum Beispiel Fracht, Dienstleistungen oder Nebenkosten.
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Artikelnummer | Artikelnummer in microtech, die beim Abgleich ignoriert werden soll. | FRACHT |
Wählen Sie Artikel hinzufügen, ergänzen Sie die gewünschten Artikel und prüfen Sie jeweils Artikelnummer und Kurzbezeichnung. Nicht mehr benötigte Einträge können entfernt werden.
Vorrang der Portalkonfiguration
Sobald in der Portalkonfiguration mindestens ein ignorierter Artikel hinterlegt ist, überschreibt diese Liste die in microtech-Regeln hinterlegten Ausnahmeartikel.
Die frühere Angabe über ignoredArticleNumbers bleibt aus Kompatibilitätsgründen funktionsfähig, soll bei neuen oder überarbeiteten Einrichtungen jedoch nicht mehr verwendet werden. Der JSON-Body der aktuellen microtech-Regel für den Belegvergleich enthält deshalb keine separate Artikelliste.
Konfigurationstest
Speichern Sie die Konfiguration und starten Sie anschließend den integrierten Konfigurationstest. Dieser prüft:
- Verbindung & DMS: Erreichbarkeit der microtech GraphQL-Schnittstelle und grundlegender Zugriff auf das DMS-Archiv.
- Schema-Prüfung: Vorhandensein der erforderlichen Selektionsfelder (
fldSel30310) in aktiven und archivierten Vorgängen. - Kreditor: Gültigkeit des Standard-Kreditors in der microtech-Adressdatenbank.
- Vorgangsarten & Mappings: Existenz und Eindeutigkeit der gemappten microtech-Vorgangsarten sowie Eindeutigkeit der Zahlungsarten-Mappings.
- Dokumentarten (DMS): Sofern hinterlegt, Existenz der Dokumentarten für Originalbeleg und Zusatzdokumente in microtech (
tblDocumentTypes). - Ignorierte Artikel: Sofern hinterlegt, Existenz und Eindeutigkeit der Artikelnummern in microtech (
tblProducts). Sind keine Artikel hinterlegt, wird dies als Warnung oder Hinweis angezeigt.
Korrigieren Sie bei Fehlern die betroffenen Portalwerte oder die zugehörigen Datensätze in microtech, speichern Sie erneut und wiederholen Sie den Test.
Optionale Einstellungen
Die Konfiguration von Dokumentarten und ignorierten Artikeln ist optional. Sind keine Dokumentarten oder ignorierten Artikel hinterlegt, schlägt der Konfigurationstest deshalb nicht fehl; für nicht konfigurierte ignorierte Artikel wird ein Hinweis mit dem Status Warnung angezeigt.
DMS-Lizenz
Die DMS-Lizenz in microtech muss separat geprüft werden und ist nicht Bestandteil des automatisierten Tests.
Ein erfolgreicher Test ersetzt nicht die fachliche Kontrolle der aus microtech gelesenen Empfängerdaten sowie der zugeordneten Zahlungsarten, Dokumentarten und ignorierten Artikel.
Manuelle Synchronisation
Über die Schaltfläche Sync in der Kopfzeile kann eine manuelle Synchronisation der Eingangsrechnungen ausgelöst werden. Dies ist hilfreich, wenn Sie den Verarbeitungsprozess außerhalb des regulären Intervalls anstoßen möchten.
Aktivierung
Die Aktivierung der Invoice-Komponente ist nach einem erfolgreichen Konfigurationstest möglich. Für die volle Funktionalität müssen die Module microtech und Mail aktiv sein.
- Prüfen Sie, ob der richtige Mandant ausgewählt ist und die Konfiguration gespeichert wurde.
- Wechseln Sie zum Bereich Rechnungs Automatisierung.
- Setzen Sie den Schalter von Deaktiviert auf Aktiviert.
- Speichern Sie die Änderung.
Die ergänzenden Regeln, der VorgangPositionen-Editor und die Ansichten werden anhand der microtech-Konfiguration für ConnectINVOICE eingerichtet und geprüft. Dort ist auch beschrieben, wie der mandantenspezifische Zugangstoken für die microtech-Regel zum Belegvergleich kopiert wird.
Nächste Schritte
- Falls noch nicht eingerichtet: Mail-Komponente im Portal konfigurieren
- Sobald die Mandantenkonfiguration vollständig ist: Weiter zur Anleitung für den Rechnungsprozess (Anwendung & Prozesse)