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ConnectINVOICE im Arbeitsalltag
ConnectINVOICE unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Eingangsbelegen. Rechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen werden aus dem zentralen Eingangsrechnungspostfach verarbeitet und als Eingangsbelege in microtech bereitgestellt.
Diese Seite beschreibt die tägliche Arbeit mit ConnectINVOICE aus Anwendersicht. Die Diagramme zeigen dabei den geprüften Ablauf. Die Texte darunter erklären die einzelnen Entscheidungspunkte und Arbeitsschritte.
Wann Sie ConnectINVOICE verwenden
Verwenden Sie ConnectINVOICE, wenn Sie Eingangsbelege prüfen oder weiterbearbeiten, die über das zentrale Eingangsrechnungspostfach eingegangen sind.
Typische Aufgaben sind:
- abgelehnte Mails im Eingangsrechnungspostfach prüfen
- neue Eingangsrechnungen prüfen
- Gutschriften vom Lieferanten prüfen
- Eingangsrechnungskorrekturen prüfen
- eine falsch erkannte Vorgangsart über die ursprüngliche Mail und den passenden CC-Code neu einreichen
- Sperrgründe an einem Eingangsbeleg klären
- Belege mit Bestellung, Lieferschein oder Wareneingang abgleichen
- einen vollständig geklärten Eingangsbeleg buchen und archivieren
ConnectINVOICE ersetzt nicht die fachliche Rechnungsprüfung. Das System bereitet den Eingangsbeleg vor und zeigt erkannte Daten, Hinweise und Sperren an. Die abschließende Prüfung und Entscheidung bleibt bei der zuständigen Fachperson.
Wo Sie ConnectINVOICE finden
Die Bearbeitung findet an zwei Stellen statt: im Eingangsrechnungspostfach für die eingehenden und abgelehnten Mails sowie in microtech für die angelegten Eingangsbelege.
In microtech öffnen Sie den angelegten Eingangsbeleg so:
- Öffnen Sie den Arbeitsbereich Einkauf.
- Öffnen Sie den Reiter Eingangsbelege.
- Klicken Sie den gewünschten Eingangsbeleg in der linken Vorgangsliste an.
- Prüfen Sie die Details in den Fenstern Akt. Vorgang, Positionen und Zugeordnetes Dokument.
Die genaue Bezeichnung des Registers kann je nach Einrichtung abweichen. Gemeint ist der Bereich, in dem Eingangsrechnung, Eingangsrechnungskorrektur und Gutschrift vom Lieferanten gemeinsam bearbeitet werden.
Gesamtprozess
Der folgende Ablauf ist die Leitlinie für die tägliche Bearbeitung. Beginnen Sie mit abgelehnten Mails, öffnen Sie danach den Eingangsbeleg in microtech und folgen Sie den Entscheidungen im Diagramm von oben nach unten.
Wenn eine Entscheidung im Diagramm auf eine Korrektur führt, schließen Sie diese Korrektur zuerst ab und prüfen den Eingangsbeleg danach erneut. Erst wenn die Prüfung wieder am nächsten Entscheidungspunkt angekommen ist, fahren Sie mit Belegbezug, Aggregatvergleich oder Buchung fort.
Abgelehnte Mails bearbeiten
Abgelehnte Mails werden vor der Bearbeitung in microtech geprüft. Das Diagramm unterscheidet drei Fälle: unwichtige Mail, wichtige Mail ohne Eingangsbeleg und Mail mit Eingangsbeleg, der nicht erkannt wurde.
Gehen Sie abgelehnte Mails so durch:
- Öffnen Sie den Ordner für abgelehnte oder fehlerhafte Mails im Eingangsrechnungspostfach. Hinweis: Das System ergänzt bei diesen Mails automatisch den Betreff und den Inhalt um einen Fehlerhinweis (Rejection Hint), um die Ursache (z. B. "Keine Rechnung erkannt" oder technische Fehler) anzuzeigen.
- Prüfen Sie, ob die Mail wichtige oder weiterzuverarbeitende Daten enthält.
- Wenn die Mail nicht wichtig ist, löschen Sie sie oder markieren Sie sie als gelesen.
- Wenn die Mail wichtig ist, aber keinen Eingangsbeleg enthält, bearbeiten Sie sie außerhalb von ConnectINVOICE weiter.
- Wenn die Mail einen Eingangsbeleg enthält, aber nicht erkannt wurde, reichen Sie die Mail mit dem passenden CC-Code erneut ein.
- Prüfen Sie danach wieder den regulären ConnectINVOICE-Ablauf.
Die konkreten Ordnernamen hängen von Ihrer Einrichtung ab. Typische Ordner sind Eingang, In Bearbeitung, Archiv und Fehler beziehungsweise Rejected.
Eingangsbeleg öffnen und prüfen
Nach der Mailprüfung wechseln Sie in microtech. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Einkauf, den Reiter Eingangsbelege und klicken Sie den Eingangsbeleg in der linken Vorgangsliste an.
Prüfen Sie zuerst das Fenster Zugeordnetes Dokument. Es zeigt den Beleg, gegen den die Daten im Vorgang geprüft werden.
Prüfen Sie danach im Fenster Akt. Vorgang und in den Positionen mindestens:
- Belegart, zum Beispiel Rechnung, Gutschrift oder Eingangsrechnungskorrektur
- Lieferant beziehungsweise Adresse
- Belegnummer, Datum und Zahlungsdaten
- Netto- und Bruttobeträge
- Positionen, Mengen, Einheiten, Artikelnummern und Preise
- Feld Ist Gesperrt
- angezeigte Sperrhinweise oder Informationen
- Feld Bezugsbelege zum Vorgang, falls ein Bezug zu Bestellung, Lieferschein oder Wareneingang erwartet wird
Die nächsten Entscheidungen folgen der Reihenfolge im Hauptdiagramm: erst falsche Vorgangsart, dann falsches Datum, dann Sperrgründe, danach Belegbezug und Aggregatvergleich.
Automatische Zuweisung von Artikeln und Kostenstellen
ConnectINVOICE versucht, Artikelnummern und Kostenstellen automatisch zuzuweisen, um die manuelle Nacharbeit in microtech zu minimieren.
So funktioniert die Zuweisung:
- Metadaten aus E-Rechnungen: Bei elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) werden Artikelnummern direkt aus den XML-Metadaten extrahiert. Das System unterscheidet dabei zwischen Ihrer internen Artikelnummer und der Artikelnummer des Lieferanten.
- Intelligenter Abgleich (KI/RAG): Falls im Dokument keine interne Artikelnummer gefunden wird (was bei PDF-Rechnungen die Regel ist, aber auch bei E-Rechnungen vorkommen kann), nutzt das System einen automatischen Abgleich mit Ihren historischen Buchungsdaten.
- Das System verwendet die Artikelbeschreibung und (falls vorhanden) die Lieferanten-Artikelnummer aus dem Dokument.
- Die KI vergleicht diese Daten mit Belegen aus der Vergangenheit für denselben Lieferanten.
- Wird eine Übereinstimmung gefunden, übernimmt ConnectINVOICE automatisch die zugehörige interne Artikelnummer sowie die damals verwendete Kostenstelle.
- Lernendes System: Durch die regelmäßige Synchronisation der Belegarchive lernt das System ständig dazu. Je mehr Belege Sie in microtech buchen, desto besser wird die automatische Erkennung für diesen Lieferanten.
Was Sie beachten sollten: Obwohl das System eine hohe Trefferquote erzielt, sollten Sie bei neuen Lieferanten oder neuen Artikeln besonders auf die korrekte Zuweisung in den Positionen achten. Falls eine Zuweisung nicht möglich war, bleibt das Feld leer und der Beleg wird in der Regel mit einem Sperrhinweis ("Fehlende Artikelnummer") versehen. Korrigieren Sie dies wie im Abschnitt Sperrgründe bearbeiten beschrieben.
Falsche Vorgangsart korrigieren
Wenn die Vorgangsart falsch ist, wird der angelegte Vorgang nicht im gleichen Vorgang korrigiert. Der falsch angelegte Vorgang wird archiviert, die ursprüngliche Mail wird im Outlook-Ordner Archived gesucht und mit passendem CC-Code neu eingereicht.
- Archivieren Sie den aktuellen Vorgang mit der falschen Vorgangsart ungebucht.
- Suchen Sie die ursprüngliche Mail im Outlook-Ordner Archived.
- Entscheiden Sie, welche Vorgangsart erzeugt werden muss: Rechnung, Gutschrift oder Eingangsrechnungskorrektur.
- Leiten Sie die Mail mit dem passenden Betreff-Kennzeichen an das überwachte Eingangsrechnungspostfach weiter.
- Öffnen Sie den neu erzeugten ConnectInvoice-Vorgang in der Vorgangsliste.
- Prüfen Sie Belegart, Kopfdaten, Positionen und zugeordnetes Dokument erneut.
Dasselbe Vorgehen gilt, wenn eine abgelehnte Mail einen Eingangsbeleg enthält, aber nicht erkannt wurde.
Betreff-Kennzeichen
Für den im Diagramm gezeigten Weg werden diese Kennzeichen im Mailbetreff genutzt:
| Betreff-Kennzeichen | Erwarteter Beleg |
|---|---|
[CC:380] | Rechnung |
[CC:381] | Gutschrift |
[CC:384] | Eingangsrechnungskorrektur |
Weitere E-Rechnungs-Typen
Bei E-Rechnungen (XML) können im Mailbetreff auch weitere numerische UNTDID 1001 Codes verwendet werden, sofern diese in der Portal-Konfiguration einer entsprechenden microtech-Vorgangsart zugewiesen wurden.
Hinweis: Für PDF-Belege ist die manuelle Klassifizierung aktuell auf die drei oben genannten Standard-Codes (380, 381, 384) beschränkt.
Falsches Datum korrigieren
Wenn das Vorgangsdatum falsch ist, verwenden Sie in microtech die Funktion Datum neu setzen.
- Führen Sie am betroffenen Eingangsbeleg die Funktion Datum neu setzen aus.
- Öffnen Sie den Vorgang direkt danach.
- Tragen Sie das richtige Datum ein.
- Speichern Sie den Vorgang.
- Prüfen Sie anschließend, ob Ist Gesperrt aktiv ist oder ein Sperrhinweis angezeigt wird.
Wichtig
Nach dem Ausführen der Funktion ist das Datum zunächst leer. Der Vorgang muss deshalb direkt geöffnet und mit einem neuen Datum gespeichert werden.
Sperrgründe bearbeiten
Wenn Ist Gesperrt aktiv ist oder ein Sperrhinweis angezeigt wird, folgen Sie dem Sperrgrund-Ablauf. Der Beleg geht danach zurück in die Prüfung.
Bearbeiten Sie Sperrgründe so:
- Lesen Sie den Sperrhinweis am Eingangsbeleg.
- Notieren Sie alle angezeigten Sperrgründe.
- Prüfen Sie, ob eine Artikelnummer fehlt.
- Wenn eine Artikelnummer fehlt, öffnen Sie die Schnellwahl MT-VorgangPositionen-Editor.
- Wählen Sie die betroffene Position aus.
- Ergänzen oder korrigieren Sie die Artikelnummer.
- Speichern Sie die Änderung.
- Prüfen und beheben Sie danach weitere angezeigte Sperrgründe.
- Entsperren Sie den Eingangsbeleg oder prüfen Sie ihn erneut.
- Fahren Sie im Hauptablauf wieder bei der Belegprüfung fort.
Wenn keine Artikelnummer fehlt, überspringen Sie den Positionseditor und prüfen direkt die weiteren angezeigten Sperrgründe.
Belegbezug und Aggregatvergleich
Dieser Abschnitt beschreibt den Entscheidungspunkt Benötigt der Vorgang einen Belegbezug? aus dem Hauptdiagramm. Wenn kein Belegbezug benötigt wird, bearbeiten Sie den Vorgang ohne Belegbezug weiter und gehen zum Abschluss. Wenn ein Belegbezug benötigt wird, folgen Sie dem folgenden Ablauf.
Stellen Sie den Belegbezug so her:
- Prüfen Sie im Feld Bezugsbelege zum Vorgang, ob bereits ein passender Bezug vorhanden ist.
- Wenn ein passender Bezug vorhanden ist, starten Sie direkt den Aggregatvergleich.
- Wenn kein Bezug vorhanden ist, suchen Sie im Fenster Zugeordnetes Dokument nach Bestellnummer, Lieferschein oder Referenz.
- Wenn Sie darüber einen passenden Bezugsbeleg finden, ordnen Sie ihn dem Eingangsbeleg zu.
- Wenn Sie keinen passenden Bezugsbeleg finden, suchen Sie passende Bestellungen in microtech.
- Prüfen Sie bei Bedarf alle Bestellungen zur Adresse der Eingangsrechnung.
- Ordnen Sie den gefundenen Bezugsbeleg dem Eingangsbeleg zu.
Führen Sie danach den Aggregatvergleich aus:
- Starten Sie die Schnellwahl MT-ER-vs-Bestellungen-Aggregatvergleich.
- Lesen Sie das Ergebnis im Infofeld des Vorgangs.
- Wenn das Ergebnis in Ordnung ist, prüfen Sie, ob offene Lieferpositionen vorhanden sind.
- Wenn keine offenen Lieferpositionen vorhanden sind, fahren Sie mit Abschluss und Buchung fort.
- Wenn offene Lieferpositionen vorhanden sind, entscheiden Sie fachlich, ob trotzdem gebucht werden darf.
- Wenn das Ergebnis nicht in Ordnung ist, prüfen Sie die Abweichungen im Beleg.
- Wenn eine Korrektur möglich ist, korrigieren und speichern Sie den Beleg.
- Starten Sie danach den Aggregatvergleich erneut.
- Wenn keine Korrektur möglich ist, entscheiden Sie, ob trotz zulässiger Abweichung gebucht werden darf.
- Wenn nicht gebucht werden darf, klären Sie die offenen Punkte.
Abschluss und Buchung
Der Abschluss folgt erst, wenn der Vorgang nach Belegprüfung, Sperrgründen, Belegbezug und Aggregatvergleich vollständig geklärt ist.
Gehen Sie beim Abschluss so vor:
- Prüfen Sie, ob eine ConnectWorkflow-Freigabe erforderlich ist.
- Wenn eine Freigabe erforderlich ist, schließen Sie diese vollständig ab oder prüfen Sie den Freigabestatus.
- Prüfen Sie danach, ob der Vorgang vollständig geklärt und nicht mehr gesperrt ist.
- Wenn noch offene Punkte vorhanden sind, klären Sie diese zuerst.
- Wenn der Vorgang vollständig geklärt ist, führen Sie die Schaltfläche Buchen aus.
- Archivieren Sie den Eingangsbeleg.
- Prüfen Sie, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist.
Woran Sie erfolgreiche Verarbeitung erkennen
| Situation | Erfolgszeichen |
|---|---|
| Mail wurde verarbeitet | Die Mail liegt im Archiv- beziehungsweise Erfolgsordner des Rechnungspostfachs. |
| Abgelehnte Mail wurde geprüft | Unwichtige Mails sind gelöscht oder gelesen markiert; wichtige Mails wurden weiterverarbeitet. |
| Mail wurde neu eingereicht | Die Mail wurde mit passendem CC-Code an das überwachte Eingangsrechnungspostfach weitergeleitet. |
| Eingangsbeleg wurde angelegt | Der Beleg ist im Bereich Einkauf im Reiter Eingangsbelege sichtbar. |
| Dokument wurde zugeordnet | Im Fenster Zugeordnetes Dokument wird der richtige Beleg angezeigt. |
| Datenprüfung ist abgeschlossen | Kopfdaten und Positionen stimmen mit dem Dokument überein. |
| Sperrgrund wurde gelöst | Ist Gesperrt ist nicht mehr aktiv oder der konkrete Sperrhinweis ist entfernt. |
| Belegbezug wurde geklärt | Das Feld Bezugsbelege zum Vorgang enthält den passenden Bezug oder der fehlende Bezug ist fachlich begründet. |
| Aggregatvergleich ist abgeschlossen | Das Infofeld zeigt ein nachvollziehbares Ergebnis und offene Abweichungen sind geklärt. |
| Bearbeitung ist abgeschlossen | Der Eingangsbeleg ist gebucht und archiviert. |
Sichtbare Zustände und was zu tun ist
| Zustand oder Hinweis | Bedeutung | Was Sie tun sollten |
|---|---|---|
| Mail im Bearbeitungsordner | Die Mail wird gerade verarbeitet. | Warten Sie kurz und prüfen Sie danach den Eingangsbeleg oder den Abschlussordner. |
| Mail im Fehler- oder Ablehnungsordner | Die Mail konnte nicht regulär verarbeitet werden. | Prüfen Sie, ob ein Eingangsbeleg enthalten ist, und reichen Sie sie bei Bedarf mit passendem CC-Code erneut ein. |
| Eingangsbeleg sichtbar | ConnectINVOICE hat einen Vorgang in microtech angelegt. | Öffnen und prüfen Sie Belegart, Dokument, Kopfdaten und Positionen. |
| Ist Gesperrt aktiv | Der Beleg hat offenen Klärbedarf. | Lesen Sie die Sperrhinweise und beheben Sie die Ursache vor der Buchung. |
| Fehlende Artikelnummer | Mindestens eine Position benötigt eine Artikelnummer. | Korrigieren Sie die Position über den MT-VorgangPositionen-Editor. |
| Falsche Vorgangsart | Der Beleg wurde als falscher Belegtyp angelegt. | Archivieren Sie den falschen Vorgang, suchen Sie die ursprüngliche Mail in Archived und reichen Sie sie mit passendem CC-Code neu ein. |
| Falsches Datum | Das Vorgangsdatum passt nicht zum Dokument. | Nutzen Sie Datum neu setzen, öffnen Sie den Vorgang direkt danach und speichern Sie das richtige Datum. |
| Abweichung im Aggregatvergleich | Eingangsbeleg und Bezugsbeleg stimmen nicht vollständig überein. | Prüfen Sie die Abweichung, korrigieren Sie die Daten oder klären Sie den Vorgang fachlich. |
| Offene Lieferpositionen | Zur Bestellung sind noch nicht abgeschlossene Positionen vorhanden. | Entscheiden Sie fachlich, ob der Beleg trotzdem gebucht werden darf. |
Fehlerbehebung
| Problem | Mögliche Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Der erwartete Eingangsbeleg ist nicht sichtbar. | Die Mail ist noch in Verarbeitung oder wurde abgelehnt. | Prüfen Sie das Eingangsrechnungspostfach und den Ablehnungsordner. |
| Eine Mail wurde nicht als Rechnung, Gutschrift oder Korrektur erkannt. | Der Eingangsbeleg wurde nicht automatisch erkannt oder ohne passenden CC-Code eingereicht. | Prüfen Sie die Mail und reichen Sie sie mit dem passenden CC-Code erneut ein. |
| Die Vorgangsart ist falsch. | Die Mail wurde als falscher Belegtyp angelegt. | Archivieren Sie den falschen Vorgang, suchen Sie die ursprüngliche Mail in Archived und reichen Sie sie mit passendem CC-Code neu ein. |
| Das falsche Dokument wird angezeigt. | Der Beleg oder die Zuordnung ist nicht korrekt. | Vergleichen Sie das Zugeordnete Dokument mit dem Vorgang und klären Sie den Fall intern. |
| Der Beleg ist gesperrt. | Es gibt offene Sperrgründe. | Lesen und beheben Sie alle Sperrhinweise, bevor Sie buchen. |
| Eine Artikelnummer fehlt. | Eine Position konnte keinem Artikel zugeordnet werden. | Ergänzen oder korrigieren Sie die Artikelnummer über den MT-VorgangPositionen-Editor und prüfen Sie den Beleg erneut. |
| Der Beleg passt nicht zur Bestellung. | Menge, Preis, Einheit oder Bezug stimmen nicht. | Stellen Sie den Belegbezug her, führen Sie den Aggregatvergleich aus und klären oder korrigieren Sie die Abweichungen. |
| Die Buchung ist nicht möglich. | Der Beleg ist nicht vollständig geklärt, gesperrt oder eine Freigabe fehlt. | Klären Sie Freigabe, Sperren, Belegbezug und Aggregatvergleich vor der Buchung. |
Häufige Fragen
Warum sehe ich keinen Eingangsbeleg?
Prüfen Sie zuerst, ob die Mail noch verarbeitet wird oder im Ablehnungsordner liegt. Wenn die Mail einen Eingangsbeleg enthält, aber nicht erkannt wurde, reichen Sie sie mit dem passenden CC-Code erneut ein.
Wie werden Artikelnummern und Kostenstellen vergeben?
Das System nutzt einen intelligenten Abgleich mit Ihren historischen Buchungsdaten. Basierend auf dem Lieferanten, der Artikelbeschreibung und ggf. der im Dokument gefundenen Lieferanten-Artikelnummer sucht die KI nach passenden Artikeln und Kostenstellen, die Sie in der Vergangenheit bereits verwendet haben. Eigene interne Artikelnummern werden bei E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) direkt aus den Metadaten übernommen, falls der Lieferant diese mitschickt.
Was mache ich bei einer falschen Belegart?
Bearbeiten Sie den falsch angelegten Vorgang nicht weiter. Archivieren Sie ihn ungebucht, suchen Sie die ursprüngliche Mail im Outlook-Ordner Archived und reichen Sie sie mit dem passenden CC-Code neu ein.
Darf ich einen gesperrten Beleg buchen?
Ein gesperrter Beleg hat offenen Klärbedarf. Lesen Sie die Sperrhinweise und klären Sie die Ursache vor der Buchung. Danach prüfen Sie den Eingangsbeleg erneut und fahren im Hauptablauf fort.
Was bedeutet der Aggregatvergleich?
Der Aggregatvergleich prüft den Eingangsbeleg gegen zugeordnete Bestellungen oder Bezugsbelege. Er hilft dabei, Mengen-, Preis-, Einheiten- oder Positionsabweichungen vor der Buchung zu erkennen.
Was mache ich, wenn offene Lieferpositionen angezeigt werden?
Prüfen Sie, ob die offenen Positionen für die aktuelle Rechnung relevant sind. Wenn der Beleg trotz offener Positionen oder zulässiger Abweichung gebucht werden darf, fahren Sie mit Abschluss und Buchung fort. Andernfalls klären Sie die offenen Punkte.
Wann ist die Bearbeitung abgeschlossen?
Die Bearbeitung ist abgeschlossen, wenn eine erforderliche Freigabe erledigt ist, der Vorgang vollständig geklärt und nicht mehr gesperrt ist, der Eingangsbeleg gebucht wurde und archiviert ist.