Einrichtung von microtech für ConnectINVOICE

Diese Anforderungen gelten ergänzend zur Basis-Konfiguration sowie zur Postfach-Konfiguration und sind für den vollen Funktionsumfang der ConnectInvoice-Komponente erforderlich.

Auf Wunsch kann die komplette Einrichtung der ConnectINVOICE-Schnittstelle durch MBCOM übernommen werden.

Checkliste der zu übermittelnden Daten

Diese Checkliste fasst die speziell für ConnectINVOICE an MBCOM weiterzugebenden Daten zusammen.

• Standard Adressnummer siehe Standard Adressnummer
• Nummer der Vorgangsart Eingangsrechnung oder der fachlich äquivalenten Vorgangsart im System (E-Rechnungscode 380), siehe Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration
• Nummer der Vorgangsart Eingangsrechnungskorrektur oder der fachlich äquivalenten Vorgangsart im System (E-Rechnungscode 384), siehe Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration
• Nummer der Vorgangsart Gutschrift vom Lieferanten oder der fachlich äquivalenten Vorgangsart im System (E-Rechnungscode 381), siehe Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration

Feldgruppe in Vorgängen

Für ConnectINVOICE wird in der Datendatei Vorgänge eine Feldgruppe mit der Bezeichnung ConnectINVOICE benötigt. In dieser Feldgruppe ist das nachfolgende Selektionsfeld anzulegen.

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Name	technischer Name gemäss microtech-Vorgabe, z. B. SelGrp_11
Bezeichnung	ConnectINVOICE
Anzahl der Spalten	2
Felder von links nach rechts anordnen	Nein

Der technische Name der Feldgruppe ist fachlich nicht relevant. Er wird von microtech vorgeschlagen und lässt sich nicht anpassen. Daher kann dieser Name je System abweichen.

Selektionsfeld in Vorgängen

Für ConnectINVOICE wird folgendes Selektionsfeld benötigt:

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Gruppe	ConnectINVOICE
Selektionsfeld*	Sel30310
Bezeichnung	Bezugsbelege zum Vorgang
Feld in Datensatz einfügen	Ja
Sichtbar in Eingabe	Ja
Schreibschutz in Eingabe	Nein
Feldart	Text (Unicode-String)
Feldgrösse	250
Feldeingabekennzeichen	Alles
Wert NULL nicht darstellen	Nein / nicht verwendet
Feldwert beim Kopieren von Datensätzen über das Erfassungsformular löschen	Ja
Feldwert beim Verschieben von Datensätzen in / aus History bzw. Archiv löschen	Nein

Die Feldnummer kann beim Anlegen manuell vergeben werden, wenn beim Klick auf Neues Feld die Strg-Taste gedrückt wird.

Sortierung für das Selektionsfeld

Zusätzlich sollte für dieses Selektionsfeld eine Sortierung mit Index angelegt werden.

Eigenschaft	Wert
Name	Sel30310
Bezeichnung	Bezugsbelege zum Vorgang
Für Sortierung einen Index erzeugen	Ja
Feldname 1	Bezugsbelege zum Vorgang [Sel30310]
Feldname 2	Nicht angegeben
Feldname 3	Nicht angegeben
Feldname 4	Nicht angegeben
Feldname 5	Nicht angegeben
Sortierungsfilter	leer
Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein	Nein
Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen	Nein
Index / Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung	Nein / nicht verwendet
Diese Sortierung in Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen	Ja
Sortierung soll numerisch erfolgen (für alle Indexfelder)	Nein
Speicherung der Felder - Art	Automatik verwenden

Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration

Für ConnectINVOICE müssen in microtech zusätzlich mindestens die folgenden Vorgangsarten vorhanden sein. Diese drei Vorgangsarten sind notwendig, da dies die typischen Belegarten sind, die von Lieferanten zugesendet werden. Die Bezeichnungen der Vorgangsarten können im jeweiligen System frei gewählt oder geändert worden sein. Gemeint ist daher jeweils die fachlich äquivalente Vorgangsart.

Vorgangsart	Standardnummer / Hinweis	E-Rechnungscode
Eingangsrechnung	normalerweise Standard mit Nummer 41	380
Eingangsrechnungskorrektur	muss normalerweise zusätzlich eingerichtet werden	384
Gutschrift vom Lieferanten	normalerweise Standard mit Nummer 92	381

Die verwendeten Nummern dieser Vorgangsarten bzw. der fachlich äquivalenten Vorgangsarten im jeweiligen System müssen für ConnectInvoice an MBCOM übermittelt werden.

Flexibles Mapping für E-Rechnungen (XML)

Für E-Rechnungen (XML-Format) können bei Bedarf weitere UNTDID 1001 Codes (z. B. für spezielle Geschäftsvorfälle) gemappt werden. Dazu müssen die entsprechenden Vorgangsarten in microtech angelegt und uns die zugehörigen Nummern mitgeteilt werden.

Wichtig: Diese Flexibilität gilt ausschließlich für E-Rechnungen. Bei PDF-Rechnungen ist die Verarbeitung systembedingt strikt auf die drei Standard-Typen (380, 381, 384) beschränkt. Andere Geschäftsvorfälle in PDF-Form können nicht automatisiert verarbeitet werden.

Standard Adressnummer

Zusätzlich muss uns für ConnectINVOICE eine Standard Adressnummer mitgeteilt werden. Unter dieser Adresse können Eingangsbelege angelegt werden, wenn keine Zuordnung auf eine bestehende Lieferantenadresse möglich war.

Artikel für Eingangsbelege ohne Bestellbezug

Für ConnectINVOICE sollten allgemeine Artikel für diverse Eingangsbelege ohne Bestellbezug vorhanden sein, im Folgenden DV-Artikel, wobei DV für Divers steht.
Diese Artikel dienen als allgemeine Positionsartikel für importierte E-Rechnungen, wenn keine artikelgenaue Übernahme aus einer Bestellung möglich ist.
Über diese DV-Artikel erfolgt anschließend die gewünschte Kontozuordnung in microtech.

DV-ARTIKELNAME ist dabei nur ein Vorschlag für ein mögliches Benennungsschema.
Technisch kann auch jede andere eindeutige Artikelnummer bzw. Artikelbezeichnung verwendet werden.
Wichtig ist nur, dass die vorgesehenen Artikel im Zielsystem vorhanden sind und fachlich zur gewünschten Kontozuordnung passen.

Je nach Buchungslogik können mehrere DV-Artikel erforderlich sein, zum Beispiel für unterschiedliche Aufwandsarten oder für unterschiedliche Steuer- bzw. Kontenkombinationen.

Importvorlage für DV-Artikel

• Die Datei DV_Artikel_Import-Vorlage.xlsx enthält eine mögliche Importvorlage für solche DV-Artikel.
• Das Import-Layout DV-Artikel-Import.BPL gehört zu dieser Importvorlage und kann für den Import der DV-Artikel in microtech verwendet werden.

Wichtiger Hinweis

Dieses Import-Layout ist ein von MBCOM bereitgestelltes Standardlayout, das gezielt nur die aus unserer Sicht wesentlichen Felder für diesen Anwendungsfall anspricht.
Weitere Felder können beim Import je nach Einstellungen, Automatismen, Parametern, Vorgaben und Regeln des jeweiligen microtech-Systems zusätzlich automatisch gesetzt, vorbelegt oder verändert werden.
Die fachliche und technische Prüfung, ob dadurch im konkreten Zielsystem korrekte Werte entstehen, liegt beim jeweils einsetzenden Unternehmen bzw. beim betreuenden Partner.

Dies gilt auch für die Felder, die durch unser Standardlayout direkt gesetzt werden.
Auf individuelle Besonderheiten, kundenspezifische Erweiterungen, abweichende Parametrisierungen, bestehende Automatismen oder spezielle Regeln im jeweiligen Zielsystem kann dieses Standardlayout nicht automatisch Rücksicht nehmen.
Vor produktivem Einsatz müssen Importvorlage und Import-Layout daher immer im jeweiligen System geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Die Vorlage verwendet die folgenden Spalten:

Feld	Bedeutung / Hinweis
Artikelnummer	Eindeutige Artikelnummer des Datensatzes. Pro Artikel nur einmal verwenden. Falls bereits DV-Artikel im System vorhanden sind, auf doppelte Nummern achten.
Suchbegriff	Suchschlüssel für den Artikel.
Art des Artikels	Artikelart des Datensatzes, in der Vorlage Standardartikel.
Warengruppennummer	Vorhandene bzw. eingerichtete Warengruppennummer des Zielsystems verwenden.
Kurzbezeichnung 1	Kurze Artikelbezeichnung.
Bezeichnung 1	Ausführlichere Artikelbezeichnung.
Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden	Muss auf WAHR stehen, damit für den Artikel abweichende FiBu-Erfolgskonten hinterlegt werden können.
Einheit	Artikeleinheit, empfohlen z. B. Stk. entsprechend der im System hinterlegten Einheit für Stück.
History	Empfohlen: WAHR.
Lagerfähig	Empfohlen: FALSCH.
Umsatzfähig	Empfohlen: WAHR.
Erfolgs-Umsatzsteuerkonten	Zuordnung Steuerschlüssel=Kontonummer, mehrere Einträge durch Komma getrennt. Bitte nur Steuerschlüssel und Kontonummern verwenden, die im Zielsystem vorhanden sind.

Das Blatt Import-Vorschläge enthält bereits Beispielartikel für typische Aufwandsarten, zum Beispiel Bewirtungskosten, Bürobedarf, Internet, Porto, Versicherungen oder Wartungskosten. Die dort vorgeschlagenen Datensätze sind als Ausgangsbasis zu verstehen. Insbesondere Warengruppennummer, Steuerschlüssel und Kontonummern müssen an das jeweilige Zielsystem angepasst werden.

Die in der Vorlage enthaltenen Artikelnummern mit dem Präfix DV- sind Beispielwerte und können bei Bedarf an das jeweilige System angepasst werden. Wichtig für ConnectINVOICE ist nicht das konkrete Benennungsschema, sondern dass die vorgesehenen allgemeinen Artikel für E-Rechnungen ohne Bestellbezug vorhanden sind und die benötigte Kontozuordnung darüber abgebildet wird.

Regel für Neusetzung vom Datum

Diese Regel stellt in microtech für ConnectINVOICE eine eigene Funktion Datum neu setzen bereit. Die Funktion löscht am Vorgang das Feld Datum [Dat] und weist den Benutzer anschließend darauf hin, den Vorgang direkt zu öffnen und ein neues Datum zu setzen.

Die Regel ist für die in ConnectINVOICE verwendeten Eingangsbelegarten vorgesehen, bei denen das Vorgangsdatum bewusst neu gesetzt werden muss.

Wichtig

Nach dem Ausführen der Funktion ist das Vorgangsdatum leer. Der betroffene Vorgang muss deshalb umgehend geöffnet und mit einem neuen Datum gespeichert werden.

Regel anlegen

Legen Sie in microtech eine neue Regel mit der Auswertungsposition Eigene Abläufe (Funktionen) an. Empfohlene Einstellungen für den Regelkopf:

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer gemäß Systemvorgabe
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Datum neu setzen oder gemäß lokaler Namenskonvention
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Eigene Abläufe (Funktionen)
Beschriftung	Datum neu setzen
Beschreibung	leer
Tastenkombination	Keine
Symbol	passendes Datum- bzw. Kalender-Symbol

Bedingungen

Die Funktion soll nur für die vorgesehenen ConnectINVOICE-Vorgangsarten und nur in fachlich zulässigen Zuständen verfügbar sein. Verwenden Sie dafür die Vorgangsarten aus der ConnectINVOICE-Einrichtung:

Fachliche Vorgangsart	E-Rechnungscode
Eingangsrechnung	380
Eingangsrechnungskorrektur	384
Gutschrift vom Lieferanten	381

In der Formel müssen die jeweils im Kundensystem verwendeten microtech-Nummern dieser Vorgangsarten eingesetzt werden.

Aktivieren Sie im Bereich Bedingungen (Wenn) die Option:

• Verfügbarkeitsbedingung für Schaltfläche

Nicht aktiviert werden:

• Immer ausführen
• Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten
• Unterstützung für Mehrfachauswahl
• Über eine Formel definieren (vor dem Ausführen)

Formel für die Verfügbarkeitsbedingung:

(«Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnung> or «Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnungskorrektur> or «Vog.Art»=<Nummer Gutschrift vom Lieferanten>) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true))

Vorgangsarten prüfen

Die Platzhalter in der Formel müssen vor dem Speichern durch die tatsächlichen Vorgangsartnummern aus dem jeweiligen microtech-System ersetzt werden. Gemeint sind die fachlich äquivalenten Vorgangsarten Eingangsrechnung, Eingangsrechnungskorrektur und Gutschrift vom Lieferanten.

Schritt 1: Datum löschen

Legen Sie als erste Anweisung eine Feldzuweisung an.

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Feldzuweisungen
Bezeichnung	Datum löschen
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja

Zuweisung:

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Datum [Dat]	Feldwert löschen	leer

Die folgenden Kennzeichen bleiben deaktiviert:

• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten
• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten

Schritt 2: Aufforderung anzeigen

Legen Sie als zweite Anweisung eine Meldung an.

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Meldung / Abfrage
Bezeichnung	Aufforderung
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Dialogart	Hinweis
Layout	Bitte öffnen Sie nun den Vorgang umgehend und setzen Sie ein neues Datum!
Schaltflächen	Ok und (Keine)

Die folgenden Kennzeichen bleiben deaktiviert:

• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten
• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten

Prüfung nach der Einrichtung

Prüfen Sie nach dem Speichern der Regel mindestens die folgenden Punkte:

1. Die Funktion Datum neu setzen ist bei den vorgesehenen ConnectINVOICE-Vorgangsarten sichtbar.
2. Die Funktion ist bei ungebuchten Vorgängen verfügbar.
3. Die Funktion ist bei gebuchten und stornierten Vorgängen verfügbar.
4. Die Funktion ist bei gebuchten, nicht stornierten Vorgängen nicht verfügbar.
5. Nach dem Ausführen ist das Feld Datum [Dat] leer und die Hinweismeldung wird angezeigt.

Regel für Belegnummer 1 für DATEV-konforme Auftragsbuchungen

Diese Regel wird in microtech eingerichtet, damit in der Auftragsbuchungsliste das Feld Belegnummer 1 mit der externen Belegnummer gefüllt wird. Dadurch steht für die DATEV-Übergabe die externe Belegnummer an der erwarteten Stelle.

Ziel

Beim Buchen oder Stornieren relevanter Vorgangspositionen schreibt die Regel die externe Belegnummer in Belegnummer 1 [BelegNr1].

Einstellung	Wert
Bereich	Parameter > Abrechnung > Regeln für Auftrags-Buchungen
Regelbezeichnung	Beim Buchen / Stornieren von Positionen (aus Vorgängen) | MBCOM | Ext. BelegNr -> BelegNr 1
Auswertungsposition	Beim Buchen / Stornieren von Positionen (aus Vorgängen)
Bedingung	toint(«Vog.Art»)=41 or toint(«Vog.Art»)=109 or toint(«Vog.Art»)=92
Anweisungsart	Feldzuweisungen
Ziel-Feld	Belegnummer 1 [BelegNr1]
Art der Feldzuweisung	Feldwert über Formel füllen
Vorgabewert	«Vog.AuftrNr»

Einrichtung

1. In microtech die Parameter öffnen.
2. Zu Abrechnung > Regeln für Auftrags-Buchungen wechseln.
3. Eine neue Regel anlegen oder die bestehende MBCOM-Regel bearbeiten.
4. Die Regel aktivieren: Regel kann benutzt werden.
5. Als Auswertungsposition Beim Buchen / Stornieren von Positionen (aus Vorgängen) auswählen.
6. Unter Bedingungen (Wenn) die Option Über eine Formel definieren aktivieren.
7. Als Bedingungsformel eintragen:

toint(«Vog.Art»)=41 or toint(«Vog.Art»)=109 or toint(«Vog.Art»)=92

8. Unter Anweisungen (Dann) eine Anweisung vom Typ Feldzuweisungen anlegen.
9. In der Feldzuweisung das Feld Belegnummer 1 [BelegNr1] auswählen.
10. Als Art der Feldzuweisung Feldwert über Formel füllen setzen.
11. Als Vorgabewert eintragen:

«Vog.AuftrNr»

12. Regel und Parameter speichern.

Ergebnis

Wenn ein passender Vorgang gebucht oder storniert wird, übernimmt microtech die externe Belegnummer aus «Vog.AuftrNr» in die Auftragsbuchung Belegnummer 1 [BelegNr1].

Prüfung

Nach dem Speichern sollte ein Testbeleg mit einer der konfigurierten Vorgangsarten gebucht werden. In der Auftragsbuchungsliste muss anschließend Belegnummer 1 mit der externen Belegnummer gefüllt sein.

Wenn das Feld leer bleibt, zuerst prüfen:

• Ist die Regel aktiv?
• Entspricht die Vorgangsart einer der Werte 41, 109 oder 92?
• Ist in der Anweisung wirklich Belegnummer 1 [BelegNr1] als Ziel-Feld gesetzt?
• Ist der Vorgabewert exakt «Vog.AuftrNr»?

Regel für Belegvergleich mit Bezugsbeleg

Diese microtech-Regel stellt für ConnectINVOICE die Funktion Belegvergleich mit Bezugsbeleg bereit. Sie übermittelt die Belegnummer des ausgewählten Eingangsbelegs an die ConnectINVOICE-Schnittstelle und startet dort den Vergleich mit dem Bezugsbeleg.

Regelkopf

Pfad: Parameter -> Vorgänge und Zwischenbelege -> Regeln

Eigenschaft	Wert
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Eigene Abläufe (Funktionen) | MBCOM | Belegvergleich mit Bezugsbeleg
Auswertungsposition	Eigene Abläufe (Funktionen)
Beschriftung	Belegvergleich mit Bezugsbeleg
Tastenkombination	optional, z. B. Strg + Akut

Verfügbarkeitsbedingung

Aktivieren Sie Verfügbarkeitsbedingung für Schaltfläche und verwenden Sie folgende Formel:

(«Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnung> or «Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnungskorrektur> or «Vog.Art»=<Nummer Gutschrift vom Lieferanten>) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true))

Die Platzhalter müssen durch die tatsächlichen Vorgangsartnummern des jeweiligen microtech-Systems ersetzt werden.

Mandantenspezifischen Zugangstoken kopieren

Der benötigte JWT-Token wird im ConnectCLOUD-Portal beim jeweiligen Mandanten hinterlegt:

1. Im ConnectCLOUD-Portal den gewünschten Mandanten auswählen.
2. Administration öffnen.
3. Im Register Allgemein zum Bereich JWT Token wechseln.
4. Den Token über Kopieren in die Zwischenablage übernehmen.
5. Den kopierten Wert in microtech hinter Authorization: Bearer einfügen.

Richtigen Mandanten verwenden

Jeder Mandant besitzt einen eigenen JWT-Token. Für die Regel muss immer der Token des Mandanten verwendet werden, dessen Belege verarbeitet werden.

Der JWT-Token ist ab seiner Ausstellung ein Jahr gültig. Vor Ablauf muss ein neuer gültiger Token im ConnectCLOUD-Portal kopiert und im HTTP-Header der microtech-Regel ersetzt werden.

HTTP-Anweisung

Legen Sie unter Anweisungen (Dann) folgende Anweisung an:

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	HTTP Befehl senden
Bezeichnung	HTTP Post
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
URL	https://invoice.mbcom.cloud/api/invoice/v1/compare
Header	Authorization: Bearer <ZUGANGSTOKEN>
Methode	Erstellen (POST)
Format	Body (JSON-Format)
Parameter	leer
URL-Encoding für Header benutzen	Nein

Body:

{ "receiptNumber": "«Vog.BelegNr»", "executeEgisWrapper": true, "ignoredArticleNumbers": ["FRACHT", "DL70000"] }

Die Einträge in ignoredArticleNumbers werden beim Vergleich nicht berücksichtigt und müssen an das jeweilige Kundensystem angepasst werden. Wenn keine Artikel ausgeschlossen werden sollen, verwenden Sie "ignoredArticleNumbers": [].

Memo-Ausgabe – optional

Die Memo-Zuweisung wird für den Belegvergleich nicht benötigt. Sie dient ausschließlich dem Troubleshooting bei Problemen und kann ansonsten vollständig entfallen.

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Memo-Information [Memo]	Feldwert über Formel füllen	«StsCode»«StsText»«RespText»«RespHeaders»

VorgangPositionen-Editor

Der MT-VorgangPositionen-Editor stellt in microtech eine eigene Funktion bereit, mit der die Artikelnummern der Positionen eines ausgewählten Vorgangs geprüft und korrigiert werden können.

Die microtech-Regel übergibt die Belegnummer des ausgewählten Vorgangs an ein lokales PowerShell-Skript. Das Skript liest den Vorgang, seine Positionen und die verfügbaren Artikel über die microtech-GraphQL-Schnittstelle ein und zeigt die Positionen in einem eigenen Fenster an.

Im Editor kann ausschließlich die Artikelnummer geändert werden. Die übrigen angezeigten Positionsdaten sind schreibgeschützt. Positionen können mit diesem Werkzeug weder angelegt noch gelöscht werden.

Benötigte Dateien

Für den Editor werden die folgenden unveränderten Dateien benötigt:

C:\Program Files (x86)\microtech_Skripte\
|-- microtech-config.psd1
|-- Setup-MicrotechSecretStore.ps1
|-- Test-MicrotechGraphQLAuth.ps1
`-- MT-VorgangPositionen-Editor\
    `-- MT-VorgangPositionen-Editor.ps1

Datei	Aufgabe
MT-VorgangPositionen-Editor.ps1	Lädt und bearbeitet die Positionen des von microtech übergebenen Vorgangs.
microtech-config.psd1	Enthält die kundenspezifische Basis-URL und die OAuth-Client-ID.
Setup-MicrotechSecretStore.ps1	Speichert das OAuth-Client-Secret lokal und benutzergebunden.
Test-MicrotechGraphQLAuth.ps1	Prüft den Abruf eines OAuth-Zugriffstokens.

Technische Voraussetzungen

• Windows PowerShell 5.1
• Zugriff auf den Token-Endpunkt und den GraphQL-Endpunkt der microtech-Installation
• ein OAuth-Client für den Scope graphql
• Leseberechtigung für Vorgänge, Vorgangspositionen und Artikel
• Änderungsberechtigung für Vorgänge, Vorgangspositionen und die verwendeten Positionsfelder
• lokale Administratorrechte für das Kopieren nach C:\Program Files (x86)
• ein festgelegter Windows-Benutzer, unter dem microtech und der Editor später ausgeführt werden

Die GraphQL-Endpunkte werden standardmäßig aus der Basis-URL gebildet:

<BaseUrl>/token
<BaseUrl>/graphql/v1

Dateien installieren

1. Den Ordner C:\Program Files (x86)\microtech_Skripte anlegen, falls er noch nicht vorhanden ist.
2. microtech-config.psd1, Setup-MicrotechSecretStore.ps1 und Test-MicrotechGraphQLAuth.ps1 unverändert in diesen Ordner kopieren.
3. Den Unterordner MT-VorgangPositionen-Editor anlegen.
4. MT-VorgangPositionen-Editor.ps1 unverändert in den Unterordner kopieren.
5. Sicherstellen, dass die späteren Benutzer die Dateien lesen und ausführen dürfen, sie jedoch nicht unbeabsichtigt verändern können.

Die Integrität der kopierten Dateien kann bei Bedarf mit Get-FileHash zwischen Quelle und Ziel verglichen werden.

Verbindung konfigurieren

In microtech-config.psd1 werden die GrapQl Verbindungsdaten hinterlegt:

@{
  BaseUrl  = "https://<microtech-host>/<microtech-pfad>/"
  ClientId = "<client-id>"
}

BaseUrl und ClientId sind kundenspezifisch. Das Client-Secret darf nicht in dieser Datei gespeichert werden.

Der Editor sucht die Konfigurationsdatei relativ zu seinem eigenen Pfad eine Ordnerebene höher. Bei Verwendung der beschriebenen Ordnerstruktur wird deshalb automatisch diese Datei geladen:

C:\Program Files (x86)\microtech_Skripte\microtech-config.psd1

Client-Secret einrichten

Das Client-Secret wird mit Windows DPAPI verschlüsselt und standardmäßig in der folgenden Datei gespeichert:

%LOCALAPPDATA%\MBCOM\microtech_skripte_mbcom\microtech-graphql-clientsecret.credential.clixml

Die Datei ist an den aktuellen Windows-Benutzer und den Computer gebunden. Das Setup muss daher auf dem Zielcomputer unter genau dem Windows-Benutzer ausgeführt werden, unter dem microtech und der Editor später laufen.

Empfohlene interaktive Einrichtung

Eine Windows-PowerShell-Konsole unter dem späteren Benutzer öffnen und ausführen:

Set-Location "C:\Program Files (x86)\microtech_Skripte"
.\Setup-MicrotechSecretStore.ps1

Das Skript fragt das Secret verdeckt ab.

Nicht-interaktive Einrichtung

Falls eine automatisierte Übergabe erforderlich ist, kann das Secret als Parameter übergeben werden:

.\Setup-MicrotechSecretStore.ps1 -SecretValuePlain "<client-secret>"

Klartextparameter

Ein als SecretValuePlain übergebener Wert kann abhängig von der verwendeten Konsole oder der eingesetzten Verwaltungssoftware im Befehlsverlauf oder in Protokollen erscheinen. Die interaktive Eingabe ist deshalb vorzuziehen.

Wenn das Client-Secret geändert wird, muss das Setup unter dem betroffenen Windows-Benutzer erneut ausgeführt werden.

Authentifizierung prüfen

Nach der Einrichtung wird der mitgelieferte Authentifizierungstest ausgeführt:

Set-Location "C:\Program Files (x86)\microtech_Skripte"
.\Test-MicrotechGraphQLAuth.ps1

Erwartete Ausgabe:

OK: Authentifizierung erfolgreich.
token_type : Bearer
expires_in : 3600

Der konkrete Wert von expires_in wird vom OAuth-Server vorgegeben und kann abweichen.

Schlägt der Test fehl, müssen zuerst die folgenden Punkte geprüft werden:

• Stimmen BaseUrl und ClientId in microtech-config.psd1?
• Wurde das Secret auf demselben Computer unter demselben Windows-Benutzer eingerichtet?
• Ist das Client-Secret noch gültig?
• Sind Token- und GraphQL-Endpunkt vom Arbeitsplatz erreichbar?

microtech-Regel einrichten

Pfad in microtech:

• Parameter -> Vorgänge und Zwischenbelege -> Regeln

Dort eine neue Regel für eine eigene Funktion anlegen.

Regelkopf

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer; im gezeigten Beispiel 20
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Eigene Abläufe (Funktionen) | MBCOM | MT-VorgangPositionen-Editor
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Eigene Abläufe (Funktionen)
Beschriftung	MT-VorgangPositionen-Editor
Beschreibung	optional
Tastenkombination	Strg + E im gezeigten Beispiel
Symbol	geeignetes Bearbeiten-Symbol

Verfügbarkeitsbedingung

Unter Bedingungen (Wenn) wird ausschließlich Verfügbarkeitsbedingung für Schaltfläche aktiviert.

Die Funktion soll für die vorgesehenen ConnectINVOICE-Vorgangsarten verfügbar sein, wenn der Vorgang entweder ungebucht oder gebucht und storniert ist:

(«Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnung> or «Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnungskorrektur> or «Vog.Art»=<Nummer Gutschrift vom Lieferanten>) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true))

Die Platzhalter müssen durch die im jeweiligen Kundensystem verwendeten Vorgangsartnummern ersetzt werden. Im gezeigten Einrichtungsbeispiel lautet die Formel:

(«Vog.Art»=41 or «Vog.Art»=105 or «Vog.Art»=92) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true))

Die Nummern 41, 105 und 92 sind Beispielwerte müssen an die Eingangsbelege des jeweiligen Systems angepasst werden.

Die folgenden Optionen bleiben deaktiviert:

• Immer ausführen
• Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten
• Unterstützung für Mehrfachauswahl
• Über eine Formel definieren (vor dem Ausführen)
• Über eine verzweigte Formel definieren

Anweisung zum Starten des Editors

Unter Anweisungen (Dann) eine Anweisung mit den folgenden Werten anlegen:

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Programm / Datei / Link ausführen
Bezeichnung	Programm / Datei / Link ausführen oder gemäß Namenskonvention
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Programm	C:\Windows\System32\WindowsPowerShell\v1.0\powershell.exe

Als Aufrufparameter wird eingetragen:

-NoProfile -ExecutionPolicy Bypass -File "C:\Program Files (x86)\microtech_Skripte\MT-VorgangPositionen-Editor\MT-VorgangPositionen-Editor.ps1" -Belegnummer "«Vog.BelegNr»"

Das Feld «Vog.BelegNr» wird beim Start durch die Belegnummer des aktuell ausgewählten Vorgangs ersetzt.

Die folgenden Kennzeichen bleiben deaktiviert:

• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten
• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten

Editor verwenden

1. In microtech einen zulässigen Vorgang markieren.
2. Die Funktion MT-VorgangPositionen-Editor aufrufen oder Strg + E verwenden.
3. Warten, bis Artikelliste, Vorgang und Positionen geladen wurden.
4. In der Spalte ArtNr eine Artikelnummer direkt eingeben oder über ... beziehungsweise F4 die Artikelsuche öffnen.
5. Die Änderung mit Speichern oder Strg + Enter übernehmen.
6. Den Vorgang anschließend in microtech erneut prüfen.

Die Artikelsuche berücksichtigt Artikelnummer, Suchbegriff und Kurzbezeichnung. Eine eingegebene Artikelnummer muss in der vom Skript geladenen Artikelliste enthalten sein.

Technisches Verhalten beim Speichern

Das Skript führt beim Start und Speichern die folgenden Schritte aus:

1. OAuth-Zugriffstoken über den Client-Credentials-Flow abrufen.
2. Artikelliste aus tblProducts laden.
3. Vorgang anhand der übergebenen Belegnummer aus tblTransactions laden.
4. Positionen aus tblTransactionItems anzeigen.
5. Nur tatsächlich geänderte Zeilen in einer GraphQL-Mutation speichern.
6. Schreibsperren für tblTransactions und tblTransactionItems anfordern.
7. Standardmäßig fldModifyLSN zur Erkennung konkurrierender Änderungen verwenden.

Wird eine Artikelnummer geändert, weist das Skript der Position den ausgewählten Artikel über assignProduct zu. Anschließend setzt es die im Editor geladenen Werte für Bestellnummer, Bezeichnung, Einheit, Mengenfaktor, Menge, Einzelpreis, Rabattbetrag, Zuschlagsbetrag und Kostenstellennummer erneut, damit diese Werte nicht unbeabsichtigt durch Artikelvorgaben ersetzt werden.

Protokoll- und Diagnosedateien

Das Skript legt für Support und Fehleranalyse Dateien im temporären Verzeichnis des ausführenden Windows-Benutzers ab:

%TEMP%\mt_mutation_<Belegnummer>_<Zeitstempel>.graphql
%TEMP%\mt_payload_<Zeitstempel>.json
%TEMP%\mt_http_<Statuscode>_<Zeitstempel>.txt

Die Mutation wird beim Speichern protokolliert. Request und HTTP-Antwort werden bei HTTP-Fehlern gespeichert. Diese Dateien können Belegnummern, Positionsdaten oder technische Fehlermeldungen enthalten und müssen entsprechend dem betrieblichen Datenschutz- und Löschkonzept behandelt werden. Das Client-Secret und der Authorization-Header werden vom Skript nicht in diese Dateien geschrieben.

Funktionsprüfung

Nach der Einrichtung sollten mindestens die folgenden Tests durchgeführt werden:

1. Test-MicrotechGraphQLAuth.ps1 meldet eine erfolgreiche Authentifizierung.
2. Die Schaltfläche ist bei allen vorgesehenen ConnectINVOICE-Vorgangsarten sichtbar.
3. Die Schaltfläche ist bei ungebuchten Vorgängen verfügbar.
4. Die Schaltfläche ist bei gebuchten und stornierten Vorgängen verfügbar.
5. Die Schaltfläche ist bei gebuchten, nicht stornierten Vorgängen nicht verfügbar.
6. Beim Aufruf wird die Belegnummer des markierten Vorgangs korrekt übergeben.
7. Der Editor zeigt die vorhandenen Positionen und die Artikelauswahl an.
8. Abbrechen schließt den Editor ohne Änderung.
9. Eine geänderte Artikelnummer wird gespeichert und ist nach dem erneuten Öffnen des Vorgangs sichtbar.
10. Menge, Preis, Rabatt, Zuschlag, Bezeichnung, Einheit, Bestellnummer und Kostenstelle werden nach einer Artikeländerung fachlich geprüft.
11. Eine gleichzeitige Änderung des Vorgangs führt nicht zum unbemerkten Überschreiben eines neueren Standes.
12. Die temporären Diagnose-Dateien können nur von den vorgesehenen Benutzern eingesehen und gemäß Löschkonzept entfernt werden.

Fehlerbehebung

Fehlerbild	Prüfung
BaseUrl fehlt oder ClientId fehlt	Pfad und Inhalt von microtech-config.psd1 prüfen.
Secret-Datei nicht gefunden oder nicht lesbar	Secret unter demselben Windows-Benutzer auf demselben Computer erneut einrichten.
Authentifizierung fehlgeschlagen	Client-ID, Client-Secret, Erreichbarkeit und OAuth-Konfiguration prüfen.
Vorgang nicht gefunden	Prüfen, ob «Vog.BelegNr» im Aufrufparameter steht und ein Vorgang markiert ist.
Artikelnummer wird abgelehnt	Prüfen, ob der Artikel in microtech vorhanden und für den API-Benutzer lesbar ist.
GraphQL meldet fehlende set-Berechtigung	Rechte des OAuth-/microtech-Benutzers für das betroffene Positionsfeld prüfen.
Konflikt durch abweichende modifyLSN	Editor schließen, Vorgang neu laden und die Änderung auf Basis des aktuellen Standes wiederholen.
Lange Ladezeit	Umfang der Artikelliste sowie Netzwerk- und Serverlaufzeit prüfen; der Editor lädt beim Start die vollständige Artikelliste.

Aktualisierung und Betrieb

• Neue Skriptversionen nur nach Freigabe durch MBCOM oder den zuständigen Maintainer einspielen.
• Die Dateien bei einem Update vollständig durch die freigegebenen Versionen ersetzen und nicht lokal anpassen.
• Nach jedem Update die Dateiintegrität, Authentifizierung und Funktionsprüfung erneut durchführen.
• Bei einer Änderung von BaseUrl oder ClientId die Datei microtech-config.psd1 aktualisieren.
• Bei einer Änderung des Client-Secrets Setup-MicrotechSecretStore.ps1 erneut unter jedem betroffenen Windows-Benutzer ausführen.
• Änderungen an Vorgangsartnummern müssen in der Verfügbarkeitsbedingung der microtech-Regel nachvollzogen werden.

Ansichten

Wir empfehlen im Bereich Einkauf ein neues Register anzulegen, in dem Eingangsrechnung, Eingangsrechnungskorrektur und Gutschrift vom Lieferanten gebündelt werden. Die nachfolgend beschriebenen Ansichten können bei Bedarf aber auch in anderen Registern eingerichtet werden, zum Beispiel im Archiv.

Empfehlung

Für die Bearbeitung in microtech empfehlen wir Ihnen einen Bildschirm mit einer Auflösung von mindestens 3440 x 1440 Pixeln, sodass Sie sämtliche relevante Informationen, die für die Prüfung und Verarbeitung der Vorgänge gut wären, darstellen können. Sollten Sie hierzu Fragen haben melden Sie sich gerne bei uns.

Vorgangsregister einrichten

Pfad in microtech:

• Parameter -> Vorgänge und Zwischenbelege -> Vorgangs-Register

Dort einen neuen Vorgangs-Register-Datensatz anlegen oder einen bestehenden Datensatz entsprechend anpassen.

Empfohlene Einstellungen für das Register:

Eigenschaft	Wert
Kurzbezeichnung	Eingang
Bezeichnung	Eingangsbelege ER,ERK,GL
Berechtigungsgruppe	(Nicht zugeordnet) im gezeigten Beispiel
Benutzt	Ja
Vorgangsart für NEU	Eingangsrechnung
Bei Neuanlage über NEU nur die oben aktivierten Vorgangsarten zulassen	Nein
Register sichtbar im Bereich Einkauf	Ja
Register sichtbar im Bereich Verkauf	Nein
Register sichtbar im Bereich Produktion	Nein

In der Liste Vorgangsarten die in diesem Register angezeigt werden sollen sollten mindestens die folgenden Vorgangsarten aktiviert werden:

• Eingangsrechnung
• Eingangsrechnungskorrektur
• Gutschrift vom Lieferanten

Die Bezeichnungen der Vorgangsarten können im jeweiligen System frei gewählt oder geändert worden sein. Gemeint ist daher jeweils die fachlich äquivalente Vorgangsart.

Die konkrete Berechtigungsgruppe kann bei Bedarf an das jeweilige Berechtigungskonzept angepasst werden.

Ansicht einrichten

Anschliessend im neu angelegten Register oder in einem anderen gewünschten Register die Ansicht einrichten:

1. Im Bereich Einkauf den Punkt Belege / Vorgänge öffnen und in das Register wechseln, in dem die Ansicht eingerichtet werden soll.
2. Das Detailfenster Akt. Vorgang hinzufügen und auf die Tabellenansicht ConnectInvoice_Kontrollansicht_AktVog umstellen.
3. Das Detailfenster Positionen hinzufügen und auf die Tabellenansicht ConnectInvoice_Kontrollansicht_Pos umstellen.
4. Das Detailfenster Zugeordnetes Dokument hinzufügen.
5. Das Detailfenster Vorgänge hinzufügen und auf die BL-sortierte Tabellenansicht umstellen.
6. Innerhalb der Detailansicht Vorgänge zusätzlich die Detailansicht Positionen hinzufügen.

Für Schritt 5 empfiehlt sich eine eigene Tabellenansicht für Bestellungen, zum Beispiel Vorgänge: Adressnummer - Nur BL. Diese kann im Fenster Tabellenansichten für Vorgänge bearbeiten aus einer bestehenden Ansicht kopiert und anschliessend in den Eigenschaften angepasst werden.

Empfohlene Einstellungen für diese Tabellenansicht:

Eigenschaft	Wert
Bezeichnung	Vorgänge: Adressnummer - Nur BL im gezeigten Beispiel
Sortierung	Vorgänge nach Adressnummer
Vorgabe für Sortierungsreihenfolge	keine abweichende Vorgabe im gezeigten Beispiel
Anzeigefilter	<<Art>>=40

Die Nummer 40 steht im gezeigten Beispiel für die Vorgangsart Bestellung und kann im jeweiligen Kundensystem abweichen. Die Bezeichnungen und Nummern der Vorgangsarten können im jeweiligen System frei gewählt oder geändert worden sein. Gemeint ist daher jeweils die fachlich äquivalente Vorgangsart Bestellung.

Für die in Schritt 2 und 3 genannten Tabellenansichten stehen die folgenden Exportdateien zur Verfügung:

• ConnectInvoice_Kontrollansicht_AktVog.BPT
• ConnectInvoice_Kontrollansicht_Pos.BPT

Diese beiden BPT-Dateien enthalten die Einstellungen für die empfohlenen Tabellenansichten ConnectInvoice_Kontrollansicht_AktVog und ConnectInvoice_Kontrollansicht_Pos und können als Grundlage für die Einrichtung verwendet werden.

Das Register und die dargestellte Ansicht sind als Empfehlung zu verstehen. Bei Bedarf können sie im Rahmen der Möglichkeiten von microtech an individuelle Anforderungen und Kundenwünsche angepasst werden.