Workflow Komponente im Portal konfigurieren

Die Workflow-Konfiguration im ConnectCLOUDPortal ermöglicht die Verwaltung Ihrer Workflow-Blueprints. Hier erstellen, bearbeiten und aktivieren Sie die automatisierten Geschäftsprozesse, die in microtech büro+ ausgelöst werden.

Voraussetzung ist, dass die microtech-Konfiguration für ConnectWORKFLOW abgeschlossen wurde und das microtech-Modul im Portal aktiv ist.

Struktur der Definition

Kopfdaten

Feld	Beschreibung	Beispiel
id	Eindeutige ID des Blueprints.	er
version	Version des Blueprints.	1
trigger.objectType	Technischer Tabellenname aus microtech büro+.	tblTransactions
trigger.nextStep.condition	Bedingung für den Start des Workflows (SpEL).	fldArt == 41 || fldArt == 92 || fldArt == 109
trigger.nextStep.step	Der Name des ersten Schritts, der nach dem Trigger ausgeführt wird.	department_approval

Schritte (steps)

Ein Workflow besteht aus einer Liste von Schritten. Es wird zwischen Benutzer- und Systemschritten unterschieden.

Eigenschaft	Beschreibung	Beispiel
name	Eindeutiger Name des Schritts.	department_approval
stepType	UserStep (Manuelle Interaktion) oder SystemStep (Automatisch).	UserStep
group/user	Name der Benutzergruppe, die diesen Schritt bearbeiten darf.	groupname/username
action	Auszuführende Aktion (nur bei SystemStep).	-
teamsWebhookUrl	URL für Microsoft Teams Benachrichtigungen.	https://outlook.office.com/webhook/...
notificationEmail	Ziel E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen über Aufgabe in diesem WF-Schritt.	info@firma.de

Felder (fields)

Definiert die Anzeige und Bearbeitbarkeit von ERP-Feldern innerhalb eines UserStep.

Eigenschaft	Beschreibung	Beispiel
name	Technischer Feldname aus microtech (auch Sub-Objekte).	acoGPreis.totalNetAmount
label	Anzeigename im Portal.	Gesamtpreis netto
visible	Boolean: Feld anzeigen.	true
editable	Boolean: Feld bearbeitbar.	false
required	Boolean: Pflichtfeld.	false

Übergänge (nextSteps)

Definiert die verfügbaren Aktionen und den weiteren Verlauf des Workflows.

Eigenschaft	Beschreibung	Beispiel
label	Beschriftung der Schaltfläche im Portal.	Freigabe
color	Farbe der Schaltfläche (success, error, primary, secondary).	success
icon	Icon-Name für die Schaltfläche.	null
condition	Bedingung für diesen Übergang (SpEL).	acoGPreis.totalNetAmount >= 10000
step	Name des Ziel-Schritts.	second_approval

Beispiel eines Blueprints

id: er
version: 1
trigger:
  objectType: tblTransactions
  nextStep:
    label: null
    color: null
    icon: null
    condition: fldArt == 41 || fldArt == 92 || fldArt == 109
    step: department_approval
steps:
  - name: department_approval
    stepType: UserStep
    group: groupname
    user: null
    fields:
      - name: fldBelegNr
        label: Beleg-Nr
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: fldAdrNr
        label: Adressnummer
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: fldDat
        label: Datum
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: acoGPreis.totalNetAmount
        label: Gesamtpreis netto
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: acoGPreis.totalGrossAmount
        label: Gesamtpreis brutto
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: tblTransactionItems.fldArtNr
        label: Artikelnummer
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: tblTransactionItems.fldKuBez1
        label: Kurzbezeichnung
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: tblTransactionItems.fldMge
        label: Menge
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: tblTransactionItems.fldEPreis
        label: Einzelpreis
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: tblTransactionItems.fldPreis
        label: Gesamtpreis
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: fldDokGUID
        label: Dokument
        visible: true
        editable: false
        required: false
    nextSteps:
      - label: Freigabe
        color: success
        icon: null
        condition: acoGPreis.totalNetAmount >= 10000
        step: second_approval
      - label: Ablehnung
        color: error
        icon: null
        condition: null
        step: reject
    action: null
    teamsWebhookUrl: null
    notificationEmail: null
  - name: second_approval
    stepType: UserStep
    group: mbcom
    user: null
    fields:
      - name: fldBelegNr
        label: Beleg-Nr
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: acoGPreis.totalNetAmount
        label: Gesamtpreis
        visible: true
        editable: false
        required: false
      - name: fldDokGUID
        label: Dokument
        visible: true
        editable: false
        required: false
    nextSteps:
      - label: Freigabe
        color: success
        icon: null
        condition: null
        step: approve
      - label: Ablehnung
        color: error
        icon: null
        condition: null
        step: reject
    action: null
    teamsWebhookUrl: null
    notificationEmail: null
  - name: approve
    stepType: SystemStep
    group: null
    user: null
    fields: null
    nextSteps: null
    action: approve
    teamsWebhookUrl: null
    notificationEmail: null
  - name: reject
    stepType: SystemStep
    group: null
    user: null
    fields: null
    nextSteps: null
    action: reject
    teamsWebhookUrl: null
    notificationEmail: null

Aktivierung und Speicherung

Nach der Bearbeitung eines Workflows speichern Sie die Änderungen über die Schaltfläche Speichern. Der Workflow wird erst aktiv, wenn er über den Aktivierungsschalter eingeschaltet wird.

Weitere Details zur Funktionsweise von Workflows finden Sie in der Funktionalen Übersicht von ConnectWORKFLOW.

Protokollierung

Jede Ausführung eines Workflows wird detailliert protokolliert. Dies umfasst Zeitstempel, beteiligte Akteure, getroffene Entscheidungen und etwaige Fehlermeldungen. Das Protokoll wird mandantenspezifisch abgelegt.

Unterstützung durch MBCOM

Auf Wunsch kann die vollständige Einrichtung von ConnectWORKFLOW durch MBCOM übernommen werden.