Einrichtung von Notifikationen

Für Workflows können Benachrichtigungen per E-Mail oder über Microsoft Teams konfiguriert werden. Die eigentliche Steuerung, wer wann benachrichtigt wird, erfolgt bei der Workflow Anlage. Je nach gewünschtem Zielort der Notifikation müssen dort die entsprechenden Informationen (E-Mail-Adresse oder Webhook-URL) hinterlegt werden.

Dies stellt sicher, dass Beteiligte sofort über neue Aufgaben informiert werden und schnell reagieren können. Es stehen zwei Hauptkanäle für die Zustellung von Notifikationen zur Verfügung.

E-Mail-Benachrichtigungen

Sobald die Mail-Komponente im Portal konfiguriert ist (Mail-Konfiguration), können Benachrichtigungen über neue Aufgaben per E-Mail versendet werden. Die im Portal hinterlegte E-Mail-Adresse fungiert dabei als technischer Absender (Verschicker) für alle Notifikationen. Die Definition der jeweiligen Empfänger erfolgt individuell in der YAML-Datei. Jede Benachrichtigung enthält die wichtigsten Eckdaten zur Aufgabe sowie einen direkten Link zur Bearbeitung im Portal.

Microsoft Teams

Zusätzlich zur E-Mail können Benachrichtigungen über neue Aufgaben direkt in einen Microsoft Teams Kanal gesendet werden. Hierfür muss im gewünschten Ziel-Kanal ein Webhook erstellt werden. Die so erzeugte Webhook-URL wird anschließend, analog zur E-Mail-Konfiguration, direkt in der YAML-Datei hinterlegt. So werden Team-Mitglieder unmittelbar über den Kanal über neue Vorgänge informiert.