Einrichtung von microtech für ConnectWORKFLOW

Diese Anforderungen gelten ergänzend zur Basis-Konfiguration.

Auf Wunsch kann die komplette Einrichtung der ConnectWORKFLOW-Schnittstelle durch MBCOM übernommen werden.

Feldgruppe in Vorgängen

Für ConnectWORKFLOW wird in der Datendatei Vorgänge eine Feldgruppe mit der Bezeichnung ConnectWORKFLOW benötigt.
In dieser Feldgruppe sind die nachfolgenden beiden Selektionsfelder anzulegen.

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Name	technischer Name gemäß microtech-Vorgabe, z. B. SelGrp_11
Bezeichnung	ConnectWORKFLOW
Anzahl der Spalten	2
Felder von links nach rechts anordnen	Nein

Der technische Name der Feldgruppe ist fachlich nicht relevant. Er wird von microtech vorgeschlagen und lässt sich nicht anpassen. Daher kann dieser Name je System abweichen.

Selektionsfeld Workflowstatus

Für ConnectWORKFLOW wird folgendes Selektionsfeld in Vorgänge benötigt:

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Gruppe	ConnectWORKFLOW
Selektionsfeld*	Sel30312
Bezeichnung	Workflowstatus
Feld in Datensatz einfügen	Ja
Sichtbar in Eingabe	Ja
Schreibschutz in Eingabe	Ja
Feldart	Text (Unicode-String)
Feldgröße	100
Feldeingabekennzeichen	Nur Vorgabewerte aus Auswahlbox oder leer
Bezeichnungen für Auswahlbox	Workflow angefordert, im Workflow, Workflow erfolgreich abgeschlossen, Workflow fachlich abgelehnt, Workflow technisch fehlgeschlagen
Feldwert beim Kopieren von Datensätzen über das Erfassungsformular löschen	Ja
Feldwert beim Verschieben von Datensätzen in / aus History bzw. Archiv löschen	Nein

Die Feldnummer kann beim Anlegen manuell vergeben werden, wenn beim Klick auf Neues Feld die Strg-Taste gedrückt wird.

Sortierung für das Selektionsfeld

Zusätzlich sollte für dieses Selektionsfeld eine Sortierung mit Index angelegt werden.

Eigenschaft	Wert
Name	Sel30312
Bezeichnung	Workflowstatus
Für Sortierung einen Index erzeugen	Ja
Feldname 1	Workflowstatus [Sel30312]
Feldname 2	Nicht angegeben
Feldname 3	Nicht angegeben
Feldname 4	Nicht angegeben
Feldname 5	Nicht angegeben
Sortierungsfilter	leer
Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein	Nein
Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen	Nein
Index / Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung	Nein / nicht verwendet
Diese Sortierung in Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen	Ja
Sortierung soll numerisch erfolgen (für alle Indexfelder)	Nein
Speicherung der Felder - Art	Automatik verwenden

Selektionsfeld Workflowname

Für ConnectWORKFLOW wird folgendes Selektionsfeld in Vorgänge benötigt:

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Gruppe	ConnectWORKFLOW
Selektionsfeld*	Sel30313
Bezeichnung	Workflowname
Feld in Datensatz einfügen	Ja
Sichtbar in Eingabe	Ja
Schreibschutz in Eingabe	Ja
Feldart	Text (Unicode-String)
Feldgröße	100
Feldeingabekennzeichen	Alles
Feldwert beim Kopieren von Datensätzen über das Erfassungsformular löschen	Ja
Feldwert beim Verschieben von Datensätzen in / aus History bzw. Archiv löschen	Nein

Die Feldnummer kann beim Anlegen manuell vergeben werden, wenn beim Klick auf Neues Feld die Strg-Taste gedrückt wird.

Sortierung für das Selektionsfeld

Zusätzlich sollte für dieses Selektionsfeld eine Sortierung mit Index angelegt werden.

Eigenschaft	Wert
Name	Sel30313
Bezeichnung	Workflowname
Für Sortierung einen Index erzeugen	Ja
Feldname 1	Workflowname [Sel30313]
Feldname 2	Nicht angegeben
Feldname 3	Nicht angegeben
Feldname 4	Nicht angegeben
Feldname 5	Nicht angegeben
Sortierungsfilter	leer
Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein	Nein
Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen	Nein
Index / Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung	Nein / nicht verwendet
Diese Sortierung in Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen	Ja
Sortierung soll numerisch erfolgen (für alle Indexfelder)	Nein
Speicherung der Felder - Art	Automatik verwenden

Regel für initialen Hinweis oder Frage

Diese Beispielregel startet aus einer microtech-Vorgangsübersicht einen ConnectWORKFLOW und übergibt dabei einen zuvor eingegebenen Hinweis oder eine Frage an die Bearbeiter der Freigabe.

Ziel

In der Vorgangsübersicht wird eine Schaltfläche, zum Beispiel ER-Workflow, bereitgestellt. Beim Ausführen passiert Folgendes:

1. microtech öffnet eine Eingabeansicht für den Hinweis oder die Frage.
2. Der Benutzer erfasst den Text und speichert die Eingabe.
3. Die Regel setzt den gewünschten Workflownamen und den Status Workflow angefordert.
4. ConnectWORKFLOW liest den Vorgang und startet den passenden Blueprint.

Voraussetzungen

Die microtech-Konfiguration für ConnectWORKFLOW muss eingerichtet sein. Insbesondere werden in der Datendatei Vorgänge die Felder Workflowstatus [Sel30312] und Workflowname [Sel30313] benötigt. Bei abweichenden Selektionsfeldnummern müssen die Feldzuweisungen entsprechend angepasst werden.

Regel anlegen

Legen Sie eine neue Regel mit der Auswertungsposition Eigene Abläufe (Funktionen) an.

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer, z. B. 31
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	`Eigene Abläufe (Funktionen)
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Eigene Abläufe (Funktionen)
Beschriftung	zum Beispiel ER-Workflow
Tastenkombination	Keine oder gemäß lokaler Vorgabe
Symbol	optional

Bedingungen

Aktivieren Sie Verfügbarkeitsbedingung für Schaltfläche. Die folgende Formel grenzt beispielhaft ein, bei welchen Vorgängen die Schaltfläche verfügbar ist:

((«Vog.Art»=41 or «Vog.Art»=105 or «Vog.Art»=92) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true)))

Vorgangsarten anpassen

Die Vorgangsartnummern 41, 105 und 92 sind Beispielwerte und müssen durch die tatsächlichen Vorgangsartnummern des Zielsystems ersetzt werden.

Die weiteren Bedingungsoptionen bleiben im Regelfall deaktiviert:

Option	Wert
Immer ausführen	Nein
Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten	Nein
Unterstützung für Mehrfachauswahl	Nein

Anweisungen

Legen Sie die folgenden Anweisungen in genau dieser Reihenfolge an:

1. Eingabe Frage
2. Starten Workflow

Die Reihenfolge stellt sicher, dass der Workflow erst nach der Texteingabe angefordert wird. Wird die erste Anweisung weggelassen, startet der Workflow ohne einen übergebenen Fragetext.

Anweisung 1: Eingabe Frage

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Feldwerteingabe
Bezeichnung	Eingabe Frage
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Tabellenansicht	Frage
Benutzer-Berechtigung prüfen	gemäß Berechtigungskonzept
Immer im Einsehmodus öffnen	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Tabellenansicht Frage

Öffnen Sie die Auswahl im Feld Tabellenansicht und legen Sie die Ansicht dort an, falls sie noch nicht vorhanden ist.

Eigenschaft	Wert
Tabellenansicht	Frage
Bearbeitbares Feld	In externer Bearbeitung INFO [InExtBeaInfo]
Titel des Eingabefeldes	Fragetext
Zeilenanzahl	3
Workflowstatus und Workflowname enthalten	Nein

Beim Ausführen trägt der Benutzer die Frage ein und speichert die Eingabe. Wird die Eingabe verworfen, wird nur der Fragetext verworfen; die folgende Anweisung zum Starten des Workflows wird trotzdem ausgeführt.

Kopiervorlage für die Tabellenansicht

Die folgende Vorlage kann kopiert und an die gewünschte Beschriftung angepasst werden.

Kopiervorlage anzeigen

object TBpRowsWrapper
Rows = <
item
Alignment = taCenter
FieldName = 'InExtBeaKz'
FieldFormel = 'Bei Rückfragen bitte hier eingeben:'
UseFieldFormel = True
Font.Charset = ANSI_CHARSET
Font.Color = clWindowText
Font.Height = -20
Font.Name = 'Segoe UI'
Font.Style = [fsBold]
Title.Caption = ' '
ForceReadOnly = True
end
item
LineCount = 3
FieldName = 'InExtBeaInfo'
Title.Caption = 'Rückfragetext'
end
item
FieldName = 'InExtBeaKz'
FieldFormel = 'Verwerfen beendet nicht das Starten des Workflows, sondern verwirft lediglich den Rückfragetext.'
UseFieldFormel = True
Font.Charset = ANSI_CHARSET
Font.Color = clWindowText
Font.Height = -15
Font.Name = 'Segoe UI'
Font.Style = [fsBold]
Title.Caption = ' '
ForceReadOnly = True
end
item
FieldName = 'InExtBeaKz'
FieldFormel = 'Leider eine technische Limitierung von microtech'
UseFieldFormel = True
Font.Charset = ANSI_CHARSET
Font.Color = clWindowText
Font.Height = -10
Font.Name = 'Segoe UI'
Font.Style = [fsBold]
Title.Caption = ' '
ForceReadOnly = True
end>
end

Anweisung 2: Starten Workflow

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Feldzuweisungen
Bezeichnung	Starten Workflow
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Hinterlegen Sie folgende Feldzuweisungen:

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Workflowname [Sel30313]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	er-mbcom
Workflowstatus [Sel30312]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	Workflow angefordert
In externer Bearbeitung [InExtBeaKz]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	JA

Workflowname anpassen

Der Wert für Workflowname [Sel30313] muss exakt mit der ID des gewünschten ConnectWORKFLOW-Blueprints übereinstimmen. er-mbcom ist lediglich ein Beispielwert.

Prüfung

Prüfen Sie die Regel nach dem Speichern mit einem Testvorgang:

Prüfung	Erwartung
Nicht vorgesehene Vorgangsart auswählen	Die Schaltfläche wird nicht angeboten.
Vorgesehene Vorgangsart auswählen	Die Schaltfläche wird angeboten.
Frage eingeben und speichern	Der Text wird in InExtBeaInfo gespeichert und der Workflow angefordert.
Eingabe verwerfen	Der Fragetext wird verworfen; der Workflow wird trotzdem angefordert.
Vorgang nach dem Start prüfen	Workflowname, Status und Kennzeichen für externe Bearbeitung sind gesetzt.

Regel für Farben von Rückgabewerte

Diese Beispielregel färbt Vorgänge in einer microtech-Übersicht abhängig vom Rückgabewert aus ConnectWORKFLOW. Ausgewertet wird der in microtech zurückgeschriebene Workflowstatus im Feld Workflowstatus [Sel30312].

Die Regel dient nur der Darstellung in der Übersicht. Sie startet keinen Workflow und ändert keine Vorgangsdaten.

Voraussetzungen

Die microtech-Konfiguration für ConnectWORKFLOW muss eingerichtet sein. Insbesondere muss das Selektionsfeld Workflowstatus [Sel30312] in der Datendatei Vorgänge vorhanden sein.

Exakte Schreibweise

Die Vergleichswerte in den Regelanweisungen müssen exakt den Rückgabewerten im Feld Workflowstatus [Sel30312] entsprechen. Abweichungen bei Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen oder Umlauten führen dazu, dass die Farbdarstellung nicht greift.

Regel anlegen

Legen Sie in microtech eine neue Regel mit der Auswertungsposition Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht an.

Empfohlene Einstellungen für den Regelkopf:

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer gemäß Systemvorgabe
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	`Farbdarstellung in einer Übersicht
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht

Bedingungen

Aktivieren Sie im Bereich Bedingungen (Wenn) die folgenden Optionen:

• Über eine Formel definieren
• Über eine verzweigte Formel definieren (Vergleichswert wird in Regelanweisung definiert)

Nicht aktiviert werden:

• Immer ausführen
• Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten

Formel für Bedingung

Mit der Bedingung wird eingegrenzt, für welche Vorgangsarten die Farbdarstellung gelten soll. Das folgende Beispiel verwendet die Vorgangsartnummern aus einem Kundensystem:

(«Vog.Art»=41 or «Vog.Art»=109 or «Vog.Art»=92)

Vorgangsarten prüfen

Die Nummern 41, 109 und 92 sind Beispielwerte. Sie müssen vor dem Speichern durch die tatsächlichen Vorgangsartnummern aus dem jeweiligen microtech-System ersetzt werden.

Formel für verzweigte Bedingung

Die verzweigte Bedingung liest den Workflowstatus aus dem Vorgang. Der zurückgegebene Wert wird anschließend mit dem Vergleichswert der jeweiligen Regelanweisung verglichen.

«Vog.Sel30312»

Wenn das Selektionsfeld in einem System mit einer anderen Feldnummer angelegt wurde, muss die Formel entsprechend angepasst werden.

Anweisungen

Legen Sie je Rückgabewert eine Anweisung mit der Anweisungsart Farbdarstellung an.

Für alle Anweisungen gelten diese Einstellungen:

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Farbdarstellung
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Textfarbe	(Standard)
Kopflinienfarbe	(Standard)
Textfarbe (selektiert)	(Standard)
Kopflinienfarbe (selektiert)	(Standard)
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Farbwerte je Rückgabewert

Bezeichnung	Vergleichswert	Hintergrundfarbe	Hintergrundfarbe (selektiert)
Workflow angefordert	Workflow angefordert	Gelb	Orange
im Workflow	im Workflow	Gelb	Orange
Workflow erfolgreich abgeschlossen	Workflow erfolgreich abgeschlossen	Hellgrün	Grün
Workflow fachlich abgelehnt	Workflow fachlich abgelehnt	Hellrot	Rot
Workflow technisch fehlgeschlagen	Workflow technisch fehlgeschlagen	Violett	Dunkelviolett

Die konkreten Farbtöne können an die lokale Darstellungsvorgabe angepasst werden. Wichtig ist, dass pro Rückgabewert genau der passende Vergleichswert hinterlegt ist.

Regel für Internetverweis

Diese Anleitung beschreibt eine microtech-Regel, mit der in der Detail-Ansicht Internetverweise ein direkter Link zum Verlauf eines ConnectWORKFLOW-Vorgangs erzeugt wird.

Der Link führt aus microtech heraus in das ConnectCLOUD Portal und öffnet die eingebettete Aufgabenansicht zum jeweiligen Beleg.

Ziel

In microtech soll bei Vorgängen mit gesetztem Workflowbezug automatisch ein Internetverweis angezeigt werden. Der Anwender kann den Eintrag Workflow Verlauf öffnen und gelangt direkt zum passenden Vorgang im Portal.

Voraussetzungen

Die microtech-Konfiguration für ConnectWORKFLOW muss eingerichtet sein. Insbesondere muss in der Datendatei Vorgänge das Feld Workflowname [Sel30313] vorhanden sein.

Zusätzlich werden folgende Informationen benötigt:

Information	Beschreibung
Portal-URL	Basis-URL des ConnectCLOUD Portals https://portal.mbcom.cloud
Tenant	Mandantenkennung im Portal, zum Beispiel MBCOM
Customer	Kundennummer oder Kundenkennung im Portal, zum Beispiel 10639
Belegnummer	Wird aus dem microtech-Feld Belegnummer [Vog.BelegNr] übernommen

Werte anpassen

tenant und customer sind systemabhängig. Die Beispielwerte aus dieser Anleitung müssen vor dem Speichern durch die Werte des Zielsystems ersetzt werden.

Regel anlegen

Legen Sie in microtech eine neue Regel für die Aufbereitung von Internet-Links an.

Empfohlene Einstellungen für den Regelkopf:

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer, z. B. 39
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Zur Aufbereitung von Internet-Links
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept, im Beispiel (Nicht zugeordnet)
Auswertungsposition	Zur Aufbereitung von Internet-Links für die Detail-Ansicht Internetverweise

Bedingungen

Aktivieren Sie im Bereich Bedingungen (Wenn) die Option Über eine Formel definieren.

Die Regel soll nur dann einen Internetverweis erzeugen, wenn am Vorgang ein Workflowname gesetzt ist. Dazu wird das Selektionsfeld Workflowname [Sel30313] ausgewertet.

«Vog.Sel30313»<>""

Die weiteren Bedingungsoptionen bleiben im Regelfall deaktiviert:

Option	Wert
Immer ausführen	Nein
Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten	Nein
Über eine verzweigte Formel definieren	Nein

Feldnummer prüfen

Die Formel verwendet Vog.Sel30313, weil das Workflowname-Feld im gezeigten System als Sel30313 angelegt ist. Wenn das Feld im Zielsystem eine andere Selektionsfeldnummer hat, muss die Formel entsprechend angepasst werden.

Anweisung

Legen Sie eine Regelanweisung mit der Anweisungsart Internet- / Intranetverweis erzeugen an.

Empfohlene Einstellungen:

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Internet- / Intranetverweis erzeugen
Bezeichnung	Workflow Verlauf
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nein
Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten	Nein

Linkdefinition

Hinterlegen Sie als Link eine Formel, die die Belegnummer aus microtech in die Portal-URL einsetzt.

Allgemeines Schema:

https://portal.mbcom.dev/embedded/tasks/«Vog.BelegNr»?tenant=<TENANT>&customer=<CUSTOMER>

Beispiel aus dem gezeigten System:

https://portal.mbcom.dev/embedded/tasks/«Vog.BelegNr»?tenant=MBCOM&customer=10639

Beim Auswerten ersetzt microtech «Vog.BelegNr» durch die Belegnummer des aktuellen Vorgangs.

Beispielausgabe:

https://portal.mbcom.dev/embedded/tasks/VLS16-00010?tenant=MBCOM&customer=10639

Belegnummer als Schlüssel prüfen

Der Portal-Link verwendet die microtech-Belegnummer. Der verknüpfte Workflow muss im Portal über diese Belegnummer eindeutig gefunden werden können.

Prüfung

Nach dem Speichern der Regel sollte die Funktion mit einem Vorgang geprüft werden, bei dem Workflowname [Sel30313] gefüllt ist.

Prüfung	Erwartung
Vorgang ohne Workflowname öffnen	Es wird kein zusätzlicher Workflow-Link erzeugt.
Vorgang mit Workflowname öffnen	In der Detail-Ansicht Internetverweise erscheint Workflow Verlauf.
Link Workflow Verlauf öffnen	Das Portal öffnet die eingebettete Aufgabenansicht zum Beleg.
Formel im Feldeditor testen	Die Testausgabe enthält die konkrete Belegnummer statt «Vog.BelegNr».

Wenn der Link nicht erscheint, prüfen Sie zuerst die Bedingung «Vog.Sel30313»<>"" und die Auswertungsposition der Regel. Wenn der Link erscheint, aber im Portal keinen Verlauf öffnet, prüfen Sie tenant, customer, Portal-URL und die verwendete Belegnummer.

Konfiguration für Rückfragen

Die Rückfrage-Funktion ermöglicht es einem Bearbeiter, während eines aktiven Workflow-Schritts eine gezielte Anfrage an einen anderen Benutzer zu stellen. Während eine Rückfrage offen ist, kann der ursprüngliche Bearbeiter den Schritt nicht abschließen, sondern die Rückfrage lediglich zurückziehen (Force Pull). Der Empfänger der Rückfrage kann diese beantworten, woraufhin der Workflow wieder an den ursprünglichen Bearbeiter zur finalen Bearbeitung zurückfällt.

Benutzer für Rückfragen

Als Quelle für die Auswahl der Benutzer dient die microtech-Tabelle Benutzer (tblUser). Damit ein Benutzer für Rückfragen zur Verfügung steht und diese korrekt im Workflow-Portal bearbeiten kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• E-Mail-Adresse: Das Feld E-Mail 1 (fldEMail1) muss gefüllt sein.
• Nicht gesperrt: Das Feld Gesperrt (fldGspKz) muss auf Nein (bzw. false) stehen.

Diese Filterung stellt sicher, dass nur Benutzer mit einer hinterlegten E-Mail-Adresse und ohne Sperre ausgewählt werden können. Dadurch wird verhindert, dass Rückfragen an Systembenutzer oder inaktive Konten adressiert werden, die den Prozess nicht bearbeiten können.

Korrekte Datenpflege erforderlich

Für die korrekte Nutzung der Rückfrage-Funktionalität müssen die Benutzerdaten in microtech zwingend wie beschrieben gepflegt werden. Nur Benutzer, die die genannten Kriterien (E-Mail vorhanden, nicht gesperrt) erfüllen, stehen im Portal für Rückfragen zur Verfügung.

Da die Tabelle Benutzer als primäre Quelle (Single Source of Truth / SSoT) dient, kann die Pflege der Benutzerdaten (Neuanlage, Aktualisierung der E-Mail, Sperrung) direkt durch das Unternehmen selbst in microtech vorgenommen werden. Ein Eingriff durch MBCOM oder andere Dienstleister ist hierfür nicht erforderlich, kann jedoch bei Bedarf unterstützend erfolgen.

Lizenzierung

Für die Verfügbarkeit eines Benutzers in der Rückfrage-Liste ist es unerheblich, ob dieser über eine aktive microtech-Lizenz verfügt. Wenn ein Benutzer lediglich Rückfragen im ConnectWORKFLOW-Portal empfangen und beantworten soll, muss er lediglich in der Tabelle Benutzer mit einer E-Mail-Adresse und ohne Sperre angelegt sein.