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Invoice Komponente im Portal konfigurieren
Die Invoice-Konfiguration im ConnectCLOUD Portal steuert die automatisierte Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. Hier definieren Sie, wie E-Rechnungstypen auf microtech-Vorgangsarten abgebildet werden und welcher Standard-Kreditor verwendet wird.
Voraussetzung ist, dass die microtech-Konfiguration für ConnectINVOICE abgeschlossen wurden und die Module microtech und Mail im Portal bereits aktiv sind.
Empfänger Daten
Im Bereich Empfänger Daten werden die Stammdaten des Rechnungsempfängers angezeigt. Diese Daten werden automatisch aus Ihrer microtech-Konfiguration übernommen und dienen der Validierung eingehender E-Rechnungen.
Die folgenden Felder werden angezeigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Empfänger Name | Name des Rechnungsempfängers. |
Empfänger Straße | Straße des Rechnungsempfängers. |
Empfänger Ort | Ort des Rechnungsempfängers. |
Empfänger PLZ | Postleitzahl des Rechnungsempfängers. |
Empfänger Land | Land des Rechnungsempfängers. |
Empfänger UST-ID | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
Empfänger IBAN | IBAN des Rechnungsempfängers. |
Zusätzlich kann ein Standard-Kreditor hinterlegt werden:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Standard Kreditor | Adressnummer in microtech, die verwendet wird, wenn der Belegaussteller nicht automatisch zugeordnet werden kann. | 70000 |
Mapping E-Rechnung auf microtech Vorgangsarten
Im Bereich Mapping definieren Sie die Zuordnung von UN/CEFACT-Dokumenttyp-Codes zu microtech-Vorgangsarten. Damit legen Sie fest, welche Art von Eingangsbeleg in microtech angelegt wird.
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
E-Rechnungstyp | Der UN/CEFACT-Code des Dokumenttyps. | 380 |
Bezeichnung | Wird automatisch anhand des Codes angezeigt. | Handelsrechnung |
microtech Vorgangsart | Der numerische Code der Vorgangsart in microtech. | 41 |
Über die Schaltfläche Zeile hinzufügen können weitere Zuordnungen ergänzt werden.
Gängige UN/CEFACT-Codes
| Code | Bezeichnung |
|---|---|
380 | Handelsrechnung (Commercial Invoice) |
381 | Gutschrift (Credit Note) |
384 | Korrigierte Rechnung (Corrected Invoice) |
389 | Eigenverbrauchsrechnung (Self-billed Invoice) |
Konfigurationstest
Der integrierte Konfigurationstest prüft:
- Vorgangsarten: Ob alle in der Mapping-Tabelle eingetragenen Vorgangsarten in microtech existieren und korrekt konfiguriert sind.
- Kreditor: Ob der angegebene Standard-Kreditor in der microtech-Adressdatenbank vorhanden ist.
- Schema-Prüfung: Ob die erforderlichen Felder (
fldSel30310,fldDokGUIDin Vorgängen undfldVogBelegNrin Dokumenten) im microtech-Schema vorhanden sind.
DMS-Lizenz
Die DMS-Lizenz in microtech muss separat geprüft werden und ist nicht Bestandteil des automatisierten Tests.
Manuelle Synchronisation
Über die Schaltfläche Sync in der Kopfzeile kann eine manuelle Synchronisation der Eingangsrechnungen ausgelöst werden. Dies ist hilfreich, wenn Sie den Verarbeitungsprozess außerhalb des regulären Intervalls anstoßen möchten.
Aktivierung
Die Aktivierung der Invoice-Komponente ist nach einem erfolgreichen Konfigurationstest möglich. Für die volle Funktionalität müssen die Module microtech und Mail aktiv sein.